政协办公厅办会工作制度

PAGE政协办公厅办会工作制度一、总则（一）目的为规范政协办公厅办会工作流程，提高会议组织和服务水平，确保会议顺利召开，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协办公厅组织召开的各类会议，包括政协全体会议、常委会议、主席会议、秘书长会议以及其他专题会议等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和政协章程，确保会议活动合法合规。2.精简高效原则：合理安排会议议程和规模，提高会议效率，避免形式主义。3.服务至上原则：以参会人员为中心，提供优质、周到的会议服务，保障会议顺利进行。4.安全保密原则：加强会议安全管理，严格保密措施，确保会议信息安全。二、会议筹备（一）会议计划1.根据政协工作安排和实际需要，由相关部门提出会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。2.会议计划经秘书长审核后，报主席会议批准。（二）会议方案制定1.根据会议计划，成立会议筹备工作小组，明确各成员职责。2.筹备工作小组负责制定详细的会议方案，包括会议议程安排、文件材料准备、会议通知、会场布置、后勤保障、安全保卫等工作内容。3.会议方案应提前征求相关部门和领导意见，确保方案的科学性和可行性。（三）文件材料准备1.根据会议主题和议程，确定文件材料内容，包括领导讲话、工作报告、提案审查报告、会议决议等。2.文件材料应提前起草、审核、修改，确保内容准确、表述清晰。3.会议文件材料应按照规定格式和要求进行排版、印刷，确保质量。（四）会议通知1.根据会议方案确定的参会人员范围，提前发出会议通知。2.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会要求等内容，确保参会人员提前做好准备。3.对于重要会议，应提前提醒参会人员按时参会，并告知会议相关注意事项。（五）会场布置1.根据会议规模和类型，选择合适的会场，并进行精心布置。2.会场布置应体现政协特色，营造庄重、严肃、和谐的会议氛围。3.会场应配备必要的音响、灯光、投影等设备，确保会议顺利进行。（六）后勤保障1.做好会议期间的餐饮、住宿、交通等后勤保障工作，确保参会人员生活便利。2.加强食品安全管理，确保餐饮卫生安全。3.合理安排参会人员住宿，提供舒适、安全的住宿环境。（七）安全保卫1.制定会议安全保卫工作方案，加强会场及周边安全防范。2.安排专人负责会议期间的安全保卫工作，确保会议秩序和人员安全。3.加强对参会人员的安全宣传教育，提高安全意识。三、会议组织（一）会议签到1.在会议入口处设置签到台，安排专人负责参会人员签到。2.参会人员应按时签到，签到情况应及时统计并向会议组织者报告。（二）会议主持1.根据会议议程安排，确定会议主持人。2.会议主持人应熟悉会议议程和文件材料，主持会议时应语言规范、表达清晰、引导有序。（三）会议发言1.按照会议议程安排，组织参会人员进行发言。2.发言人员应提前准备好发言内容，发言时应紧扣主题、观点明确、逻辑清晰。3.会议组织者应合理控制发言时间，确保会议进度。（四）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整、客观。2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、会议决议等。3.会议记录应及时整理、归档，以备查阅。（五）会议表决1.根据会议需要，组织参会人员进行表决。2.表决方式应符合政协章程和相关规定，表决结果应及时统计并公布。（六）会议秩序维护1.加强会议期间的秩序维护，确保会场安静、有序。2.对违反会议纪律的行为，应及时进行制止和纠正。四、会议服务（一）茶水服务1.在会议期间，为参会人员提供茶水服务。2.茶水服务应及时、周到，确保参会人员饮水需求。（二）文件资料发放1.根据会议议程安排，及时发放会议文件资料。2.文件资料发放应准确、无误，确保参会人员能够及时获取所需资料。（三）设备保障1.安排专人负责会议设备的操作和维护，确保设备正常运行。2.会议期间，如设备出现故障，应及时进行维修或更换，确保会议不受影响。（四）应急处理1.制定会议应急处理预案，应对可能出现的突发事件。2.如遇突发事件，应及时启动应急预案，采取有效措施进行处理，确保会议安全、顺利进行。五、会议结束（一）会议总结1.会议结束后，会议组织者应及时对会议进行总结，评估会议效果。2.会议总结应包括会议组织情况、参会人员表现、会议成果等内容。（二）文件资料回收1.会议结束后，及时回收会议文件资料，进行整理、归档。2.对涉密文件资料，应按照保密规定进行妥善处理。（三）会场清理1.会议结束后，组织人员对会场进行清理，恢复原状。2.清理过程中，应注意保护会场设施设备，避免损坏。六、会议经费管理（一）预算编制1.根据会议计划和方案，编制会议经费预算。2.会议经费预算应包括会议场地租赁、文件材料印刷、餐饮住宿、交通、设备租赁、人员劳务等费用。（二）经费审批1.会议经费预算经秘书长审核后，报主席会议批准。2.严格按照批准的预算控制会议经费支出，不得超预算开支。（三）经费报销1.会议结束后，按照财务制度规定及时办理会议经费报销手续。2.报销凭证应真实、合法、有效，经审核后予以报销。七、会议档案管理（一）档案收集1.会议结束后，及时收集会议相关档案资料，包括会议通知、会议方案、文件材料、会议记录、表决结果、会议总结等。2.对会议期间形成的照片、影像等资料，也应一并收集归档。（二）档案整理1.对收集到的会议档案资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订。2.建立会议档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.设立专门的会议档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案安全。2.按照档案保管期限要求，对会议档案进行妥善保管，定期进行检查和维护。（四）档案利用1.严格遵守档案查阅利用制度，履行查阅审批手续。2.查阅会议档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。八、监督与考核（一）监督检查1.建立会议工作监督检查机制，定期对会议组织和服务工作进行检查。2.监督检查内容包括会议筹备情况、会议组织情况、会议服务质量、会议经费使用等。（二）考核评价1.制定会议工作考核评价标准，对会议组织部门和相关工作人员进行考核评价。2.考核评价结果作为部门和个人年度考核的重要依