大学行政办公室工作制度

PAGE大学行政办公室工作制度一、总则（一）目的为了加强大学行政办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规以及学校的实际情况，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于大学行政办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规、教育部门相关规定以及学校的各项规章制度，确保办公室工作合法合规。2.高效服务原则以服务师生、服务教学科研为宗旨，优化工作流程，提高工作效率，为学校各项事业发展提供有力保障。3.分工协作原则明确各岗位职责，在分工的基础上加强协作，形成工作合力，共同完成办公室各项任务。4.保密原则严格遵守学校保密制度，对涉及学校机密信息、师生隐私等内容予以保密，防止信息泄露。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责行政办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与学校其他部门之间的工作关系，加强沟通与协作，确保各项工作顺利推进。3.负责办公室工作人员的工作安排、考核评价以及培训发展等工作，提高团队整体素质。4.审核办公室各类文件、报告、会议纪要等，确保文件质量和工作决策的科学性。5.参与学校重要决策和工作部署的研究讨论，为学校领导提供决策支持和建议。6.完成学校领导交办的其他临时性工作任务。（二）行政秘书职责1.负责学校行政公文的起草、审核、印发、归档等工作，确保公文格式规范、内容准确。2.安排学校行政会议，做好会议通知、会议记录、会议纪要整理等工作，并及时传达会议精神。3.协助办公室主任协调学校内部各部门之间的工作关系，处理一般性工作事务。4.负责学校行政印章的管理与使用，严格按照规定程序进行用印登记。5.做好学校行政文件、资料的收集、整理、保管工作，建立健全档案管理制度。6.完成领导交办的其他行政事务性工作。（三）人事秘书职责1.负责学校教职工的招聘、录用、调配、转正、考核、奖惩等人事管理工作。2.办理教职工的入职、离职、调动等手续，做好人事档案的建立、更新和保管工作。3.核算教职工工资、福利、社会保险等费用，办理相关申报和发放手续。4.组织开展教职工培训、职称评定、岗位聘任等工作，协助教师做好职业发展规划。5.负责学校人事信息系统的维护与管理，及时更新和上报人事数据。6.处理教职工人事方面的来信来访，协调解决人事纠纷和问题。7.完成领导交办的其他人事相关工作。（四）财务秘书职责1.协助学校财务部门做好行政经费的预算编制、执行和决算工作。2.负责行政办公室日常办公用品、设备采购等费用的报销审核工作，确保报销凭证真实、合法、合规。3.做好行政办公室固定资产的登记、清查和管理工作，定期进行盘点，确保资产安全。4.协助财务部门做好财务报表的编制和报送工作，提供相关财务数据和资料。5.参与学校财务管理制度的制定和完善，提出合理化建议，加强财务管理。6.完成领导交办的其他财务相关工作。（五）信息管理秘书职责1.负责学校行政办公信息化系统的建设、维护和管理，确保系统正常运行。2.收集、整理、发布学校行政工作信息，及时更新学校网站行政板块内容，提高信息透明度。3.协助各部门做好信息化办公设备的使用培训和技术支持工作，提高办公自动化水平。4.负责学校行政办公软件、办公设备的选型、采购和配置工作，满足工作需要。5.做好学校行政信息安全管理工作，制定信息安全制度，防范网络安全风险。6.完成领导交办的其他信息化相关工作。三、工作流程（一）公文处理流程1.收文办公室专人负责签收上级部门、其他单位发来的公文，核对文件数量、编号、密级等信息。对收文进行登记，记录收文日期、发文机关、文号、标题、密级等内容，并及时送办公室主任阅批。办公室主任根据文件内容和工作需要，提出拟办意见，明确承办部门或人员，并将文件转交给相关人员办理。2.承办承办人员接到文件后，按照拟办意见认真办理。如需与其他部门协调的，及时沟通协商，确保工作顺利推进。对需要回复的文件，承办人员应在规定时间内起草复文，经部门负责人审核后，送办公室审核。3.审核办公室对承办人员起草的复文进行审核，重点审核文件内容是否符合法律法规、政策要求，格式是否规范，语言是否准确等。审核通过的文件，送办公室主任签发；审核不通过的文件，返回承办人员修改完善后重新审核。4.签发办公室主任对审核后的文件进行签发。涉及重要事项、重大决策的文件，需经学校主要领导签发。签发后的文件，由办公室专人负责编号、排版、印制，并加盖学校行政印章。5.发文办公室按照发文范围，将印制好的文件分发给相关部门和人员，并做好发文登记。对需要存档的文件，按照档案管理规定进行整理归档，以备查阅。（二）会议组织流程1.会议筹备根据学校工作安排和领导要求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。行政秘书负责起草会议通知，明确会议议程、要求等内容，并提前发送给参会人员。准备会议所需的文件、资料、设备等，如会议材料、投影仪、音响设备等。安排会议场地，做好座位标识、茶水服务等准备工作。2.会议通知行政秘书通过学校办公系统、电子邮件、短信等方式向参会人员发送会议通知，确保通知及时、准确传达。对重要会议，可采取电话通知等方式进行确认，确保参会人员知晓会议信息。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等。会议记录应客观、准确、完整，使用规范的记录格式和语言。4.会议纪要会议结束后，行政秘书及时整理会议纪要，经办公室主任审核后，发送给参会人员和相关部门。根据会议决议事项，明确责任部门和完成时间，跟踪落实情况。5.会议总结对会议效果进行评估总结，分析会议组织过程中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。将会议总结报告提交给办公室主任，作为今后会议组织工作的参考。（三）人事管理流程1.招聘录用根据学校岗位需求，发布招聘信息，明确招聘条件、程序等要求。收集应聘人员简历，进行初步筛选，确定符合条件的人员进入面试环节。组织面试，由用人部门和人事部门共同对应聘人员进行考核评价，确定拟录用人员。对拟录用人员进行体检、政审等，合格后办理入职手续。2.