交通局档案保密工作制度

PAGE交通局档案保密工作制度一、总则（一）目的为加强交通局档案保密工作，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家有关法律法规及行业标准，结合交通局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关各部门、下属各单位以及参与交通局档案管理工作的所有人员。（三）基本原则1.严格保密原则对涉及交通局工作秘密、业务数据、重要决策等档案信息，采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.依法管理原则档案保密工作遵循国家法律法规，依法进行管理，确保保密工作的合法性、规范性。3.预防为主原则强化档案保密意识教育，完善保密制度和措施，加强保密监督检查，预防档案信息泄露事件的发生。4.责任追究原则对违反档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立交通局档案保密工作领导小组，由局主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调交通局档案保密工作，研究解决保密工作中的重大问题。（二）领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案保密工作的法律法规和方针政策。2.制定和修订交通局档案保密工作制度。3.组织开展档案保密宣传教育和培训工作。4.监督检查档案保密制度的执行情况，及时发现和处理保密工作中的问题。5.对违反档案保密制度的行为进行调查处理，提出责任追究意见。（三）档案管理部门职责1.负责制定档案收集、整理、保管、利用等环节的保密措施，并组织实施。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务能力。3.定期检查档案保管环境和设施设备，确保档案安全。4.严格按照档案利用规定，审核档案利用申请，办理档案查阅、借阅、复制等手续。5.对涉及保密的档案信息进行加密存储和传输，防止信息泄露。（四）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案秘密。2.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理、分类、编目等工作准确无误。3.对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，及时跟踪档案去向。4.不得擅自将档案带出办公场所，严禁在私人场所谈论档案内容。5.发现档案有损坏、丢失或疑似泄露情况时，及时报告并采取相应措施。（五）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案在移交过程中的安全保密。2.在工作中涉及档案信息的部门和人员，应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息。3.积极配合档案管理部门开展档案保密工作，接受保密监督检查。三、档案保密制度（一）档案收集与整理保密制度1.在档案收集过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，对涉及保密的文件资料，要采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.对收集到的档案进行整理时，要在符合保密要求的环境中进行，避免无关人员接触档案内容。整理过程中发现档案有破损、缺失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.档案整理人员要对档案内容严格保密，不得私自摘抄、复制档案信息。（二）档案保管保密制度1.设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防盗门窗、防火设备、防潮防虫设备等，确保档案库房的安全。2.档案库房应实行专人管理，无关人员未经批准不得进入。档案管理人员要定期检查档案库房的安全情况，发现问题及时报告并处理。3.对档案进行分类存放，按照保密级别进行标识，便于管理和查找。对涉及绝密、机密级别的档案，应单独存放，并采取加密存储等特殊保密措施。4.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和完整性。发现档案有丢失、损坏等情况，要及时查明原因，并报告上级主管部门。5.对电子档案要进行备份存储，并分别存储在不同的介质和地点。备份存储介质要妥善保管，防止数据丢失或损坏。（三）档案利用保密制度1.严格档案查阅、借阅、复制审批手续。查阅、借阅、复制档案的人员，应填写申请表，注明查阅、借阅、复制的目的、内容和期限，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。2.查阅、借阅档案时，档案管理人员要严格按照批准的范围提供档案，并在指定的场所进行查阅、借阅，不得擅自将档案带出办公场所。查阅、借阅人员不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.复制档案应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。