《会议运营》课件-任务1 了解会议的发展

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.了解会议的定义、特点、构成要素、分类与作用2.了解会议业的概念、特点与发展历程3.了解会议运营岗位分类与运营岗位职业知识目标能力目标1.能提炼总结会议活动的构成要素2.能区分传统会议与现代会议3.能够掌握会议运营岗位的分类与职业要求项目一会议认知——识别真面目素养目标1.培养学生的数字素养和运营管理的系统思维2.培养学生具备合法申办与组织会议的基本法律意识和节俭办会的环保意识，自觉维护会议信息安全的意识以及现代服务业精致服务意识3.培养学生使用现代数字技术解决会议运营与管理问题的意识以及树立专业认同感与职业自信项目一会议认知——识别真面目任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位2-会议的定义与特点1-会议的起源与发展3-会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读案例导入上海辉宏会议服务公司为了能在世博期间做好各类会议服务工作，面向社会招收了30名会务工作人员，其中大部分人员属于非会议服务专业人员，对“什么是会议”、“会议的作用”等相关知识并不十分了解，如何让新人快速了解会议的含义及作用，培训部经理将这个任务交给了部门秘书王芳，并要求王芳2小时后将自己的想法以文字形式发送至其电子邮箱。◆如果你是秘书王芳，你将如何回复部门经理？◆请思考5分钟小组讨论（20分钟）◆要求：各小组写出自己尽可能完美的答案。（可借助书本、网络等）◆一、会议的定义◆二、会议的特征◆三、会议的作用知识链接1.1会议的起源与发展会议的起源：会议活动是人类社会极为纷繁广泛的一种社会现象，起源于原始社会，在

人类的经济生活、政治生活、文化生活等各领域中占有极其重要的地位。公元前651年齐桓公葵丘诸侯会盟原始部落首领召集氏族议事1776年北美大陆会议发表《独立宣言》2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展1.1会议的起源与发展会议的发展：从原始社会的雏形阶段，到封建社会的成熟阶段，再到现代社会的完善阶段，

会议的发展与社会经济、科技进步和文化交流密切相关。封建社会时期原始社会时期现代社会时期2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展雏形阶段：临时简单的群体商议过程成熟阶段：对群体事务进行管理的方式完善阶段：社会交往的重要交流管理手段1.2会议的定义和特点会议定义：指多人有组织、有目的地在一定时空内聚集，旨在交流信息、商讨事项的一种集体活动方式。2012北大西洋公约组织首脑会议中国共产党第十七次全国代表大会2009联合国气候变化大会3-会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点澳大利亚联邦旅游部:所有的聚会，包括集会、大会、协商会、研讨会、讨论会和座谈会，都是人们为了一个共同的目标：共享信息聚到一起的。官方解释:会议是指三个人或三个人以上参与的、有组织的、有目的的一种短时间聚集的集体活动方式。国内外相关学者:会议是指有组织、有领导地交流信息、商议事情的机会。孙中山:凡研究事理而为之解决，一人谓之独思、二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。马勇、王春雷:会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。王书翠:在一定的时间和空间范围内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动，均可以被称之为会议。1.2会议的定义和特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点会议特征：并非所有聚集在一起的活动都可以称作会议，一个可以称做会议的活动必须具备以下特征⑴有明确的目的。如研究问题、交流信息、获取知识、贯彻上级指示和统一思想等。⑵有组织计划。有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意漫谈。⑶有一定的结果。无论是达成一致，还是意见不统一，是推迟决定，还是停止讨论，最终都应有一个结论。⑷群体沟通。人数不少于三人。⑸有主持人。交流方式多样性⑹遵循一定的规则。如座位有安排，发言有先后，始终有时间等。⑺是一种短暂的行为。天下没有不散的宴席，世上没有永远的会议。3-会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点1.2会议的定义和特点1.3会议的基本构成要素1、会议名称2、会议时间3、会议地点4、会议主办者5、会议参会人员6、会议议题7、会议成果5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素会议时间会议参会人员会议主办者会议地点会议名称会议成果与会者会议议题

1.会议名称

1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素概念：会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间届次、

地点、范围、规模等等。例:中韩秘书教育学术研讨会

可口可乐(中国)饮料有限公司2017年销售会议

深圳开发科技股份有限公司第九次（2020年度）股东大会”

会议名称的形式：1.长沙商贸旅游职业技术学院2024级新生军训成果展示大会单位+内容+会议种类2.亚太集团2023年工作总结表彰大会单位+年度+内容+会议种类3.2024年湖南省公路春运票价听证会时间+会议内容+会议种类确定会议名称的注意事项1.文字表达规范、确切。2.与会议的主题、类型相符3.一般的企业会议不允许冠以“中国”“中华”称谓。

