档案数字化管理工作制度

PAGE档案数字化管理工作制度一、总则（一）目的为了加强公司档案数字化管理工作，提高档案管理的效率和质量，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案数字化管理工作。（三）基本原则1.遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案数字化工作合法合规。2.坚持统一领导、分级管理的原则，明确各部门在档案数字化管理工作中的职责。3.注重档案数字化工作的质量和安全，保障档案信息的真实性、完整性和保密性。4.充分利用现代信息技术，提高档案数字化管理的效率和水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。二、档案数字化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案数字化管理工作制度、流程和标准。2.组织开展公司档案数字化项目的规划、设计和实施。3.负责档案数字化加工场所的建设、设备配置和维护管理。4.对档案数字化加工过程进行监督、指导和质量控制。5.负责档案数字化成果的验收、存储和保管。6.建立和维护公司档案数字化管理系统，提供档案信息查询、利用等服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.配合档案管理部门开展档案数字化加工工作，提供必要的协助和支持。3.按照公司档案数字化管理规定，正确使用档案数字化成果，做好档案信息的安全保密工作。（三）档案数字化加工人员职责1.严格遵守档案数字化工作制度和操作规程，确保档案数字化工作的质量和安全。2.负责档案的扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工工作，保证加工数据的准确性和完整性。3.做好数字化加工设备的日常维护和保养，及时报告设备故障。4.对加工过程中发现的问题及时反馈，配合档案管理部门进行处理。三、档案数字化工作流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理要求，定期收集本部门形成的各类档案，进行分类整理，确保档案材料齐全、完整、准确。2.档案管理人员对收集上来的档案进行初审，检查档案的整理质量，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（二）档案数字化加工1.确定数字化加工范围：根据公司档案管理需要和实际情况，确定需要进行数字化加工的档案类别和年度范围。2.制定数字化加工方案：明确数字化加工的目标、任务、流程、质量标准、人员安排、时间进度等内容。3.档案扫描按照档案整理顺序，对档案进行扫描。扫描分辨率应符合相关标准要求，一般不低于200dpi。扫描过程中要确保图像清晰、完整，避免出现漏扫、模糊、偏斜等问题。对扫描图像进行命名，命名应遵循统一规范，便于识别和管理。4.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。检查图像的清晰度、完整性，对存在问题的图像及时进行补扫或重扫。5.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立准确的索引关系。对挂接后的档案数据进行核对，确保数据的准确性和一致性。（三）档案数字化成果验收1.档案管理部门组织相关人员对档案数字化成果进行验收。验收内容包括数字化加工质量、数据准确性、完整性、挂接情况等。2.验收人员按照验收标准进行检查，填写验收记录。对验收不合格的项目，要求加工单位限期整改，直至验收合格。（四）档案数字化成果存储与保管1.将验收合格的档案数字化成果存储到公司指定的存储设备上，存储方式应保证数据的安全性和可访问性。2.建立档案数字化成果的存储目录，对存储数据进行分类管理，便于查找和利用。3.定期对档案数字化成果进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，并定期进行检查和维护（五）档案数字化信息利用1.公司员工可通过档案数字化管理系统查询和利用档案信息。查询时应按照规定的权限进行操作，不得擅自扩大查询范围。2.如需借阅档案数字化成果，应填写借阅申请表，经批准后按照规定办理借阅手续。借阅期限和归还方式应符合公司档案管理规定。3.利用档案数字化信息时，应遵守档案信息安全保密规定，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。四、档案数字化管理系统建设与维护（一）系统建设1.根据公司档案数字化管理需求，选择合适的档案数字化管理系统软件。系统应具备档案录入、存储、查询、统计、借阅管理、安全保密等功能。2.系统建设应遵循相关标准和规范，确保系统的稳定性、可靠性和安全性。3.在系统建设过程中，并进行系统测试和试运行，对发现的问题及时进行整改和优化。（二）系统维护1.安排专人负责档案数字化管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。2.定期对系统进行检查和维护，包括数据备份、系统更新、病毒查杀等，及时处理系统故障和安全隐患。3.根据公司档案管理工作的发展和变化，及时对系统进行功能扩展和升级，满足档案数字化管理的新需求。五、档案数字化安全保密管理（一）安全管理1.建立档案数字化加工场所的安全管理制度，加强对加工场所的人员、设备、环境等方面的安全管理。2.对档案数字化加工设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行和数据安全。3.加强对档案数字化存储设备的管理，设置访问权限，防止数据丢失、损坏和泄露。4.制定档案数字化数据备份策略，定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全的位置。（二）保密管理1.对参与档案数字化工作的人员进行保密教育和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格控制档案数字化加工场所的人员进出，无关人员不得进入加工场所。3.在档案数字化加工过程中，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，确保信息安全。4.加强对档案数字化成果的保密管理，限制访问权限，防止信息泄露。六、档案数字化工作监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案数字化工作监督机制，定期对档案数字化管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对档案数字化工作的日常监督，及时发现和解决工作中存在的问题。（二）检查内容1.档案数字化工作制度的执行情况。2.档案数字化工作流程的规范情况。3.档案数字化加工质量和数据准确性。4.档案数字化安全保密管理措施的落实情况。5.档案数字化管理系统的运行情况。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通