扶贫办档案管理工作制度

PAGE扶贫办档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强扶贫办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫办机关各科室及所属事业单位在各项扶贫工作中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。扶贫办档案由综合档案室集中统一管理，任何科室和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映扶贫工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和开发。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管扶贫办各类档案，确保档案的完整、准确、系统。3.建立档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定，经批准后予以销毁。5.做好档案的安全防护工作，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体安全。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各科室职责1.负责本科室在扶贫工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交综合档案室。2.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.对本科室兼职档案员进行管理和指导工作。（三）兼职档案员职责1.负责本科室文件材料的日常收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室文件材料进行分类、编号、装订等整理工作，并及时移交综合档案室。3.协助综合档案室开展档案查阅、利用等工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与扶贫工作有关的文件、指示、通知等。2.扶贫办制定的各类扶贫政策、规划、方案、措施等文件材料。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、项目合同、资金拨付文件、验收报告等。4.扶贫资金管理方面的文件材料，如资金预算、分配方案、使用情况报告、审计报告等。5.贫困地区和贫困人口基本情况调查、统计、分析等资料。6.扶贫工作会议、培训、调研等活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、纪要、培训教材、调研报告等。7.扶贫工作中形成的各类报表、名册、台账等。8.扶贫工作中获得的荣誉证书、奖状、锦旗等实物档案。9.其他与扶贫工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定格式和要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类、立卷。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、扶贫业务类、财务类等。2.立卷。将同一问题、同一时间、同一来源的文件材料组合在一起，组成一个案卷。3.编号。对每个案卷进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目。编制案卷目录、卷内文件目录等，注明文件的题名、日期、编号、责任者等信息。四、档案的保管(一)保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。(二)保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。(三)档案存放1.按照档案的分类、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、实物档案等。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。(四)档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用(一)利用范围1.扶贫办内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅扶贫办档案。3.涉及扶贫工作的司法机关、社会组织等因工作需要查阅档案。4.经扶贫办批准，贫困地区群众、相关企业等因工作需要查阅档案。(二)利用手续1.扶贫办内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，经科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.上级机关、其他单位查阅档案，需出具单位介绍信，经扶贫办分管领导签字同意后，到综合档案室查阅。3.司法机关、社会组织等查阅档案，需出具相关法律文书或证明材料，经扶贫办主要领导签字同意后，到综合档案室查阅。4.贫困地区群众、相关企业等查阅档案，需提交申请材料说明查阅目的，经扶贫办相关科室审核，报分管领导签字同意后，到综合档案室查阅。(三)利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，注明借阅期限，按时归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。3.如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。六、档案的鉴定与销毁(一)鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合扶贫办档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护党和国家、人民群众的根本利益出发，准确判定档案的价值。(二)鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关科室负责人组成，负责档案鉴定工作。(三)鉴定内容1.档案的内容是否反映扶贫工作的主要职能和基本历史面貌。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的完整性和准确性。(四)鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件、逐页进行审查，分析其价值，确定存毁。2.综合分析。结合扶贫工作的发展变化、档案的形成规律等因素，对档案进行综合分析判断。(五)销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经扶贫办分管领导审核，主要领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存。七、档案的信息化管理(一)信息化建设目标1.建立扶贫办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为扶贫工作决策提供有力支持。(二)数字化加工1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.对数字化档案进行图像处理、数据挂接，并建立相应的数据库。(三)信息系统建设1.选用适合扶贫办档案管理工作的信息系统，确保系统的稳定性、安全性和易用性。2.在信息系统中设置档案分类、编目、检索、利用等功能模块，实现档案管理的信息化流程。(四)数据安全管理1.建立健全