宠物医院管理公司信息化系统建设与管理制度

宠物医院管理公司信息化系统建设与管理制度第一章总则第一条为规范宠物医院管理公司信息化系统的规划、建设、运行、维护、数据管理及安全保障全流程工作，推动公司数字化、智能化运营转型，提升诊疗服务、客户管理、门店运营、财务核算、物资管理等工作效率，保障信息化系统稳定、安全、高效运行，依据国家网络安全、数据安全、信息化建设相关法律法规，结合宠物医疗行业连锁化运营特性及公司管理实际，制定本制度。第二条本制度所称信息化系统，是指公司用于日常经营管理的各类数字化系统，包括诊疗管理系统、客户关系管理系统、财务收银系统、物资库存系统、门店监控系统、员工管理系统、线上预约系统、数据报表分析系统等硬件设备与软件平台的总称，涵盖公司总部及所有连锁门店的信息化软硬件资产。第三条信息化系统建设与管理工作遵循统筹规划、分步实施、安全可靠、实用高效、资源共享、动态优化的基本原则。坚持统一规划、统一标准、统一管理，杜绝各部门、各门店私自建设、重复建设信息化项目，确保系统贴合业务需求、操作便捷、数据互通，为公司经营决策提供数字化支撑。第四条本制度适用于公司总部各职能部门、所有直营及加盟连锁宠物医院门店，以及所有参与信息化系统规划、建设、使用、维护、管理的工作人员，包括公司员工、合作技术服务商、系统运维人员等均需严格遵守本制度规定。第五条信息化系统建设与管理的核心目标是构建覆盖全业务、全流程、全门店的一体化信息化管理体系，实现业务数据化、管理数字化、服务智能化，降低运营成本，提升服务质量与管理效率，保障公司数字化运营安全有序，助力公司连锁化规模化发展。第二章组织机构与职责分工第六条公司成立信息化管理领导小组，由总经理担任组长，副总经理、各部门负责人、各门店院长担任成员，全面统筹公司信息化系统建设规划、重大项目审批、资源调配、安全管理等工作，是信息化建设的最高决策机构。第七条行政人事部为信息化系统归口管理部门，设立专职信息化管理员，负责信息化系统的日常管理、建设实施、运维协调、权限管理、数据备份、安全监督、培训推广等工作，对接外部技术服务商，处理系统运行故障，保障系统正常运行。第八条各部门职责：医疗管理部门负责诊疗系统、病历管理系统的需求提报、功能测试与规范使用；财务部门负责财务收银、费用核算系统的对接与数据核对；运营部门负责客户管理、线上预约系统的运营优化；各门店院长为本门店信息化系统使用管理第一责任人，负责门店设备保管、系统操作监督、问题上报工作。第九条系统使用人员职责：严格按照操作规范使用信息化系统，妥善保管个人账号密码，及时准确录入业务数据，发现系统故障、数据异常、安全隐患立即上报信息化管理员，不得私自修改系统设置、删除数据、安装无关软件。第三章信息化系统规划与建设管理第十条信息化系统建设实行统一规划制度。信息化管理员结合公司业务发展、管理需求、行业趋势，每年制定信息化建设年度规划，明确建设项目、实施步骤、预算资金、完成时限，报信息化管理领导小组审批后执行，严禁无规划、无审批私自开展信息化建设项目。第十一条系统采购与服务商选择实行招标审核制度。需新增信息化系统、更换软件服务商、采购硬件设备时，由信息化管理员牵头开展市场调研，筛选资质齐全、技术成熟、服务完善、符合宠物医疗行业需求的服务商，形成对比方案，经领导小组审批后签订合作合同，明确服务内容、售后保障、数据安全、保密责任等条款。第十二条系统实施与上线管理。信息化系统建设实施期间，信息化管理员全程跟进项目进度，组织各部门、各门店开展需求对接、功能测试、数据迁移工作，确保系统功能贴合业务实际；系统正式上线前，开展全员操作培训，制定操作手册，完成数据初始化，试运行稳定后正式投入使用。第十三条系统升级与改造管理。信息化系统需进行版本升级、功能改造、模块新增时，由使用部门提报需求，信息化管理员评估可行性与必要性，报审批后协调服务商实施；升级改造前做好数据备份，升级后开展测试与培训，确保不影响正常业务开展。