学校资料管理工作制度汇编

PAGE学校资料管理工作制度汇编一、总则（一）目的为加强学校资料管理工作，确保学校各类资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各学科在教学、科研、管理等活动中形成的各类资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的资料管理部门，对全校各类资料进行集中统一管理，确保资料管理的规范性和一致性。2.分类分级管理原则根据资料的性质、来源、用途等进行分类分级管理，便于资料的收集、整理、存储和查阅。3.安全保密原则加强资料的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止资料的泄露、丢失和损坏。4.高效利用原则充分发挥资料的作用，提高资料的利用效率，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持。二、资料管理机构及职责（一）资料管理部门学校设立资料管理中心，作为学校资料管理的职能部门，负责全校资料管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）资料管理部门职责1.制定和完善学校资料管理工作制度、流程和标准。2.负责学校各类资料的收集、整理、分类、编目、存储和保管。3.建立学校资料管理信息系统，实现资料的信息化管理和共享。4.组织开展资料的借阅、查阅、复制等服务工作，为学校教学、科研、管理等工作提供支持。5.定期对学校资料进行清查盘点，确保资料的账实相符。6.加强与学校各部门、各年级、各学科的沟通协调，指导和督促其做好资料管理工作。7.负责学校资料管理工作的总结、评估和考核。（三）资料管理人员职责1.认真履行资料管理工作职责，严格遵守资料管理工作制度和流程。2.负责资料的日常收集、整理、分类、编目、存储和保管等工作，确保资料的完整性和准确性。3.熟练掌握资料管理信息系统的操作技能，及时更新和维护资料信息。4.热情服务，为学校师生提供优质、高效的资料借阅、查阅、复制等服务。5.严格遵守资料安全保密规定，做好资料的安全防护工作，防止资料的泄露、丢失和损坏。6.定期对资料管理工作进行总结和反思，不断提高资料管理工作水平。三、资料的分类与编号（一）资料分类学校资料分为教学资料、科研资料、管理资料、学生资料四大类。1.教学资料包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教材、试卷、成绩册等。2.科研资料包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、著作、专利等。3.管理资料包括学校规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、文件、报表等。4.学生资料包括学生学籍档案、成绩单、奖惩记录、综合素质评价等。（二）资料编号为便于资料的管理和查询，对每类资料进行编号。编号采用分类号+流水号的形式，分类号按照资料分类设置，流水号按照资料的形成时间顺序依次编排。例如：1.教学资料：JX+流水号2.科研资料：KY+流水号3.管理资料：GL+流水号4.学生资料：XS+流水号四、资料的收集与整理（一）收集范围学校各部门、各年级、各学科在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各类资料，均应纳入收集范围。（二）收集要求1.及时性各部门、各年级、各学科应及时将本部门形成的资料收集整理后移交资料管理部门。2.完整性收集的资料应齐全完整，包括资料的原件、复印件、电子文档等。3.准确性收集的资料应真实准确，不得弄虚作假。（三）整理方法1.分类整理按照资料分类标准，对收集的资料进行分类整理。2.编目编号对整理后的资料进行编目编号，建立资料目录索引。3.装订成册对纸质资料进行装订成册，便于保存和查阅。4.数字化处理对重要资料进行数字化处理，建立电子档案，实现资料的信息化管理和共享。五、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料设立专门的纸质资料库房，按照资料分类存放，配备必要的存储设备，如书架、档案柜等。2.电子资料建立电子资料存储服务器，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并定期进行备份。（二）保管要求1.防火防盗资料库房应配备防火、防盗设施，如灭火器、防盗门、防盗窗等。2.防潮防虫资料库房应保持干燥通风，定期进行除湿、防虫处理，防止资料受潮、发霉、虫蛀。3.防磁防尘电子资料存储服务器应采取防磁、防尘措施，防止资料受到磁场干扰和灰尘污染。4.定期清查盘点定期对资料进行清查盘点，核对资料的数量、质量和存储情况，确保资料的账实相符。六、资料的借阅与查阅（一）借阅范围学校师生因教学、科研、管理等工作需要，可借阅学校资料管理部门保管的资料。（二）借阅要求1.填写借阅申请表借阅人应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.审批借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报资料管理部门审批。资料管理部门根据借阅人申请，审核资料的可用性和借阅期限，并签署审批意见。3.登记借阅人凭审批后的借阅申请表到资料管理部门办理借阅登记手续，领取借阅资料。4.按时归还借阅人应按时归还借阅资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）查阅要求1.填写查阅申请表查阅人应填写查阅申请表，注明查阅资料的名称类别、查阅用途等信息。2.审批查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报资料管理部门审批。资料管理部门根据查阅人申请，审核资料的可用性，并签署审批意见。3.查阅地点查阅人凭审批后的查阅申请表到资料管理部门指定的查阅地点查阅资料。4.查阅方式查阅人应在资料管理部门工作人员的监督下查阅资料，不得擅自将资料带出查阅地点，不得在资料上涂改、标记、损坏。七、资料的保密与安全（一）保密制度1.加强对资料管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的资料，应严格按照保密规定进行管理，采取必要的保密措施，防止资料泄露。3.严格控制资料的借阅范围和查阅权限，对涉及保密内容的资料，应经学校保密委员会批准后方可借阅和查阅。4.资料管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将资料泄露给无关人员。（二）安全制度1.加强资料库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警设备等。2.定期对资料进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对电子资料应采取必要的安全防护措施，如设置密码、加密存储等，防止电子资料被非法获取和篡改。4.加强对资料管理人员的安全教育，提高安全意识，确保资料管理工作的安全。八、资料的销毁与处置（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的资料。2.因机构撤销、合并等原因不再使用的资料。3.经鉴定确认为无效或错误的资料。（二）销毁程序1.提出申请资料管理部门根据资料的保管期限和实际情况，提出资料销毁申请，填写资料销毁申请表，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等信息。2.审批资料销毁申请表经学校分管领导签字同意后，报学校校长办公会审批。3.销毁实施资料管理部门按照学校校长办公会批准的销毁方案，组织实施资料销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，由资料管理部门工作人员和学校纪检监察部门人员共同监督，确保销毁工作的安全、彻底。4.记录备案资料管理部门对资料销毁情