《会议运营》课件-任务2 结算会议费用

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.掌握会议清理与送离安排的具体内容和流程2.了解会议经费结算的基本原则和方法3.熟悉寄发感谢信的规范与技巧知识目标能力目标1.能够独立完成会议清理与送离安排，包括协调清理人员、安排送离交通及处理突发情况。2.具备会议经费结算的实际操作能力，能够准确核对费用、完成报销流程并生成财务报告。3.能够撰写并寄发专业的感谢信，根据参会者身份和需求，定制个性化的感谢内容。项目九会议收尾安排——善始亦善终素养目标1.培养细致入微的工作态度，在会议收尾工作中注重细节，确保每个环节的准确性和完整性。2.增强责任感和服务意识，以参会者为中心，提供周到、专业的服务，提升参会者满意度。3.树立团队协作与沟通意识，在会议收尾工作中与团队成员高效配合，确保任务顺利完成。任务1会议清理与送离任务2结算会议费用2-会议费用结算的重要性1-会议经费的收支项目导读项目九会议收尾安排——善始亦善终任务3寄发感谢信3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项知识链接1.会议经费的收支项目导读1-会议经费的收支项目2-会议费用结算的重要性3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项1.报名费：参会者注册报名时缴纳的费用，是会议的主要收入来源之一。2.赞助费：企业或机构赞助会议，提供的资金或资源支持。3.展位费：会议附带的展览或展示活动中的展位租赁费用。4.其他收入：如会议资料费、证书费等。01收入项目1.场地租赁费：租用会议场地的费用。2.设备租赁费：音响、投影等会议设备的租赁费用。3.餐饮费：会议期间的餐饮安排费用。4.住宿费：为参会者提供的住宿安排费用。5.交通费：包括参会者的交通安排及物流运输费用。6.嘉宾费：邀请嘉宾所产生的费用，如交通、住宿及酬劳等。7.宣传费：会议宣传所产生的费用，如广告、宣传资料制作等。8.其他支出：如会议资料印刷、礼品制作等杂项支02支出项目2.会议费用结算的重要性导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项2.1确保财务透明与合规透明度提升：通过详细的费用结算，所有收支项目一目了然，避免了暗箱操作和财务不透明的现象。这样有助于增强参会者、赞助商及内部团队对会议组织的信任。合规性保障：遵循相关财务法规和内部管理制度进行费用结算，确保会议经费的使用符合规定，避免法律风险和内部审计问题。01022.会议费用结算的重要性导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项2.2维护各方利益参会者权益：准确的费用结算确保参会者支付的报名费、资料费等得到合理使用，提升了参会体验和满意度。01供应商关系：及时、公正地结算供应商费用，譬如场地租赁、设备租赁、餐饮服务等，有助于建立长期稳定的合作关系，确保未来合作的顺利进行。02赞助商回报：对于赞助商的投入，通过费用结算明确其资金使用情况和效果，为赞助商提供明确的投资回报，增强其继续支持的意愿。032.会议费用结算的重要性导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项2.3提升会议效率与质量预算控制：通过费用结算，可以实时监控会议预算的执行情况，及时调整支出，确保会议在预算范围内顺利进行。资源优化：分析费用结算数据，可以识别出资源使用中的浪费和不足，为未来会议的资源配置提供优化依据。01022.会议费用结算的重要性导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项2.4增强组织声誉与品牌形象专业形象塑造：规范的费用结算流程体现了会议组织的高效、专业和负责任形象，提升了在行业内的声誉。品牌价值提升：良好的财务管理和透明的费用结算有助于打造会议品牌，吸引更多参会者、赞助商和合作伙伴。01022.会议费用结算的重要性导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项2.5促进持续改进与创新发展数据驱动决策：费用结算提供的大量数据为会议组织的决策提供了有力支持，有助于制定更加科学、合理的会议计划和预算。创新激励：通过分析费用结算中的问题和挑战，激励会议组织探索新的管理模式和技术手段，推动会议产业的创新发展。01022.会议费用结算的重要性导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项2.6应对风险与挑战风险预防：及时的费用结算有助于发现潜在的财务风险，譬如超支、欠款等，便于采取有效措施进行预防和管理。应对挑战：在面临突发事件或市场变化时，合理的费用结算为会议组织提供了灵活调整的余地，确保会议的稳定进行。0102知识拓展导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项‌会议结算岗位人员的主要职责1.‌会议费用的核算和结算‌：负责会议各项费用的核对、记录和报销，确保费用的合规性和准确性。这包括参会人员的交通费用、住宿费用、餐饮费用等，需要按照公司的政策和会议预算进行报销‌。2.‌协助编制和审核会议预算‌：在会议筹备阶段，与会议组织者和相关部门合作，共同制定会议预算。