《国企招投标资料归档合规管理指南(试行)》

《国企招投标资料归档合规管理指南(试行)》本指南适用于国有企业及下属全资、控股子公司所有使用国有资金的工程建设、货物采购、服务采购等招投标类项目的资料归档管理，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等所有法定采购方式对应的项目资料管理。明确招标采购归口管理部门为招投标资料归档第一责任主体，负责牵头全流程资料的收集、核验、整理、移交工作，项目承办部门负责提交项目立项、需求论证、履约验收等对应阶段的原始资料，法务合规部门负责提供招标文件审核、投诉处理、合同审核等相关合规文件，财务部门负责提供投标保证金收付、履约保证金收付、合同款项支付等财务凭证，档案管理部门负责归档资料的接收、保管、借阅、销毁全流程管理，项目负责人为对应项目归档第一责任人，离职或岗位调整前必须完成名下所有项目的归档交接，不得私自留存、携带任何项目资料。招标准备阶段需归档的资料包括：项目立项批复文件，含可行性研究报告批复、投资概算批复、内部立项审批单、资金落实证明材料；招标需求申报及论证材料，含采购需求申报表、技术参数专家论证意见书、公平竞争审查表、排他性参数排查说明、需求公示及反馈处理记录；采购方式审批材料，含采购方式申请及审批表，选择非公开招标方式的需额外提供单一来源唯一性论证意见、专家论证记录、公示凭证、监管部门审批文件；招标代理委托材料，含代理机构遴选评审记录、中选通知书、招标代理服务合同；招标文件编制及发布材料，含招标文件初稿、各部门审核意见流转单、招标文件正式定稿、招标文件澄清修改文件、答疑纪要、招标公告/投标邀请书发布凭证（含发布平台截图、发布时间戳）；资格预审相关材料，含潜在投标人报名登记表、资格预审申请文件、资格预审评审专家签到表、资格预审评审记录、资格预审结果通知书及送达回执。招标实施阶段需归档的资料包括：所有投标人提交的投标文件正本，含商务部分、技术部分、报价部分全套资料；投标保证金相关材料，含所有投标人保证金缴纳凭证、未中标人保证金退还审批单及支付凭证、中标人保证金抵扣/退还凭证；开标环节材料，含开标现场签到表（投标人、招标人、监督人、代理机构签到记录）、开标过程全程书面记录、开标音视频存储介质（标注项目名称、开标时间、存储时长）、开标现场异议及当场答复记录；评标环节材料，含评标专家抽取记录、专家回避声明、评标委员会签到表、初步评审表、废标情况说明及佐证材料、详细评审打分表、评标汇总表、评标报告原件（含所有评委签字）、中标候选人排序说明；中标确认相关材料，含中标候选人公示发布凭证（含公示平台截图、公示期证明）、公示期异议受理及答复资料、中标通知书签发审批单、中标通知书原件及送达回执、中标人履约保证金缴纳凭证、招标代理服务费支付凭证；投诉及争议处理材料，含投诉函、受理回执、调查笔录、核查证据、处理决定书、送达凭证、相关行政复议或诉讼文书。合同及履约阶段需归档的资料包括：合同谈判材料，含谈判参与人员签到表、谈判纪要、双方往来函件；合同审核签订材料，含合同文本审批流转单、法务合规审核意见、正式签订的合同原件、廉政协议、安全协议等附加协议原件；合同履约材料，含到货验收单、分阶段进度验收报告、项目变更申请及审批资料、补充协议原件、竣工验收报告、第三方审计报告、结算资料、合同款项支付审批单及银行支付凭证、履约保证金退还审批及支付凭证、质保期巡检记录、质保期到期验收合格证明；监督执纪材料，含招标全流程监督记录、监督人员签到表、监督意见书、违规违纪线索受理及调查处理资料。