《会计电算化》-第六章 购销存业务处理

第一节购销存业务处理概述一、购销存系统的结构功能1.采购管理子系统采购是企业生产经营活动的起点。是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。采购管理子系统的主要功能有:(1)采购管理订货处理包括采购订单处理、采购订货统计表、订单执行统计表、供应商催货函等。(2)采购业务处理包括采购入库、采购发票、采购结算处理。下一页返回第一节购销存业务处理概述

(3)采购账表可以按供货企业、日期等条件生成和查询各种与采购有关的账表，如结算统计表、结算明细表、增值税进项税抵扣明细表等。

2.库存管理子系统库存是连接采购和销售的中间环节。库存管理是对企业实物的管理，同时根据采购和销售的情涅.实现对库存商品的明细账管理。

3.销售管理子系统销售是将库存商品对外售出的经济活动。它是企业生产经营成果的实现过程，是企业经营活动的中心。销售管理系统的主要功能有:上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述(1)销售订货处理(2)销售业务处理(3)销售账表

4.核算子系统核算子系统是指存货的核算系统。存货的核算是企业会计核算的一项重要内容，进行存货核算，应正确计算存货购入成本，促使企业努力降低存货成本;反映和监督存货的收发、领退和保管情况;反映和监督存货资金的占用情况，促进企业提高资金的使用效率。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述二、购销存子系统间的关系购销存系统由采购、库存、销售、核算等子系统构成，各子系统既相互独立又相互联系。各子系统之间通过单据的传递实现联系。购销存各子系统之间的关系可用图6-1表示:三、购销存系统的初始设置购销存系统的初始设置是购销存系统正式启用前的一些准备工作，包括账套参数的设置、基础信息的设置、科目的设置以及期初余额的录入及期初记账等工作。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述

1.采购管理子系统参数设置启动“Tong2005”程序后，执行“采购一采购业务范围设置”命令进入“采购系统选项设置”对话框即可对采购系统参数进行设置，如图6-2所示。(1)业务控制(2)公共参数(3)结算选项(4)应付参数上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述2.库存管理子系统参数设置启动“Tong2005"程序后，执行“库存一库存业务范围设置”命令，进入“系统参数设置”对话框，即可对库存管理子系统参数进行设置，如图6-3所示。3.销售管理子系统参数设置启动“Tong2005"程序后，执行“销售一销售业务范围设置”命令，进入“销售系统选项设置”对话框即可对销售管理子系统参数进行设置，如图6-4所示。(1)业务范围，如图6-4所示。(2)业务控制，如图6-5所示。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述(3)系统参数，如图6-6所示。(4)打印参数，主要是报表显示打印设置行数;分页打印时是否将合计打印在备注栏;打印发票日期分割符。(5)价格管理，如图6-7所示。(6)应收核销，如图6-8所示。4.存货核算子系统参数设置启动“Tong2005"程序后，执行“核算一核算业务范围设置”命令，进入“基本设置”对话框即可对存货核算子系统参数进行设置，如图6-9所示。(1)核算方式上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述(2)控制方式(3)最高最低控制(4)供应商、客房往来5.科目设置存货核算中的科目设置是指为了在存货核算填制凭证时更方便、快捷，而在初始化时在系统中将本系统核算可能涉及的科目预先设置好，以便系统生成凭证时自动带出。执行“存货一科目设置”命令可设置以下科目:(1)存货科目，用于设置核算系统中生成凭证所需要的各种存货科目及差异科目。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述(2)存货对方科目，用于设置核算系统中生成凭证所需要的存货对方科目。(3)存货运费科目，用于设置系统中生成凭证所需要的各种运费科目。(4)存货税费科目，用于设置系统中生成凭证所需要的应计入的借方税费科目。(5)存货结算科目，用于设置系统中生成凭证所需要的各种结算科目。(6)非合理损耗科目，用于设置系统中生成凭证所需要的核算各种非合理损耗科目。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述(7)存货应付科目，用于设置系统中生成凭证所需要的各种应付科目。(8)客户往来科目，由于购销业务凭证中的科目较为固定，为了简化凭证的生成，可在此处预先设置核算此类业务所需的会计科目。(9)供应商往来科目，与“客户往来科目”设置中的选项及各选项含义类似。四、期初数据录入与期初记账为了保证数据的连贯性，在正式启用购销存系统进行日常核算之前，还必须将系统启用前的数据分别录入各子系统并记账。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述1.采购管理子系统期初数据录入及期初记账采购管理子系统的期初数据主要包括期初在途存货及期初暂估入库存货数据。(1)期初数据录入(2)期初记账，期初记账是将期初在途存货和期初暂估入库存货数据计入采购账中。2.库存管理子系统期初数据录入及期初记账(1)期初数据录入，库存管理子系统期初数据主要包括库存期初和货位期初数据。上一页下一页返回第一节购销存业务处理概述①库存期初是指在系统启用前全部存货的期初余额。②货位期初是指系统启用前各货位各存货的期初结存情况。(2)期初记账，在“期初余额”对话框中单击“记账”按钮则可执行库存期初记账。3.销售管理子系统期初数据录入销售管理子系统期初数据主要是期初发货单。期初发货单是指系统启用前已经发货，但尚未开出发票的存货。4.存货核算子系统期初数据录入存货核算子系统期初数据包括期初余额和期初差异数据。上一页返回第二节采购业务处理一、采购日常业务的工作流程一般采购日常业务工作流程如下:①录入订货单→②录入或生成入库单→③录入采购发票→④采购结算→⑤入库单审核→⑥生成凭证。二、采购日常业务的具体处理流程采购日常业务涉及取得购货发票、验收入库、支付货款等环节，由于各环节发生的时间不一致，从而形成不同类型的采购业务。如验收入库的同时取得购货发票即单货同行业务;或先取得购货发票后验收入库即在途业务;或先验收入库后取得购货发票即暂估入库业务。不同类型的采购业务其具体操作流程稍有不同。下一页返回第二节采购业务处理1.单货同行业务的处理流程由于结算时间的不同，单货同行业务又分为现付业务和赊购业务。(1)现付业务的处理(2)赊购业务的处理2.在途业务的处理在手工账务处理中，一般在途业务不做处理，待验收入库后，视同单货同行处理。但在财务管理软件中，为了随时掌握在途货物的情况，在收到发票时，应在采购管理子系统中录入购货发票，待货物验收入库后，再在库存管理系统中录入入库单并执行采购结算。实际上在途业务的处理与单货同行的流程相同，只是把整个流程分成了两个阶段。上一页下一页返回第二节采购业务处理