根据会议的规模、时长、地点等因素，预先估算各项费用，并在会议进行过程中进行动态调整，确保预算的合理性和有效性‌。3.‌跟进会议费用的支付和收款‌：与财务部门协作，及时办理会议费用的支付和收款事宜。例如向酒店、餐厅、交通公司等支付费用，同时跟踪参会人员的付款情况，确保费用能够及时收回‌。4.‌统计和分析会议费用‌：及时总结和分析会议费用的情况，制作报表和汇总数据，并向相关部门和负责人提供相关财务报告。通过分析会议费用的变化和趋势，为未来的会议预算和决策提供参考依据‌。5.‌解决财务问题和纠纷‌：在会议结算过程中，可能会遇到一些财务问题和纠纷，如费用计算错误、发票缺失、费用争议等。需要积极与相关方沟通和协调，寻求解决方案，确保会议费用的准确性和合规性‌。知识拓展导读2-会议费用计算的重要性1-会议经费的收支项目3-会议费用结算的流程4-会议费用结算的注意事项‌会议结算岗位人员的主要职责6.‌提供财务咨询和支持‌：为会议组织者和参会人员提供相应的财务咨询和支持，解答有关费用报销的问题，提供相关的财务政策和制度说明。同时，及时更新和提供相关的费用报销表格和模板，简化报销流程，提高工作效率‌。7.‌管理财务档案和资料‌：对会议的财务相关文件和资料进行归档和保存，确保财务档案的完整性和保密性。例如会议费用的发票、报销单据、付款凭证等，需要按照公司的规定进行妥善保管‌。8.‌参与流程改进和技术应用‌：根据会议结算工作的实际情况，不断提高工作效率和质量。例如参与会议结算工作的流程改进，推动使用新的技术应用‌。3.会议费用结算的流程导读3-会议费用结算的流程1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性4-会议费用结算的注意事项会议费用结算是会议收尾阶段的核心工作之一，涉及费用的汇总、审核、报销和分析等多个环节。一个清晰、规范的结算流程不仅能确保财务透明，还能为未来的会议提供宝贵的经验和数据支持3.会议费用结算的流程导读3-会议费用结算的流程1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性4-会议费用结算的注意事项3.1费用汇总01收集票据范围包括场地租赁费、餐饮费、交通费、住宿费、宣传费、设备租赁费、礼品费、人员劳务费等。票据类型包括发票、收据、合同、银行转账凭证等。收集票据时，注意确保票据的合法性和有效性（如发票是否加盖公章、金额是否与实际支出一致）。对于电子票据，需妥善保存电子版并备份。收集票据02收集票据后，需将票据进行分类整理。按费用类别分类，如场地费、餐饮费、交通费等。按支付方式分类，如现金支付、银行转账、信用卡支付等。按时间顺序整理，便于核对和审核。分类整理031.与预算对比：将实际支出与预算进行对比，分析是否存在超支或节约。2.与合同对比：核对合同约定的金额与实际支付金额是否一致。3.与银行流水对比：确保每一笔支出都有对应的银行流水记录。核对账目3.会议费用结算的流程导读3-会议费用结算的流程1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性4-会议费用结算的注意事项3.2费用审核内部审核审核内容包括票据的真实性，即是否存在虚假票据或重复报销；费用的合理性，即支出是否符合会议的实际需求；预算执行情况，即是否存在超支或未按预算执行的情况。审核流程一般由财务部门或会议筹备组的财务专员进行初步审核，对于大额支出或特殊支出，需提交给相关负责人进行二次审核。对于大型会议或涉及金额较大的会议，可以聘请第三方审计机构进行独立审核。审核重点包括财务流程是否规范、是否存在财务漏洞或违规行为、是否符合相关法律法规。外部审核3.会议费用结算的流程导读3-会议费用结算的流程1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性4-会议费用结算的注意事项3.3费用报销0201❏填写报销单：包括费用类别、金额、支付对象、支付方式等信息。❏附上票据：将审核通过的票据附在报销单后。提交报销申请审批流程❏支付方式：根据合同约定或实际情况，选择银行转账、现金支付或支票支付等方式。❏支付时间：确保在规定时间内完成支付，避免因延迟支付导致的纠纷。❏支付记录：保存支付凭证（如银行转账记录、支票存根等），便于后续查询。支付结算❏逐级审批：根据公司或机构的财务制度，报销单需经过多级审批（如部门负责人、财务负责人、高层领导）。❏特殊审批：对于大额支出或特殊支出，需额外提交说明材料。033.会议费用结算的流程导读3-会议费用结算的流程1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性4-会议费用结算的注意事项3.4费用分析0201❏总成本计算：统计会议的总支出和总收入，计算净成本。❏各项支出占比：分析各项支出（如场地费、餐饮费、宣传费）在总成本中的占比。❏成本效益分析：评估各项支出的实际效果，如宣传费是否达到了预期效果。成本分析预算执行分析❏报告内容：会议总支出和总收入、各项支出的详细说明、预算执行情况分析、费用结算中发现的问题及改进建议。❏报告用途：提交给管理层或主办方，作为会议总结的一部分。存档备查，为未来的会议提供参考。编制结算报告❏预算与实际对比：分析预算执行情况，找出超支或节约的原因。❏预算调整记录：记录预算调整的原因和金额，为未来预算编制提供参考。034.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.1票据管理

