医院档案资料室工作制度

PAGE医院档案资料室工作制度一、总则（一）目的医院档案资料室工作制度旨在规范医院档案资料的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工在档案资料形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映医院各项工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中产生的各类档案资料，保证档案资料的齐全完整。3.准确性原则：档案资料的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保档案资料的实体安全和信息安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。5.服务性原则：以服务医院各项工作为宗旨，积极主动地为医院员工提供档案资料查询、借阅等服务。二、档案资料管理职责（一）档案资料室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案资料室的各项管理制度和工作流程。2.负责医院各类档案资料的集中统一管理，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对医院各科室的档案资料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.开展档案资料的编研工作，开发档案信息资源，为医院的决策提供参考依据。5.做好档案资料的安全保密工作，确保档案资料的实体安全和信息安全。6.负责档案资料室的设施设备建设和维护，保证档案管理工作的正常开展。（二）各科室档案资料管理职责1.各科室应指定专人负责本科室档案资料的收集、整理、归档工作，确保本科室档案资料的完整、准确。2.按照医院档案资料室的要求，定期将本科室的档案资料移交至档案资料室，并办理交接手续。3.积极配合档案资料室做好档案资料的查询、借阅等利用工作，为医院的各项工作提供支持。4.对本科室档案资料的安全保密负责，采取有效措施防止档案资料的丢失、损坏和泄露。（三）档案资料管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案资料的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等环节的具体操作。3.严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行操作，确保档案资料的管理规范、有序。4.定期对档案资料进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。6.保守档案资料的机密，不得擅自对外泄露档案资料的内容。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、医嘱、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩等。3.科研档案：包括科研项目申报书、研究论文、科研成果鉴定材料等。4.行政管理档案：包括医院文件、会议记录、工作计划、工作总结、人事档案等。5.设备档案：包括设备购置合同、设备验收报告、设备维修记录等。6.财务档案：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。7.其他档案：包括医院荣誉证书、捐赠协议、对外合作协议等。（二）收集要求1.各科室应按照档案资料收集范围的要求，及时、准确地收集本科室在工作中形成的各类档案资料。2.档案资料应保持原始记录的完整性，不得随意涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，便于识别和管理。3.编目：编制档案资料目录，包括档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便查询和利用。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。四、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.各科室应在规定的时间内将整理好的档案资料移交至档案资料室，并填写档案移交清单。2.档案资料室对接收的档案资料进行审核，审核无误后办理归档手续。3.归档的档案资料应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、编目齐全。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括医院的重要文件、历史资料、法律法规文件等。3.长期保管的档案资料包括医院的一般性文件、医疗业务档案、教学档案、科研档案等，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案资料包括医院的临时性文件、一般性事务档案等，保管期限为5年以下。（三）保管方式1.档案资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保数据的安全可靠。4.档案资料应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（四）保管期限的鉴定与调整1.档案资料室应定期对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确定档案资料的存毁。2.鉴定工作应由档案资料室会同相关科室组成鉴定小组进行，鉴定结果应形成鉴定报告。3.对失去保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。4.根据医院的发展和档案管理的需要，对档案资料的保管期限进行适时调整。五、档案资料的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案资料的利用应符合国家有关法律法规和医院的相关规定。2.服务优先原则：以服务医院各项工作为出发点，积极主动地为利用者提供档案资料查询、借阅等服务。3.安全保密原则：在档案资料利用过程中，应严格遵守安全保密制度，确保档案资料的安全和机密。（二）利用方式1.查询：利用者可通过档案资料室的档案管理系统或档案目录查询所需的档案资料信息。2.借阅：利用者如需借阅档案资料，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和档案资料室负责人批准后，方可办理借阅手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案资料室负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并加盖档案资料室印章。（三）利用范围1.医院内部员工因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查询、借阅相关档案资料。2.外单位因工作需要，经医院批准，可查询、借阅医院的部分档案资料。3.涉及医院商业秘密、个人隐私等档案资料，未经医院同意，不得对外提供利用。（四）利用期限1.借阅档案资料的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.复制的档案资料应在规定的时间内归还档案资料室。（五）利用登记1.档案资料室应对档案资料的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等信息。2.利用登记应及时、准确，便于统计和查询。六、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案资料管理信息系统，实现档案资料的电子化管理和网络化查询、借阅等功能。2.提高档案资料管理的效率和质量，为医院的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案资料录入：将纸质档案资料进行数字化处理，录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案资料的收集、整理、归档、保管、利用、统计等功能模块，实现档案资料管理的全过程信息化。3.数据安全管理：采取有效的数据安全措施，确保电子档案数据的安全可靠，防止数据丢失、损坏和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据篡改。七、档案资料的统计与移交（一）统计工作1.档案资料室应定期对档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计，形成统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，反映档案资料管理工作的实际情况。3.统计工作应及时、规范，为医院的档案管理决策提供数据支持。（二）移交工作1.医院因机构调整、撤销、合并等原因，需要对档案资料进行移交的，应按照国家有关规定和医院的相关要求办理档案资料移交手续。2.档案资料移交时，应编制档案资料移交清单，双方签字确认。3.接收单位应按照档案管理的相关规定，对接收的档案资料进行妥善保管和利用。八、档案资料的安全保密（一）安全保密制度1.建立健全档案资料安全保密制度，明确档案资料管理过程中的安全保密责任。2.对档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等环节制定严格的安全保密措施，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。（二）人员管理1.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高档案管理人员的安全保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订安全保密责任书，严格遵守安全保密制度，不得擅自泄露档案资料的内容。（三）设施设备管理1.档案资料室应配备必要的安全保密设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，以及计算机安全防护软件等。2.定期对安全保密设施设备进行检查、维护，确保设施设备的正常运行。（四）环境管理1.档案资料库房应保持清洁、整齐，温