3.暂估入库业务的处理流程如果验收入库的货物在月末仍未收到购货发票，为了正确核算存货成本，则需要在月末时做暂估入库处理。其处理流程分为两个阶段，一是本月月末的处理，二是下月的处理。(1)本月月末的处理，本月月末处理流程如下:在采购管理子系统中录入订货单;在库存管理子系统中录入或生成入库单;此时入库单的单价只是估计的单价;在核算子系统中，查询明细账，生成凭证。(2)下月的处理，下月暂估入库的处理有三种方式，即月初回冲、单到补差、单到回冲。上一页返回第三节销售业务处理一、销售日常业务的工作流程一般销售日常业务的工作流程如下:①录入销售发票→②录入或生成提货单(发货单)→③生成出库单→④单据记账→⑤生成凭证二、销售日常业务的具体处理流程销售业务涉及开出发货单或提货单、开具销售发票、产品出库、货款结算等环节。由于各环节发生时间不一致，而形成不同类型的销售业务。最常见的有两种:一是开票后直接发货，二是先发货后开票。1.开票后直接发货的处理下一页返回第三节销售业务处理在销售管理子系统中录入销售订单;在销售管理子系统中参照销售订单生成或录入销售发票;在库存管理子系统中参照已复核的销售发票生成销售出库单;在销售管理子系统中根据销售发票生成发货单;此时发货单只能浏览，不能进行增删和审核等操作;在核算子系统中，执行“核算→正常单据记账”登记存货明细账;在核算子系统中，执行“凭证→购销单据制单”生成凭证传递到总账。上一页下一页返回第三节销售业务处理2.先发货后开票业务的处理在销售管理子系统中录入销售订单;在销售管理子系统中参照销售订单生成销售发货单;在库存管理子系统中生成出库单;在销售管理子系统中参照发货单生成销售发票;在核算子系统中，执行“核算→正常单据记账”登记存货明细账;在核算子系统中，执行“凭证→购销单据制单”生成凭证传递到总账上一页返回第四节发出存货业务处理一、材料发出业务的处理库存管理子系统提供采购入库、销售出库、材料出库等管理，本节仅对材料出库业务处理进行介绍。其中采购入库及销售出库在前面的采购业务及销售业务处理中已介绍，在此不再赘述。1.一般材料出库处理的工作流程一般材料出库处理的工作流程为:①录入材料出库单→②审核材料出库单→③单据记账→④生成凭证下一页返回第四节发出存货业务处理2.材料出库处理的具体流程在库存管理子系统中选择“材料出库单”选项;在“材料出库单”对话框中单击【增加】，系统自动新增一张空白的材料出库单，录入相关内容后单击【保存】。在“材料出库单”对话框中用鼠标单击工具条上的【上张】、【下张】、【首张】、【末张】按钮，查找需审核的材料出库单，单击“审核”或“批审”按钮，审核材料出库单;在核算子系统中选择执行“核算→正常单据记账”，在“正常单据记账条件”对话框中选择“材料出库单”.单击【确定】.实现对材料出库单的记账。上一页下一页返回第四节发出存货业务处理在核算子系统中执行“凭证→购销销据制单”.单击【选择】按钮.在“杳询条件”对话框中选择“材料出库单”，选择相应参数后，单击【确认】按钮。修改凭证类别、摘要等，单击【生成】按钮即生成凭证，传递到总账。上一页下一页返回第四节发出存货业务处理二、购销存账表的查询在购销存系统中的各子系统中都有强大的账表查询功能，如在采购管理子系统中可查询采购统计表、采购账簿、采购分析表等;在库存管理子系统中可以查询库存账、批次账、货位账、统计表等;在销售管理子系统中可查询销售明细表、销售统计表、销售明细账等;在核算子系统中可以查询明细账、总账等。另外在系统中还可通过自定义“我的报表”来实现对有特殊要求的账表的查询。三、月末处理月末处理包括月末结账和期末处理。上一页下一页返回第四节发出存货业务处理

1.月末结账月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的有关数据计入有关账表中。在购销存系统中，月末结账必须是应按照以下顺序进行:采购管理、销售管理子系统结账;库存管理子系统结账;核算子系统期末处理;核算子系统结账。上一页下一页返回第四节发出存货业务处理

2.期末处理期末处理主要是指核算子系统的期末处理。所谓期末处理是指当日常业务全部完成后，计算按全月平均方式核算的存货的全月平均单价及其本会计月出库成本;计算按计划价/售价方式核算的存货的差异率/差价率及其本会计月的分摊差异/差价;并对已完成日常业务的仓库/部门做处理标志。此功能应在采购和销