2.会议时间

会议的召开时间和会期即会议的起讫时间和时间跨度。

会议在时间上有长短、缓急、定期与不定期之分，同时会议时间有时也是一个影响会议效果的重要因素，有时甚至是一个最主要因素，主要取决于出席会议的主要成员时间安排，可以设想假设会议开始时会议主角无法到场，那会议将不能如期举行或将使会议效果大打折扣；同时对于室外的会议还取决于气候因素。奥林匹克运动会开幕式，至今举办的每一届都在室外体育场举行，但为何每届均没有遇到雨天，而且还查阅当地历史上的气候条件，查看当时下雨的概率大小，以便把具体时间安排得最佳。1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素2.会议时间

★会议时间长短的控制30分钟=可以忍耐60分钟=开始烦躁不安90分钟=开始头晕脑胀（人们需要站起来活动活动，去去洗手间，喝点水，加点餐）奥林匹克运动会开幕式，至今举办的每一届都在室外体育场举行，但为何每届均没有遇到雨天，主办方会查阅当地历史上的气候条件，查看当时下雨的概率大小，以便把具体时间安排得最佳。1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

1.3会议的基本构成要素3.会议地点

应根据会议的性质和规模，来综合考虑会议选址和会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素3.会议地点对于跨地区、规模大的会议，拟订会议方案时，会议地点要根据会议的目的及所需要的会议条件进行会场的选择，这是影响会议效果的主要因素之一。对于展示性的、有确定的展示主体的会议，如校庆、厂庆活动，最好就选择在本单位举行，若受条件限制，也可选择在当地的公共场所来举办。随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，会议的地点也就可以分成若干个会场，会场也不一定要设在单位和宾馆里，家庭和交通工具上只要有电话机、电视机和计算机等通信终端，就可以成为分会场。这就是会议活动的举行更加灵活自由，更加方便快捷，从而大大提高会议的效率。1999年昆明园艺博览会，从园艺的角度举办，许多植物、园艺受气候的限制，举办者选择在昆明召开就是主要考虑四季如春的最佳气候条件，若在其他城市举办，则有可能增加投资和加大运行成本。1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

4.会议主办者会议的主办者是会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制订具体的会议方案并加以实施，为会议活动提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。会议的主办一般由以下几种情况：⑴由相关领导机关主办⑵由会议的发起者主办⑶轮流主办

⑷通过一定的申办程序确定1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素拓展知识：

★会议承办者承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人。一般情况下，会议的主办者即承办者，但有时也有所区分。承办者可以是主办方内部或外部的人选。如果一名内部承办者（主办会议组织中的成员）受命承办会议，他可能在筹备和会议期间增加一个不同于本职的头衔。在一些组织中，这种情况已经开始发生变化，公司会议策划协会和政府会议策划协会等团体的建立就是一个证明，这些团体的成员主要负责担任其组织的会议承办者。外部承办者通常是会议或相关行业中的专业人士。现在出现了越来越多的提供会议承办服务的公司。1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

★支持单位

是指为会议的召开给予全力支持的机构。

★赞助单位

是指为会议的顺利召开提供经济帮助或设备、场地支持的机构。★协办单位

是指协助安排、组织会议的机构。

★合作单位

是指对于会议的召开与会议主办者进行合作的机构。1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

5.会议参会人员参会人员即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的客体，因而是会议活动成功与否的重要要素。与会的人数越多，会议的规模越大。会议成员一般可分为4种资格，资格不同，其在会议中的权利和义务业不同。⑴正式成员⑵特邀成员

⑶列席成员⑷旁听成员1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

6.会议议题会议的议题是根据会议目标确定并需要提交会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议什么”。议题的主要作用：⑴准确、具体体现会议目标，为会议的目标服务会议的目标有主次之分，目标的主次决定了议题的主次。中心议题必须体现中心目标或主要目标。不能准确反映目标或者与目标无关的议题须坚决舍弃。⑵引导和制约会议的发言。议题是会议交流的中心，与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能起到集思广益的作用。而议题含糊不清，或者角度选择不当，就会造成议事困难，从而影响会议的效率。1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

6.会议议题

确定会议议题的基本原则：1.必要性原则2.明确性原则3.可行性原则4.有限性原则5.相近性原则

1.3会议的基本构成要素5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

1.3会议的基本构成要素7.会议成果即会议结束时实现目标的情况。

会议成果通常可以通过会议决议、合同条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素指出会议中的构成要素：

2019年11月20日，天地置业有限公司在XX酒店3楼报告厅召开月奖考评情况的会议，由企业领导和月奖考评职能部门负责人参加。会议先由企业的劳资部门报告各部门的月奖考评情况，随后对会议中提出的问题进行讨论。会议持续了三个小时，企业各部门月奖考评情况的通报时间占会议时间的三分之二，请指出会议中以下构成要素：

