招标采购部工作制度流程

PAGE招标采购部工作制度流程一、总则（一）目的为规范公司招标采购工作流程，确保招标采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本工作制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益和供应商合法权益。3.透明性原则：招标采购过程公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、职责分工（一）招标采购部职责1.负责制定和完善公司招标采购管理制度流程，并组织实施。2.编制招标采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等要求。3.组织招标采购活动，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制、开标、评标、定标等环节。4.负责与供应商沟通协调，解答供应商疑问，处理供应商投诉。5.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评价和管理。6.负责招标采购文件的整理、归档和保管工作。（二）需求部门职责1.根据公司业务需求，提出招标采购申请，明确采购项目的具体要求和技术规格。2.协助招标采购部编制招标文件，提供技术支持和商务条款建议。3.参与招标采购活动，包括开标、评标等环节，对采购项目进行评估和决策。4.负责采购合同的签订、执行和验收工作。（三）其他部门职责1.财务部门负责审核招标采购项目的预算，监督采购资金的使用情况。2.法务部门负责审查招标采购文件和合同的合法性，提供法律咨询和支持。3.审计部门负责对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务需求，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、交货期等内容，并提交至招标采购部。2.《招标采购申请表》需经需求部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.招标采购部收到《招标采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或涉及重要业务的采购项目，招标采购部将组织相关部门进行联合评审，评审通过后报公司领导审批。3.公司领导根据评审意见和公司实际情况，对采购申请进行审批，审批通过后下达《招标采购任务书》。（三）招标采购计划编制1.招标采购部根据《招标采购任务书》，编制招标采购计划，明确采购项目的招标方式、时间安排、工作流程等内容。2.招标采购计划需经招标采购部负责人审核签字，并报公司领导批准后实施。（四）招标公告发布1.根据招标采购计划，招标采购部选择合适的招标方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，并发布招标公告。2.招标公告应在公司内部网站、相关行业媒体、政府采购平台等指定媒体上发布，公告内容应包括招标项目的基本情况、招标要求、报名时间、地点、联系方式等。（五）资格预审1.对于采用公开招标或邀请招标方式的采购项目，招标采购部组织对潜在供应商进行资格预审。2.资格预审文件应明确供应商的资格条件，如营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等，并要求供应商提供相关证明材料。3.招标采购部对供应商提交的资格预审文件进行审核，筛选出符合资格条件的供应商，并向其发出《资格预审合格通知书》。（六）招标文件编制1.招标采购部根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。2.招标文件应包括商务条款、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件的完整性和准确性。3.招标文件编制完成后，需经招标采购部负责人审核签字，并报公司领导批准。（七）招标文件发售1.招标采购部向资格预审合格的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。2.招标文件发售时间应符合法律法规和招标文件的规定，确保供应商有足够的时间准备投标文件。（八）投标文件接收1.供应商应在招标文件规定的投标截止时间前，将投标文件送达指定地点。2.招标采购部负责接收投标文件，并对投标文件的密封情况、送达时间等进行检查和记录。（九）开标1.招标采购部按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。2.开标会议由招标采购部主持，邀请需求部门、财务部门、法务部门等相关人员参加。3.开标过程中，招标采购部工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（十）评标1.开标结束后，招标采购部组织评标委员会进行评标。2.评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成，人数应符合法律法规和招标文件的规定。3.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（十一）定标1.公司领导根据评标委员会推荐的中标候选人，结合公司实际情况，确定中标人。2.招标采购部向中标人发出《中标通知书》，同时向未中标人发出《未中标通知书》。（十二）合同签订1.中标人应在收到《中标通知书》后的规定时间内，与公司签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，需经法务部门审查合同条款的合法性，确保合同的有效性。（十三）合同执行与验收1.需求部门负责采购合同的执行，按照合同约定的时间、地点、方式接收货物或服务。2.需求部门在收到货物或服务后，应及时组织验收，填写《验收报告》。3.验收合格后，需求部门按照合同约定的付款方式，向财务部门申请支付货款。四、招标采购文件管理（一）文件分类招标采购文件包括招标公告、资格预审文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。（二）文件编号为便于招标采购文件的管理和查询，对各类文件进行统一编号。编号规则如下：[招标采购年份][招标采购项目序号][文件类别代码][文件顺序号]例如：20230101ZB01，表示2023年第1个招标采购项目的招标文件，文件顺序号为01。（三）文件编制1.招标采购文件应按照公司规定的格式和内容要求进行编制，确保文件的规范性和完整性。2.文件编制过程中，应认真审核文件内容，避免出现错误和漏洞。（四）文件审核1.招标采购文件编制完成后，需经相关部门和人员审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性等。2.审核通过后的文件应加盖公司公章或相关部门印章。（五）文件归档1.招标采购活动结束后，招标采购部应及时将各类文件整理归档，妥善保管。2.文件归档应按照文件类别和时间顺序进行分类存放，便于查询和查阅。（六）文件查阅1.公司内部人员因工作需要查阅招标采购文件的，应填写《文件查阅申请单》，经所在部门负责人批准后，到招标采购部查阅。2.查阅文件时，应遵守公司的保密规定，不得擅自复印、传播或泄露文件内容。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供符合公司要求的产品或服务。3.新供应商申请准入时，应填写《供应商准入申请表》，提交营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本等相关证明材料。4.招标采购部对供应商提交的申请材料进行审核，必要时进行实地考察，审核通过后将供应商纳入公司供应商数据库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.供应商评价采用定量和定性相结合的方式，通过供应商自评、客户反馈、内部评审等渠道收集评价信息。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与约束1.对于优秀供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量、提供培训支持等。2.对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消准入资格等措施进行约束。3.建立供应商淘汰机制，对连续两次评价为不合格的供应商，取消其准入资格。（四）供应商信息维护1.定期更新供应商数据库中的信息，确保供应商信息的准确性和及时性。2.对于供应商的重大变更事项，如公司名称、法定代表人、经营范围等，应及时进行记录和更新。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购文件的完整性等。2.招标采购部应建立内部监督机制，加强对自身工作的监督和管理，确保招标采购活动公正、透明。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，应认真整改落实，不断完善招标