转正考核新员工入职后，人事秘书按照规定时间提醒用人部门对新员工进行试用期考核。用人部门根据新员工工作表现，填写转正考核表，提出转正意见。人事部门审核转正考核表，办理转正手续，确定转正后的工资待遇等。3.考核奖惩制定年度考核方案，明确考核内容、标准、程序等要求。组织教职工进行年度考核，填写考核表，由所在部门负责人、同事、学生等进行评价打分。根据考核结果，确定优秀、合格、不合格等次，对优秀人员进行表彰奖励，对不合格人员进行相应处理。对在工作中表现突出或有重大贡献的教职工，按照学校规定给予奖励；对违反学校规章制度的教职工，进行批评教育或纪律处分。4.职称评定根据上级职称评定文件精神，制定学校职称评定工作方案，明确评定条件、程序等要求。组织教职工申报职称，审核申报材料，确保材料真实、完整、有效。组建职称评审委员会，对申报人员进行评审，确定通过人员名单。公示通过人员名单，无异议后上报上级部门审批。5.岗位聘任根据学校岗位设置和人员情况，制定岗位聘任方案，明确聘任条件、程序等要求。组织教职工进行岗位聘任申请，审核申请材料，确定拟聘任人员名单。公示拟聘任人员名单，无异议后签订岗位聘任合同，明确岗位职责、聘期、待遇等。（四）财务管理流程1.预算编制根据学校事业发展规划和年度工作计划，行政办公室协助财务部门制定行政经费预算草案。对各项行政经费支出进行详细测算，充分考虑工作实际需要和财力状况，确保预算合理、科学。组织相关人员对预算草案进行论证和审核，广泛征求意见，报学校领导审批后执行。2.经费报销行政办公室工作人员办理办公用品、设备采购等费用报销时，应填写报销单，附上发票、清单等原始凭证。将报销单提交给财务秘书进行初审，审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合规定。财务秘书初审通过后，送办公室主任审批；涉及较大金额的报销，需经学校分管领导审批。审批通过的报销单送财务部门办理报销手续，财务部门按照规定进行支付。3.固定资产管理财务秘书负责行政办公室固定资产的登记入账工作，建立固定资产台账，记录资产名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。定期组织对固定资产进行清查盘点，核实资产数量、使用状况等，确保账实相符。对盘盈、盘亏的固定资产，及时查明原因，按照规定程序进行处理，并调整固定资产台账。固定资产报废时，由使用部门提出申请，经财务部门、资产管理部门审核后，报学校领导批准，办理报废手续。4.财务报表编制财务秘书按照财务部门要求，定期编制行政办公室财务报表，如经费收支报表、资产负债表等。对财务报表数据进行认真核对和分析，确保数据准确、真实，能够反映行政办公室财务状况和收支情况。将编制好的财务报表报送财务部门和办公室主任，并提供相关财务分析报告，为学校财务管理提供决策依据。（五）信息管理流程1.信息收集信息管理秘书通过多种渠道收集学校行政工作信息，如各部门工作动态、重要会议及活动情况、上级部门文件精神等。定期与各部门沟通交流，了解工作进展和存在的问题，及时收集相关信息。关注学校官方网站、社交媒体等平台上的信息反馈，收集师生对行政工作的意见和建议。2.信息整理对收集到的信息进行分类整理，按照工作性质、时间顺序等进行归档，便于查找和使用。对信息内容进行审核，确保信息真实、准确、完整，去除冗余信息，提高信息质量。将整理好的信息录入学校行政办公信息化系统，建立信息数据库。3.信息发布根据信息的性质和发布范围，在学校网站、办公系统、微信公众号等平台上及时发布行政工作信息。对重要信息进行推送，确保师生能够及时了解学校行政工作动态和重要决策。定期更新学校网站行政板块内容，保持信息的时效性和可读性。4.信息安全管理制定信息安全管理制度，明确信息管理各环节的安全责任和操作规范。对行政办公信息化系统进行安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。加强对工作人员的信息安全培训，提高安全意识，规范操作行为。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守学校作息时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照学校规定的请假程序办理请假手续，填写请假申请表，经批准后交办公室备案。3.请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。如需延长假期，应提前办理续假手续。4.办公室定期对工作人员考勤情况进行统计和公示，对迟到、早退、旷工等行为按照学校规定进行处理。（二）工作纪律1.遵守职业道德，爱岗敬业，认真履行工作职责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。2.严格遵守工作程序和工作规范，确保工作质量和效率。对重要工作和紧急任务，应加班加点完成，不得延误。3.保守工作秘密，不得泄露学校机密信息、师生隐私等内容。对涉及保密的文件、资料、会议等，应严格按照保密规定进行管理。4.严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、炒股等。5.加强团队协作，相互支持、相互配合，不得搬弄是非、制造矛盾。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁接受服务对象的礼品、礼金、宴请等，不得参与不正当的经济活动。3.在办公用品采购、设备维修、项目招标等工作中，应严格按照规定程序进行，确保公平、公正、公开。4.自觉接受组织和群众的监督，对发现的违规违纪行为及时进行整改。五、培训与发展（一）培训计划1.根据办公室工作需要和人员实际情况，制定年度培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间等。2.培训内容包括政治理论、业务知识、工作技能、职业道德等方面，以提高工作人员综合素质。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、实地考察等多种形式，满足不同培训需求。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，确保培训质量和效果。2.内部培训由办公室业务骨干担任讲师，分享工作经验和业