第四章系统运行与维护管理第十四条信息化系统实行7×24小时运行保障机制。信息化管理员每日检查系统运行状态、硬件设备（电脑、打印机、扫码枪、监控、服务器等）运行情况，做好运行记录，及时处理小故障；无法自行解决的故障，立即联系服务商上门维修，最大限度缩短系统停机时间。第十五条硬件设备管理。所有信息化硬件设备统一登记建档，明确设备编号、使用部门、存放位置、责任人，实行专人保管、定期保养；严禁私自拆卸、改装、外借、损坏硬件设备，设备报废、更换需履行审批手续，统一回收处理。第十六条软件系统维护。信息化管理员定期对系统软件进行更新、杀毒、优化，关闭无关端口与服务，禁止在业务电脑上安装游戏、视频、盗版软件等无关程序；门店电脑专机专用，仅用于信息化系统操作与业务工作，严禁用于私人娱乐、浏览无关网页。第十七条故障处理与上报。系统使用人员发现设备故障、软件卡顿、数据错误等问题，第一时间停止操作，保护现场数据，上报信息化管理员；信息化管理员建立故障处理台账，记录故障时间、原因、处理过程、解决结果，定期复盘优化，减少同类故障发生。第五章数据管理与安全保障第十八条信息化数据实行真实、准确、完整录入原则。所有业务数据（病历信息、客户信息、宠物信息、财务数据、库存数据、员工数据等）必须及时、如实录入系统，不得漏录、错录、瞒录、迟录，确保数据可追溯、可核查、可分析。第十九条数据备份与恢复管理。信息化管理员建立常态化数据备份机制，实行本地备份与云端备份相结合，每日自动备份、每周手动备份、每月归档备份，备份数据异地存放，定期测试数据恢复功能，确保数据丢失后可快速恢复，保障数据安全。第二十条数据保密与合规管理。信息化系统中的客户隐私数据、宠物诊疗数据、公司经营数据均为保密信息，严格遵守国家数据安全法、个人信息保护法，严禁私自查询、复制、传播、泄露系统数据；数据调取、导出需履行审批手续，仅用于公司经营管理工作。第二十一条系统安全防护。信息化管理员为信息化系统安装防火墙、杀毒软件，设置安全密码策略，定期更换密码，防范网络攻击、病毒入侵、数据泄露等安全风险；禁止外来设备直接连接公司业务网络，外来U盘、硬盘需杀毒后使用。第六章用户权限与账号管理第二十二条信息化系统实行账号实名制、权限分级化管理。按照“一人一号、权责对应、最小权限”原则，为使用人员分配专属账号，根据岗位职责设置操作权限，严禁超权限分配账号、共用账号、转借账号。第二十三条账号申请与注销。新员工入职需申请系统账号，由部门负责人审核、信息化管理员审批开通；员工调岗、离职时，立即调整或注销账号，回收系统权限，确保账号与人员、岗位一一对应，杜绝账号闲置、越权操作。第二十四条密码管理规范。系统账号密码由使用人员自行设置，要求长度不低于八位，包含字母、数字、符号，每月定期更换；严禁使用简单密码、生日密码，不得将密码告知他人，因密码泄露造成的损失由责任人承担。第七章培训、考核与监督第二十五条信息化系统培训管理。新系统上线、新员工入职、功能升级后，信息化管理员组织专项操作培训，发放操作手册，确保使用人员熟练掌握系统功能、操作流程、安全规范；老员工每季度开展一次信息化技能复盘培训，提升操作熟练度。第二十六条考核管理。将信息化系统规范使用、数据录入质量、设备保管情况纳入员工绩效考核，定期检查数据准确性、操作规范性、设备完好率，考核结果与绩效挂钩。第二十七条监督检查。信息化管理员每月对各部门、各门店信息化系统使用情况、设备维护情况、数据安全情况进行监督检查，发现违规操作、数据错误、设备损坏等问题，及时督促整改，形成检查报告。第八章责任追究第二十八条对严格遵守本制度，规范使用系统、准确录入数据、妥善保管设备、及时发现安全隐患的部门和个人，公司给予通报表彰、绩效奖励。第二十九条对违反本制度规定，出现私自建设系统、越权操作、数据泄露、损坏设备、违规安装软件、迟报漏报故障等行为，未造成损失的给予批评教育、