会议名称、议题、参会对象、时间、结果、方式、名称等

案例分析5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素

天地置业有限公司会议的构成要素

会议名称：天地置业有限公司2019年度11月奖会考评会

会议议题：各部门进行当月月奖考评

会主持人：主管劳资的企业领导

会时：3小时

会议方式：报告、座淡

会议结果:月奖考评情况汇报完华，讨论问题时间短暂

案例分析5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素案例分析2017年9月10日是我国的第33个教师节，全国各地各级政府和学校将举行大规模的庆祝活动。你所在的学校也准备召开庆祝大会，学校认为庆祝大会的召开非常重要，一定要成功举办，并在前期的准备中有以下设想和安排:1.会议一定要体现隆重喜庆的气氛，办成高规格的会议。2.参会人员要广泛，并邀请上级和主管部门的领导和对学校发展建设给予支持的相关单位的领导出席会议，同时邀请新闻媒体对会议进行报道。3.会议时间要安排在教师节前，会议地点考虑在学校内部。4.会议准备表彰一批在爱岗敬业、为人师表、教书育人方面取得优秀成绩的先进教育工作者。5.会议组织由学校党政办公室具体负责和安排。任务：现在假设你为学校的党政办公室的负责人，请你根据上述的基本信息和学校的相关情况，提炼出会议计划中涉及的会议基本构成要素，并分项列出。提示：会议的名称、会议目的、会议的时间、地点、会议领导结构和相应的分工组织、参会人员安排等。5-会议的作用4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素1.4

会议的类型会议类型框架图规定性会议日常性会议纪念性大会商务型会议度假型会议政治性会议培训会议定期会议不定期会议常规会议非正式会议预备会议正式会议度假型会议政治性会议小型会议中型会议大型会议特大性会议公司类会议协会类会议其他会议按举办单位划分按会议活动特征划分按照开会手段划分按举办会议时间划分按会议性质划分按会议规模划分按照会议阶段划分按照会议程序划分专业性会议座谈性会议奖励会议文化交流会议专业学术会议展销会议5-会议的作用导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素4-会议的类型1.5会议的作用会议所带来和创造的信息（知识、观念、思想等）首先使会议目的地受益，当今社会已经进入了信息时代，当今的经济也已经进入知识经济时代，城市与城市、国家与国家之间在经济、社会等方面进行着全面的竞争，谁最先掌握先进的信息和知识，谁就能在激烈的竞争中赢得先机。会议是一种信息传递、交流、创造活动，它所带来创造的信息通过当地与会者和当地媒体的传播，是会议目的地优先获得这些信息，促进会议目的地的社会、经济、文化等方面的快速发展，从而在与其他城市或国家的竞争中赢得先机。1.会议可传递、交流并创造信息1.会议可传递、交流并创造信息4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用1.5会议的作用召开会议需要会议场所和会议服务，需要会议主办者及会议公司的组织安排，会议宾馆或会议中心从会议接待服务中得到会议场地及会议设施设备的使用费和会议服务费，会议主办者获得与会者缴纳的注册费或购买的门票收入和企业支持的赞助收入，会议公司从为会议进行组织安排中获得佣金和其他收入。所以，会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。2.会议给所在城市或国家的会议产业带来直接收益2.会议给所在城市或国家的会议产业带来直接收益4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用1.5会议的作用2.会议给所在城市或国家的会议产业带来直接收益4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用1.5会议的作用会议组织者需要作广告宣传、要订购会议礼品，与会者需要饮食、交通等，与会的外地（国）人还需要住宿、旅行、游览、参观、购物、打电话、上网、娱乐、买保险等，这些活动给所在城市或国家的旅游、商场、金融、广告、媒体、交通、电信、娱乐、保险等服务业带来间接收益。会议给旅游业、商业等服务业以及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益要大得多，后者与前者比为1：4到1:10，此比例依会议目的地服务业及相关生产行业的发达程度而有所不同。3.会议为所在城市或国家的服务业带来间接收益3.会议为所在城市或国家的服务业带来间接收益4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用1.5会议的作用3.会议为所在城市或国家的服务业带来间接收益4-会议的类型导读1-会议的起源与发展2-会议的定义与特点3-会议的基本构成要素5-会议的作用1.5会议的作用

会议在进行宣传、促销的时候肯定要提到会议的目的地，顺带把会议的目的地推向了全国（世界）各地，提升了其知名度。来自外地（国）的与会者对会议所在城市（国家）有了感性认识，他们又把这些感性认识传播开去，也提高了会议目的地的知名度。会议，尤其是高规格的国际会议，往往能吸引媒体的注意，来自国内外的记者