医院档案管理员工作制度

PAGE医院档案管理员工作制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及医疗卫生行业档案管理的相关标准和规范制定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理工作的规章制度、业务规范和技术标准，并组织实施。2.负责医院各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。3.对医院各科室的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作，提高医院全体员工的档案意识。4.推进医院档案信息化建设，运用现代信息技术对档案进行科学管理，提高档案管理的效率和水平。5.开发利用档案信息资源，编制档案检索工具和参考资料，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。（二）科室兼职档案员职责1.在科室负责人的领导下，负责本科室档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本科室档案的完整、准确和系统。2.按照医院档案管理部门的要求，及时将本科室形成的档案材料进行分类整理，装订成册，并编制档案目录，定期向医院档案管理部门移交。3.负责本科室档案的日常保管，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极配合医院档案管理部门开展档案利用工作，提供本科室相关档案资料，为医院的各项工作服务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的法律法规和职业道德规范，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效的防护措施，确保档案的安全。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.负责档案的鉴定工作，按照规定的期限和标准，对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁。5.编制档案检索工具和参考资料，积极开展档案信息资源开发利用工作，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。6.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，定期向上级主管部门报送档案统计报表。7.做好档案库房的管理工作，保持库房整洁、通风良好，严格控制库房的温度、湿度，确保档案存放环境符合要求。8.积极参加档案业务培训和学术交流活动，不断提高自身的业务素质和管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗档案：包括门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告、护理记录、医嘱单等。2.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、实习指导、学生成绩评定等。3.科研档案：包括科研项目申请书、研究方案、实验记录、科研论文、成果鉴定材料等。4.行政管理档案：包括医院的各项规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。5.其他档案：包括医院与外部单位签订的合同、协议、捐赠档案等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本科室在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。对不符合要求的文件材料，应及时与形成部门或个人沟通，进行补充或修正。3.收集的档案材料应保持其形成时的原貌，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，使档案分类科学、排列有序。3.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别，将医疗、教学、科研、行政管理等档案分别进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案的类别、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和管理。4.严格控制档案库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。5.档案库房应保持整洁、通风良好，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品等。（三）档案的清点与统计1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案的数量、编号、名称等信息，确保档案的准确无误。2.建立档案统计台账，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，定期向上级主管部门报送档案统计报表。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定，确保鉴定工作的科学性和准确性。2.从医院的实际情况出发，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，综合考虑档案的鉴定。3.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立医院档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对医院档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的差异，确定其价值。3.效益评估法：评估档案对医院医疗、教学、科研、管理等工作的效益，确定其价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经医院主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规开展档案利用工作，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密原则，确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。3.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供优质服务。（二）利用范围1.医院内部人员因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅医院档案。2.外单位因工作需要，经医院主管领导批准，可查阅、借阅医院相关档案。（三）利用手续1.医院内部人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅目的、档案名称、编号等信息，经医院主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案管理人员应根据档案利用申请表或单位介绍信，提供相应的档案，并对利用情况进行登记。（四）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写档案借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。复制档案应按照规定的程序进行，确保复制件与原件一致。（五）利用监督与反馈1.档案管理人员应对档案利用情况进行监督，发现利用者有违反档案管理规定的行为，应及时制止并报告医院主管领导。2.档案利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、质量等情况，如发现问题应及时查明原因并处理。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的在线检索、借阅、利用等功能，方便医院内部人员和外单位利用档案。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对医院现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发医院档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程自动化管理。3.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，采取防火墙、加密技术、身份认证等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信