档案馆划分控制工作制度

PAGE档案馆划分控制工作制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本划分控制工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所涉及的各类档案资料的管理，包括但不限于文件、合同、报表、技术资料、人事档案等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：实行档案集中统一管理，明确各部门职责，避免档案分散、流失。3.科学分类原则：根据档案的形成规律和特点，进行科学合理的分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司/组织的利益。二、档案管理机构及职责（一）档案馆设置公司/组织设立档案馆，作为档案管理的专门机构，负责统筹管理各类档案资料。（二）档案馆职责1.制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保存状况，确保档案的完整性和安全性。4.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用，为公司/组织各部门提供档案信息服务。5.对档案的销毁进行审核和监督，确保档案销毁符合规定。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类，按照规定的时间和要求向档案馆移交档案。2.配合档案馆做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.加强对本部门员工的档案管理教育，确保档案的规范形成和妥善保管。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.对外签订的合同、协议、意向书等。3.重要会议记录、纪要、决议等。4.各类报表、统计资料。5.技术文件、图纸、专利等。6.人事档案、员工培训记录等。7.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，确保档案的完整性。2.档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行整理和保存，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作完成后及时收集整理。2.年度终了后，各部门应在规定时间内将上一年度的档案移交档案馆。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的分类、编目、装订和上架。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。（三）整理要求1.整理工作应认真细致，确保档案的分类准确、编号规范、编目清晰。2.对于破损、褪色、字迹模糊的档案，应进行修复或复制，保证档案的质量。3.电子文件应按照相关标准进行整理，建立电子文件目录和索引，便于检索。五、档案分类（一）分类标准1.文书档案：按照年度、组织机构、问题等进行分类。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类。3.人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类。4.会计档案：按照会计年度、类别等进行分类。（二）分类细则1.文书档案年度分类：按照文件形成的年度进行划分。组织机构分类：按照公司/组织内部的组织机构进行划分。问题分类：按照文件的内容所反映的问题进行划分。2.科技档案项目分类：按照科研项目、工程项目等进行划分。专业分类：按照不同的专业领域进行划分。阶段分类：按照项目的立项、设计、施工、验收等阶段进行划分。3.人事档案员工类别分类：按照正式员工、临时工、退休员工等进行划分。档案内容分类：按照个人基本信息、工作经历、培训记录、考核情况等进行划分。4.会计档案会计年度分类：按照会计核算的年度进行划分。类别分类：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等进行划分。（三）分类调整1.随着公司/组织业务的发展和档案管理工作的需要，可适时对档案分类进行调整。2.分类调整应遵循科学合理、便于管理的原则，确保档案分类的连续性和稳定性。六、档案编目（一）编目内容1.案卷题名：概括反映卷内文件的主要内容。2.编号：包括全宗号、目录号、案卷号等。3.日期：文件形成的日期。4.保管期限：根据档案的价值确定保管期限。5.密级：根据档案的保密要求确定密级。6.页数：卷内文件的页数。7.备注：记录卷内文件的特殊情况。（二）编目要求1.编目应准确、规范、清晰，便于档案的查找和利用。2.案卷题名应简洁明了，能够准确反映卷内文件的主题。3.编号应按照规定的格式和顺序编制，确保编号的唯一性和系统性。4.日期应填写准确，采用公元纪年。5.保管期限和密级应根据档案的实际情况确定，并严格按照规定标注。（三）编目方法1.手工编目：对于纸质档案，可采用手工填写目录卡片或编制目录册的方式进行编目。2.电子编目：对于电子档案，可利用档案管理软件进行编目，建立电子档案目录数据库。七、档案装订（一）装订范围1.纸质档案中需要长期保存的文件材料。2.零散的文件资料，应进行装订成册。（二）装订要求1.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.采用线装或胶装的方式进行装订，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。3.装订时应去除文件上的金属物、塑料夹等，确保装订后的档案平整。（三）装订顺序1.按照文件的形成顺序进行排列，依次为封面、目录、文件材料、封底。2.对于有附图的文件，应将附图放在相应文件之后。八、档案上架（一）上架原则1.按照档案的分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.同一类档案应集中存放，不得分散。3.档案上架应排列整齐，保持架面的整洁。（二）上架方法1.纸质档案应按照档案盒的编号顺序依次上架，档案盒应正面朝上，便于查看。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立相应的索引和目录，便于检索。（三）上架标识1.在档案架上设置明显的标识牌，标明档案的类别、编号、起止年度等信息。2.对于重要档案或特殊档案，可设置特殊标识，以便于识别和管理。九、档案保管（一）保管环境1.档案馆应具备适宜的保管环境，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案馆应保持清洁、通风良好，避免阳光直射和潮湿。3.档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，确保档案的安全。（二）保管期限1.根据档案的价值和性质，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作，在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）保管检查1.定期对档案的保管状况进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。2.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品等。3.建立档案保管检查记录，记录检查时间、检查人员、检查情况及处理结果等。十、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案馆查阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，应严格按照相关规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人员到档案馆查阅档案时，应出示有效证件，并在《档案查阅登记表》上登记。2.档案馆工作人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。如需复印或摘录档案内容的，应经档案馆工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.在档案查阅利用后，查阅人员应及时将档案归还档案馆，并填写《档案利用反馈表》，对档案的利用效果进行评价。2.档案馆工作人员应认真收集查阅人员的反馈意见，对档案管理工作中存在的问题及时进行改进。十一、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、价值和现实利用情况，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对于涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等机密档案，应按照相关规定进行严格管理，不得随意销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