复制的档案要按照原件的保密要求进行管理。4.档案利用完毕后，查阅、借阅、复制人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员要对归还的档案进行认真检查，确保档案完整无损。5.对涉及重要机密的档案，一般不提供原件查阅，确需查阅原件的，应经档案保密工作领导小组批准，并采取严格的保密措施。（四）档案传输与存储保密制度1.采用加密技术对电子档案进行传输和存储，确保档案信息在传输和存储过程中的安全。2.在传输档案信息时，应选择安全可靠的传输渠道，避免通过公共网络传输涉及保密的档案信息。如确需通过公共网络传输，应采取加密等安全措施，并对传输过程进行监控。3.对存储档案信息的服务器、存储设备等要进行安全防护，设置访问权限和密码，定期进行安全检查和维护，防止数据被非法获取或篡改。4.禁止在连接互联网的计算机上存储、处理涉及保密的档案信息。如需在内部网络计算机上处理保密档案信息，应确保计算机安装了必要的杀毒软件和防火墙，并定期进行病毒查杀和系统更新。（五）档案销毁保密制度1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前，档案管理部门要进行认真鉴定，编制档案销毁清册，经档案保密工作领导小组批准后实施。2.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理人员和监督人员共同负责销毁工作。销毁过程要进行全程监督，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人，不得擅自将档案销毁工作委托给无关单位或个人。4.档案销毁后，档案管理部门要对销毁情况进行记录，并将档案销毁清册归档保存。四、档案保密监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案保密监督检查制度，定期对档案保密工作进行检查。检查内容包括档案保密制度的执行情况、档案保管环境、档案利用审批手续等。2.档案保密工作领导小组负责组织开展档案保密监督检查工作，每年至少进行一次全面检查，并根据工作需要进行不定期抽查。3.档案管理部门应定期对本部门的档案保密工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查方式与内容1.查阅资料检查档案管理制度、档案收集整理记录、档案利用审批表、档案销毁清册等相关资料，查看是否符合保密规定。2.实地查看检查档案库房的安全防护设施、档案存储情况、档案整理环境等，确保档案保管安全。3.人员访谈与档案管理人员、档案利用人员等进行访谈，了解档案保密制度的执行情况和人员的保密意识。（三）问题整改与跟踪1.对监督检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。被检查部门应按照整改通知书的要求，认真组织整改，并将整改情况及时报告档案保密工作领导小组。2.档案保密工作领导小组要对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。对整改不力的部门和个人进行通报批评，并责令其重新整改。五、档案保密宣传教育与培训（一）宣传教育计划1.制定档案保密宣传教育计划，定期组织开展档案保密宣传教育活动，提高全体人员的档案保密意识。2.宣传教育计划应包括宣传教育的内容、方式、时间安排等，确保宣传教育工作有针对性、系统性和实效性s。（二）宣传教育内容1.国家有关档案保密工作的法律法规和方针政策。2.交通局档案保密工作制度和操作规程。3.档案保密知识和技能，如保密意识培养、文件资料保管、信息安全防护等。4.典型案例分析，通过对档案信息泄露案例的剖析，吸取教训，增强保密意识。（三）培训方式与要求1.定期组织档案保密知识培训，培训对象包括档案管理人员、各部门负责人及涉及档案信息的工作人员。培训可采用集中授课、专题讲座、在线学习等方式进行。2.培训内容要结合实际工作，注重实用性和操作性。培训结束后，要对培训人员进行考核，考核结果纳入个人绩效考核。3.鼓励档案管理人员参加专业培训和学术交流活动，不断提高档案保密管理水平。六、档案保密工作奖惩制度（一）奖励制度1.对在档案保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。表现突出的情形包括：严格遵守档案保密制度，多年未发生档案信息泄露事件；积极提出保密工作合理化建议，被采纳后有效提升了档案保密工作水平；及时发现并妥善处理档案信息泄露隐患，避免造成重大损失等。2.奖励方式包括颁发荣誉证书、给予物质奖励、在全局范围内进行通报表扬等。（二）惩罚制度1.对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、责令整改、通报批评、扣发绩效奖金、行政处分等。2.有下列情形之一的，给予批评教育或责令整改：未按规定履行档案保密职责，情节较轻的；在档案收集、整理、保管、利用等过程中，违反保密规定，但未造成档案信息泄露的。3.有下列情形之一的，给予通报批评或扣发绩效奖金：擅自扩大档案查阅、借阅、复制范围的；未按规定办理档案查阅、借阅、复制审批手续的；在档案传输、存储过程中，违反保密规定，情节较轻的。4.有下列情形之一的，给予行政处分：故意泄露档案信息，造成严重后果的；私自将档案带出办公场所，导致档案信息泄露的；篡改、伪造档案信息的；因工作