进一步规范询价工作制度

PAGE进一步规范询价工作制度一、总则（一）目的为了加强公司询价工作的管理，规范询价流程，确保询价信息的准确性、完整性和及时性，提高采购决策的科学性和合理性，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等询价工作的全过程。（三）基本原则1.合法性原则：询价工作必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.全面准确原则：询价信息应全面、准确地反映采购需求，避免出现模糊不清或歧义的表述。4.及时高效原则：在规定时间内完成询价工作，提高工作效率，满足公司业务开展的需要。二、询价工作流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求的合理性、必要性进行审核。2.如发现采购需求存在不合理或不必要的情况，采购部门应与需求部门沟通协商，提出修改建议。（三）询价准备1.采购部门根据审核通过的《采购需求申请表》，制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容。2.采购部门确定询价供应商名单。可通过公司供应商库筛选、行业推荐、网络搜索等方式，选取具有良好信誉、生产能力和供应能力的供应商作为询价对象。3.采购部门向选定的供应商发送询价文件，明确询价的截止时间、报价方式等要求。（四）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求进行报价。报价应包括物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.供应商应在规定的询价截止时间前，将报价文件以书面形式或电子形式提交给采购部门。（五）询价结果整理与分析1.采购部门收到供应商的报价文件后，对报价进行整理和记录。2.采购部门对各供应商的报价进行分析比较，评估其价格合理性、交货期可靠性、售后服务质量等因素。3.采购部门可组织相关人员对供应商进行实地考察或电话访谈，进一步了解供应商的实际情况。（六）采购决策1.根据询价结果分析，采购部门提出采购建议，包括推荐的供应商、采购价格、采购数量、交货期等内容。2.采购建议提交至采购决策小组审议。采购决策小组由公司领导、采购部门负责人、财务部门负责人、需求部门负责人等组成。3.采购决策小组根据公司利益和实际需求，对采购建议进行审议和决策。（七）合同签订1.采购决策确定后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。（八）采购执行与监督1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.公司内部审计部门或相关监督部门对询价工作和采购合同执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，避免出现模糊不清或歧义的条款。2.询价文件应明确采购需求的各项要求，包括技术规格、质量标准、数量要求、交货时间、交货地点等，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）格式规范1.询价文件应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附件等部分。2.封面应注明询价文件的名称、编号、询价日期、采购单位等信息。3.目录应清晰列出询价文件各部分的标题和页码。4.正文应按照采购需求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等顺序依次编写。5.附件应包括相关技术文件、图纸、样品等资料，作为询价文件的补充说明。（三）内容规范1.采购需求明细：详细列出采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求等信息。对于复杂的采购项目，可提供详细的技术规格说明书或图纸。2.报价要求：明确报价的范围、方式、有效期等要求。报价方式可分为总价报价、单价报价等，应根据采购项目的特点选择合适的报价方式。报价有效期应合理设定，确保供应商在有效期内的报价具有约束力。3.交货期要求：明确物资或服务的交货时间、交货地点等要求。交货时间应具体到日期，交货地点应详细注明。对于有特殊交货要求的项目，如分批交货、紧急交货等，应在询价文件中明确说明。4.售后服务要求：明确供应商应提供的售后服务内容，包括维修、保养、培训、技术支持等方面的要求。售后服务要求应具体、可操作，确保供应商能够提供及时、有效的售后服务。四、询价供应商管理（一）供应商选择标准1.信誉良好：供应商应具有良好的商业信誉，无不良记录，在行业内具有较高的口碑。2.生产能力：供应商应具备足够的生产能力，能够满足公司采购需求的数量和质量要求。3.供应能力：供应商应具有稳定的供应渠道和充足的库存，能够保证按时、按质、按量交货。4.价格合理：供应商的报价应具有竞争力，在保证质量的前提下，价格合理。5.售后服务：供应商应能够提供良好的售后服务，及时解决产品质量问题和客户投诉。（二）供应商准入与评估1.供应商准入：新供应商申请加入公司供应商库，应填写《供应商准入申请表》，提供公司简介、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。2.供应商评估：采购部门对申请准入的供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、生产能力、供应能力、价格水平、售后服务等方面。评估可通过实地考察、问卷调查、客户反馈等方式进行。3.供应商库建立：采购部门根据供应商评估结果，建立公司供应商库。供应商库应定期更新和维护，确保供应商信息的准确性和有效性。（三）供应商考核与淘汰1.供应商考核：采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格等方面。考核结果可分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.供应商淘汰：对于考核结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能整改到位，采购部门应将其从供应商库中淘汰，并停止与其合作。五、询价工作纪律与保密规定（一）工作纪律1.参与询价工作的人员应严格遵守公司的各项规章制度，不得利用职务之便谋取私利。2.询价人员应保持公正、廉洁的工作态度，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.询价人员应认真履行工作职责，不得擅自泄露询价信息或与供应商串通谋取不正当利益。（二）保密规定1.询价过程中涉及的商业秘密、技术秘密、供应商信息等应严格保密。2.参与询价工作的人员不得向无关人员透露询价信息，不得将询价文件、报价文件等资料带离工作场所或转借他人。3.如因工作需要查阅询价相关资料，应经采购部门负责人批准，并在规定的范围内使用，不得擅自复制或传播。六、询价工作监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价工作进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、合同执行是否到位等情况。2.采购部门应建立询价工作台账，记录询价项目的基本情况、询价过程、采购决策等信息，接受内部审计部门的检查。（二）外部监督1.公司应积极接受相关政府部门、行业协会等