初中学校档案工作制度

PAGE初中学校档案工作制度一、总则（一）目的为加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的法规、规章，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案工作基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案室归口负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：确保档案的真实性和完整性，如实反映学校各项工作的历史面貌。3.科学规范原则：采用科学的管理方法和技术手段，实现档案管理的规范化、标准化。4.安全保密原则：保障档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案室1.负责制定和完善学校档案工作制度、工作计划，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对各部门、各年级组、各班级的档案工作进行监督、指导。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的质量。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的保管和保护工作，做好档案库房的安全防范措施，定期对档案进行检查、清点、修复和鉴定，确保档案的安全与完整。6.积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务，根据需要编写档案参考资料，参与编史修志等工作。7.负责档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职工的档案意识和业务水平。（二）各部门、各年级组、各班级档案工作责任人1.负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照学校档案工作制度的要求，定期将本部门、本年级组、本班级的档案移交学校档案室。3.积极配合学校档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案收集范围包括以下各类文件材料：1.党群工作类：学校党组织的各种会议记录、决议、工作计划、总结、统计报表、党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等。2.行政管理类：学校行政工作的各种文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、规章制度、人事任免文件、教职工考核材料、工资福利材料等。3.教学工作类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、教学日志、学生成绩册、教学质量分析材料、教学改革方案、教学研究成果等。4.学生管理类：学生学籍档案、学生奖惩材料、学生综合素质评价材料、学生社会实践活动材料等。5.后勤管理类：学校基本建设规划、基建项目文件、房产档案、物资设备档案、财务档案、后勤保障工作文件等。6.安全保卫类：学校安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理材料、校园保卫工作文件等。7.科研工作类：学校科研项目申报书、研究报告、科研成果鉴定材料、学术论文、著作等。8.外事工作类：学校对外交流合作协议、外事活动记录、外宾来访接待材料等。9.其他类：学校举办的各类活动文件材料、校友信息材料、捐赠材料等。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各班级应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和特点，及时收集、整理本部门、本年级组、本班级的文件材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致，同时做好电子文件的备份和存储工作。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门、各年级组、各班级档案工作责任人对收集到的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.将整理好的档案移交学校档案室，档案室工作人员进行审核、验收，对不符合要求的档案退回原部门、原年级组、原班级进行补充完善。3.档案室工作人员对审核合格的档案进行统一装订、上架，建立档案保管账目，完成归档工作。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。1.年度：按照文件形成的年度进行分类。2.保管期限：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。3.机构（问题）：按照学校内部机构设置或问题性质进行分类，如党群工作、行政管理、教学工作、学生管理、后勤管理、安全保卫、科研工作、外事工作等。（三）编号规则1.档案编号采用“年度保管期限流水号”的形式，如“2023永久001”。2.同一保管期限内的档案按照流水号顺序编号，确保编号的唯一性和系统性。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、备注等项目。3.卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.编目应准确、清晰，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类方案和编号规则，将档案有序存放，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量与账目相符。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理，如档案损坏、霉变、虫蛀等，应及时采取修复、消毒等措施。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作由学校档案鉴定小组负责，鉴定小组由学校领导、档案室工作人员及相关部门负责人组成。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报学校领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案工作制度。2.服务学校工作原则：档案利用应紧密围绕学校各项工作，为教学、科研、管理等提供优质服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.本校教职工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校领导批准，并办理相关手续。3.涉及个人隐私的档案，本人可申请查阅，但须遵守保密规定。（三）利用方式1.查阅：本校教职工可直接到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：本校教职工因工作需要借阅档案，须填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件，但应注明出处，并加盖档案室印章。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量、复制档案的内容及数量等，以便统计和查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：采用先进的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享：通过学校内部网络，实现档案信息资源的共享，方便教职工查阅和利用档案。（三）数据安全与保密1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止数据泄露、丢失和被篡改。2.对档案数字化加工过程中的数据安全进行严格管理，确保数据的真实性和完整性。3.对档案信息系统的用户进行权限管理，严格控制用户的访问权限，防止未经授权的访问。八、档案工作人员职责（一）档案室工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案工作制度，热爱档案工作，具有较强的责任心和敬业精神。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、利用等，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.积极开展档案信息化建设工作，熟练掌握档案管理软件的操作技能，负责档案数字化加工、档案信息系统的维护和管理等工作。4.加强对档案工作的研究和探索，不断改进档案管理方法和技术手段，提高档案管理水平和服务质量。5.做好档案库房的安全防范工作，定期检查档案保管状况，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。6.积极为学校各项工作提供档案信息服务，根据需要编写档案参考资料，参与编史修志等工作。7.完成学校领导交办的其他档案工作任务。（二）各部门、各年级组、各班级档案工作责任人职责1.负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照学校档案工作制度的要求，定期将本部门、本年级组、本班级的档案移交学校档案室。3.积极配合学校档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.协助学校档案室做好档案信息化建设工作，及时报送本部门、本年级组、本班级的电子文件。九、监督与考核（一）监督检查1.学校档案工作领导小组定期对学校档案工作进行监督检查，确保档案工作制度的贯彻执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等工作情况，档案工作制度的落实情况，档案工作人员的履职情况等。3.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，限期整改。（二）考核评