时效要求方面，无异议无投诉的招标项目，招标承办部门需在中标通知书发出后30个工作日内完成所有前期及招标阶段资料的收集整理，向档案管理部门完成移交，存在异议、投诉或涉诉的项目，需在争议处理完毕后15个工作日内完成全部资料归档，履约阶段资料需在项目质保期届满并完成验收后60个工作日内补充移交至档案管理部门，所有项目资料不得分散留存于经办人私人存储设备或个人手中，确因工作需要临时留存的，需向档案管理部门备案，且留存时间不得超过10个工作日。资料真实性要求方面，归档资料原则上需提交原件，确因特殊情况无法提供原件的，需在复印件上标注原件存放地点、与原件一致性说明，由经办人签字、部门负责人加盖部门公章确认，所有归档资料不得涂改、伪造、隐匿，需签字盖章的页面需签署完整，不得出现缺页、漏签、代签情况。电子资料归档要求方面，全流程电子招投标项目需同步归档电子版本与纸质打印版本，电子版本需采用PDF/A等不可篡改格式存储，标注资料生成时间、来源、经办人，开标评标音视频、现场照片等视听资料需存储于不可擦写的光盘或固态存储介质中，一式两份分别存放于不同防火防盗档案柜，电子档案需对接企业统一电子档案管理系统，设置分级访问权限，每年至少完成一次异地备份，防止数据丢失或损坏。整理规范方面，所有项目按唯一项目编号独立建档，卷内目录需逐项标注资料名称、页码、形成时间、责任人，卷内资料按“招标准备-招标实施-合同签订-履约验收”的时间逻辑排序，页码连续无缺漏，档案装订不得使用回形针、订书钉等易锈蚀金属物品，永久保存档案需使用无酸纸封装，档案盒封面需清晰标注项目名称、项目编号、采购方式、中标单位、合同金额、归档日期、保管期限。涉及国家安全、国家秘密的重大建设项目、单项合同金额1000万元及以上的工程建设项目、500万元及以上的货物和服务采购项目、国有资产产权转让类项目的招投标档案需永久保存，其他一般项目保管期限不得少于30年，保管期限自项目质保期届满之日起计算，涉及投诉、诉讼、仲裁未办结的项目档案需永久留存，待相关事项办结后再按对应标准调整保管期限，已过保管期限的档案需经档案管理部门、法务部门、纪检监察部门联合鉴定确认无保存价值后，按企业档案销毁规定统一销毁，不得私自处置。建立招投标档案借阅审批登记制度，内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，明确借阅用途、借阅时间，经所在部门负责人、档案管理部门负责人双审批后办理借阅手续，原则上档案不得带出档案库房，确因工作需要外带的，需经分管采购工作的企业领导审批，且归还期限不得超过3个工作日，归还时档案管理人员需逐页核验，确认无涂改、缺页、损坏情况后方可签收。外部单位（含监管部门、司法机关）查阅档案的，需持单位介绍信、工作人员有效证件，经企业主要负责人审批后，仅限在档案库房内查阅，不得私自复印、拍照、拷贝，确需复印相关资料的，需单独注明用途，经审批后由档案管理人员复印并加盖档案专用章后提供。涉及国家秘密、企业商业秘密、投标人未公开技术信息和报价信息的档案，一律不得对外提供，确需提供的需按保密管理规定逐级审批，签订保密协议后方可按要求提供。所有接触档案的人员不得擅自泄露档案所载的未公开信息，严禁利用档案信息谋取不正当利益。每年由档案管理部门、法务合规部门、纪检监察部门联合开展不少于1次的招投标档案专项检查，重点核查归档及时性、资料完整性、保管规范性、借阅流程合规性，对检查发现的问题下达整改通知书，要求责任部门限期整改，整改结果纳入部门年度绩效考核。对未按规定时限归档、私自留存项目资料的，对直接责任人和部门负责人给予通报批评、绩效扣减处理；对涂改、伪造、隐匿、损毁招投标档案的，给予岗位调整、降职降级处分，造成国有资产损失或不良社会影响的，追究相应党纪政务责任，涉嫌犯罪的移送司法机关处理；对违规审批借阅、擅自泄露档案信息的，按企业保密规定和廉洁从业相关制度严肃追责，造成损失的由责任人承担相应赔偿责任。项目因故终止的，