加强协调联络工作制度

PAGE加强协调联络工作制度一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本协调联络工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门之间的协调联络工作。（三）基本原则1.统一协调原则：公司设立专门的协调联络岗位或小组，负责统筹协调各部门之间的工作，确保信息畅通、工作有序。2.及时准确原则：各部门应及时、准确地提供相关信息，不得延误或隐瞒重要事项，保证协调联络工作的高效性。3.分工协作原则：明确各部门在协调联络工作中的职责和分工，相互配合，共同完成各项任务。4.保密原则：涉及公司机密信息的协调联络工作，应严格遵守公司保密制度，确保信息安全。二、协调联络工作机构及职责（一）协调联络岗位设置公司设立协调联络专员一名，隶属于行政部门，负责日常协调联络工作的组织与实施。（二）协调联络专员职责1.信息收集与整理定期收集各部门的工作进展情况、存在的问题及需要协调解决的事项。对收集到的信息进行分类整理，形成清晰的工作台账。2.沟通协调作为各部门之间沟通的桥梁，及时传达公司领导的工作指示和要求。组织召开协调会议，协调解决部门间的工作矛盾和问题，促进工作协同推进。跟踪协调事项的落实情况，及时反馈给相关部门和领导。3.工作督办对公司重要工作任务和领导交办事项进行督办，确保按时完成。定期向公司领导汇报协调联络工作的开展情况及工作成效。4.文件管理负责协调联络工作相关文件、资料的起草、审核、印发和归档工作。确保文件传递的及时性和准确性，避免文件丢失或延误。（三）各部门协调联络职责1.指定专人负责：各部门应指定一名熟悉本部门工作的人员作为协调联络联系人，负责与公司协调联络专员及其他部门进行沟通协调。2.信息报送：按照公司要求，定期向协调联络专员报送本部门的工作计划、工作总结、工作进展情况及需要协调解决的问题等信息。3.配合协调：积极配合协调联络专员组织的各项协调工作，及时提供相关资料和数据，按照协调会议确定的工作方案和要求，认真落实各项工作任务。4.反馈意见：对协调联络工作中存在的问题和不足，及时向协调联络专员反馈意见和建议，以便不断完善工作制度和流程。三、协调联络工作流程（一）日常信息沟通1.定期汇报各部门协调联络联系人每周五下班前，通过公司内部办公系统或电子邮件向协调联络专员报送本周工作总结及下周工作计划。协调联络专员对各部门报送的信息进行汇总整理，形成公司本周工作进展情况报告，于周一上午呈交公司领导审阅。2.即时沟通各部门在工作中遇到需要协调解决的问题时，应及时与相关部门进行沟通协商。如无法自行解决，应立即向协调联络专员报告。协调联络专员接到报告后，应迅速了解情况，组织相关部门进行协调沟通，明确责任部门和解决措施，并跟踪落实情况。（二）重要事项协调1.提出协调需求：各部门在工作中遇到涉及多个部门的重要事项需要协调解决时，应填写《协调联络申请表》，详细说明事项的背景、涉及部门、问题焦点及初步解决方案等内容，提交给协调联络专员。2.审核与受理：协调联络专员收到《协调联络申请表》后，对申请事项进行审核。如符合协调要求，予以受理，并确定协调会议的时间、地点和参会人员。3.组织协调会议协调联络专员负责组织协调会议，提前将会议议题、相关资料发送给参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。会议由协调联络专员主持，各部门参会人员就申请事项进行充分沟通和讨论，明确问题的解决方案和责任分工。协调联络专员负责记录会议内容，形成《协调联络会议纪要》，经参会人员签字确认后，发送给各部门及相关领导。（三）工作督办与反馈1.督办事项确定：公司领导根据工作需要，确定需要督办的重要工作任务，并下达《工作督办通知单》给协调联络专员。2.督办实施：协调联络专员根据《工作督办通知单》的要求，制定详细的督办计划，明确督办事项的责任部门、责任人、完成时间节点及督办措施等内容。3.进度跟踪与反馈协调联络专员定期对督办事项的进展情况进行跟踪检查，通过电话、邮件、实地走访等方式，了解责任部门的工作进展情况。责任部门应按照督办计划的要求，及时向协调联络专员反馈工作进展情况。如遇特殊情况无法按时完成任务，应提前向协调联络专员说明原因，并提出调整建议。4.结果反馈与归档督办事项完成后，责任部门应及时向协调联络专员提交《工作完成情况报告》，详细说明工作完成情况、取得的成效及存在的问题等内容。协调联络专员对《工作完成情况报告》进行审核，并将审核结果反馈给公司领导。