事业单位采购工作制度

PAGE事业单位采购工作制度一、总则（一）目的为规范事业单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内所有采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出决策。其主要职责包括：1.研究制定采购工作的方针、政策和制度。2.审查批准采购计划和采购预算。3.审议采购方式的选择和变更。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体采购工作的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.根据采购领导小组的决策，编制采购计划和采购文件。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.整理采购档案资料，进行采购工作总结和分析。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购部门进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据本单位的工作需要和事业发展规划，于每年年底前提出下一年度的采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求后，结合单位的财务状况和采购资金安排，编制年度采购计划。采购计划应包括采购项目的名称、采购方式、采购时间、预算金额等。3.采购计划经采购领导小组审议通过后，报单位领导批准实施。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和预算金额等。2.采购部门对申请进行审核后，报采购领导小组审议。采购领导小组根据实际情况做出调整采购计划的决策。3.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，并按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物类：单项采购金额达到[X]万元以上。工程类：单项采购金额达到[X]万元以上。服务类：单项采购金额达到[X]万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购部门确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购部门组织相关人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。将论证意见报采购领导小组审议，经批准后实施单一来源采购。采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，由采购代表和有关专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并附上相关的技术文件和资料。2.采购申请表经需求部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门对采购申请的合理性、必要性和合规性进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。3.采购领导小组根据采购计划和实际情况，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请，由采购部门组织实施采购活动；审批不通过的采购申请，采购部门应及时通知需求部门，并说明理由。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和行业标准的要求。审核通过的采购文件，报采购领导小组批准后发布。（三）采购信息发布1.采购部门按照采购文件的要求，在指定的媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、采购方式、采购文件的获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.采购信息发布后，采购部门应及时收集供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格审查。资格审查合格的供应商，应通知其获取采购文件，并按照采购文件的要求参加采购活动。（四）开标、评标与谈判1.公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式应组织开标、评标或谈判活动。开标、评标或谈判活动应按照采购文件规定的程序和标准进行。2.开标活动应在规定的时间和地点进行，由采购部门主持。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标活动应组建评标委员会，由采购代表和有关专家组成。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标结果应向所有投标人公布。4.谈判活动应在采购部门的组织下，由谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件的要求，与供应商商定价格、条件和合同条款等内容。谈判结果应报采购领导小组批准。（五）中标与成交1.根据评标结果或谈判结果，采购领导小组确定中标人或成交供应商。采购部门应向中标人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并同时通知其他未中标或未成交的供应商。2.中标人或成交供应商应在规定的时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同的合法性、有效性和完整性。（六）验收与付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收应按照采购合同的要求和相关标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收合格的采购项目，采购部门应及时办理付款手续。付款应按照采购合同的约定进行，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等。双方的违约责任和争议解决方式。合同的生效时间和有效期。其他需要约定的事项。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物或提供服务，并保证货物或服务的质量符合要求。如供应商未能按时履行合同义务，应承担相应的违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议的约定处理相关事宜。2.合同变更或解除协议应报采购领导小组备案。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档和保管。采购合同档案应包括合同文本、中标通知书或成交通知书、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。在保存期限届满后，应按照规定进行销毁。七、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况和采购资金的使用效益。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购