同时，将督办事项的相关资料进行整理归档，以备查阅。四、协调联络工作会议制度（一）会议类型1.定期协调会议：每周召开一次，由协调联络专员主持，各部门协调联络联系人参加，主要通报本周工作进展情况，协调解决部门间的工作问题，安排下周工作任务。2.专项协调会议：根据工作需要，不定期召开，针对公司重要项目、重大事项等进行专项协调，参会人员根据会议议题确定。3.临时协调会议：在工作中遇到紧急问题需要协调解决时，由协调联络专员临时组织召开，参会人员根据问题涉及的部门确定。（二）会议组织1.会议通知：协调联络专员提前[X]天发布会议通知，明确会议的时间、地点、议题、参会人员等信息。2.会议准备：协调联络专员负责准备会议资料，包括各部门的工作汇报材料、相关文件资料等，并提前发送给参会人员。3.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论的内容、形成的决议及责任分工等信息。会议记录应在会议结束后[X]个工作日内整理完成，并经参会人员签字确认后存档。（三）会议要求1.准时参会：参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参会，应提前向协调联络专员请假，并安排其他人员代为参会。2.充分发言：参会人员应围绕会议议题，充分发表意见和建议，积极参与讨论，共同寻求解决方案。3.落实决议：会议形成的决议和工作任务，各部门应认真落实，按照责任分工和时间节点要求，按时完成工作任务。协调联络专员负责跟踪决议的执行情况，并及时向公司领导汇报。五、协调联络工作文件管理制度（一）文件分类1.上行文件：公司向上级主管部门报送的请示、报告等文件。2.下行文件：公司发布的通知、决定、通报等文件。3.平行文件：公司与其他单位或部门之间往来的函件、协议等文件。4.内部文件：公司内部各部门之间传递的工作计划、工作总结、会议纪要等文件。（二）文件起草与审核1.文件起草：根据工作需要，由相关部门负责起草各类文件。文件起草应内容完整、表述准确、逻辑清晰，符合公司的政策法规和工作要求。2.文件审核：文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核通过后，报协调联络专员进行统一编号和格式审核。涉及重要事项或政策法规的文件，还需提交公司领导进行审批。（三）文件印发与存档1.文件印发：经审核和审批后的文件，由协调联络专员负责印发。印发时应按照规定的格式和份数进行打印，并加盖公司公章。2.文件存档：文件印发后，协调联络专员应及时将文件的电子版和纸质版进行存档。存档文件应按照文件类别、时间顺序等进行分类整理，便于查阅和管理。（四）文件传递与保密1.文件传递：文件传递应通过公司内部办公系统、电子邮件或专人送达等方式进行，确保文件传递的及时性和准确性。涉及机密文件的传递，应严格按照公司保密制度的要求进行操作。2.文件保密：各部门应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密信息的文件进行妥善保管，防止文件泄露。未经公司领导批准，不得擅自将公司文件外传。六、协调联络工作考核与奖惩制度（一）考核原则1.客观公正原则：考核应基于客观事实，全面、准确地评价各部门及员工在协调联络工作中的表现。2.注重实绩原则：以工作实际成效为主要考核依据，重点考核协调联络工作对公司整体工作推进的贡献。3.激励与约束并重原则：通过考核，激励先进，鞭策后进，促进协调联络工作质量和效率的提高。（二）考核内容1.信息报送情况：考核各部门信息报送的及时性、准确性和完整性。2.协调配合情况：评价各部门在协调联络工作中与其他部门的配合程度、沟通效果及问题解决能力。3.工作任务完成情况：考核各部门对协调联络工作中确定的工作任务的执行情况和完成质量。4.制度执行情况：检查各部门对协调联络工作制度的遵守情况，包括会议纪律、文件管理等方面。（三）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由协调联络专员根据日常工作记录和相关资料，对各部门及员工进行综合评价。2.不定期考核：根据工作需要，对协调联络工作中的重点事项或突出问题进行不定期专项考核。（四）奖惩措施1.奖励对于在协调联络工作中表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升等。对积极提出合理化建议，有效促进协调联络工作开展，为公司带来显著效益的部门和个人，给予特别奖励。2.惩罚对在协调联络工作中存在信息报送不及