票据是费用结算的核心依据，确保票据的完整性和真实性是避免财务风险的基础。需确保所有票据（如发票、收据、合同等）齐全，避免遗漏。核对票据的真实性，防止虚假票据或重复报销。对于电子票据，需妥善保存并备份。

同时，分类整理票据有助于提高结算效率，便于后续审核和分析。对于大额支出，需单独标注并附上相关合同或协议。4.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.2预算控制

预算是会议费用支出的指导框架，核对预算执行情况有助于发现超支或节约的原因。将实际支出与预算进行对比，分析差异原因。对于超支部分，需提交说明材料并报批。记录预算调整的原因和金额，为未来预算编制提供参考。

在会议执行过程中，可能会遇到不可预见的情况，需调整预算。预算调整需经过正式审批流程，避免随意变更。调整后的预算需及时通知相关部门和人员。4.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.3合同管理

合同是费用结算的法律依据，确保合同的签订和履行是避免纠纷的关键。与供应商和合作伙伴签订正式合同，明确费用结算的方式和时间。确保合同条款的履行，避免因合同纠纷导致的费用结算问题。

同时，要加强对合同条款的审核，尤其是合同中的付款条件、违约责任等条款。合同条款的审核有助于发现潜在风险，确保结算的合规性。对于大额合同，建议由法律顾问参与审核。4.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.4税务合规

税务合规是费用结算的基本要求，避免因税务问题导致的财务风险。要确保所有发票的合法性和合规性，避免因发票问题导致的税务风险。需及时进行税务申报，确保费用结算符合税务法规。

对于涉及跨境支付的费用，需了解相关税务政策。了解跨境支付的税务规定，避免因税务问题导致的额外成本。对于跨境合同，建议由专业税务顾问参与审核。4.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.5支付结算

支付方式的规范性有助于确保资金安全，避免支付风险。根据合同约定或实际情况，选择银行转账、现金支付或支票支付等方式。对于大额支付，建议采用银行转账方式，并且保存支付凭证。同时，确保在规定时间内完成支付，避免因延迟支付导致的纠纷，这有助于维护与供应商和合作伙伴的良好关系。

对于紧急支付，需提前与财务部门沟通，确保支付流程的顺利进行。4.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.6沟通协调

内部沟通的顺畅有助于提高结算效率，避免信息不对称。与财务部门、采购部门等保持密切沟通，确保费用结算的顺利进行。对于结算过程中发现的问题，需及时反馈并解决。

外部沟通的顺畅有助于维护与供应商和合作伙伴的良好关系。与供应商和合作伙伴保持良好的沟通，及时解决费用结算中的问题。对于合同履行中的问题，需及时协商解决，避免影响结算进度。4.会议费用结算的注意事项导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程4.7费用分析

成本分析有助于了解会议的实际成本，为未来的预算编制提供依据。对会议的总成本进行分析，了解各项支出的占比和合理性。对于超支部分，需分析原因并提出改进建议。

同时，评估会议的经济效益，分析投入与产出的比例，有助于了解会议的经济效益，为未来的会议策划提供参考。案例分析导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程【案例背景】会议结束后，王琳开始进行会议经费结算。1.统计会议经费收支情况王琳根据会议筹备时会议经费预算支出项目及实际支出情况制定了经费结算表，如右表所示。2.确定会议经费结算的付款方法和时间王琳在对会议期间实际发生的支出费用进行统计之后，又根据公司的财务管理规定和服务商结算的要求，对公司会议经费结算的付款方法和时间进行了罗列，

以便有针对性地进行结算，具体内容如下表所示。序号支出项目单位数量单价(元)金额(元)备注1场地租用费天180008000

2摄像机租用费台210002000

3鲜花

1000

4横幅条5100500

5充气拱门个25001000

6嘉宾咨询费个2500010000

7餐饮桌1280096000

8租用客车辆610006000

9公司宣传册本40052000

10会标

11会议代表证

12文具

13纪念品份3008525500

14文艺演出

5000

15公司工作人员劳务费天

251200040人，12天16其他费用

合计

2000173000案例分析导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程设施和服务费用的确定方式付款的方法和时间场地租用费事先确定费用预订时交订金。活动之后按实际支出开具发票，支票结账。摄像机租用费活动之前确定租用费用活动之后为租用费用开发票，现金结账。会场装饰费会议之前申请和安排会议之前根据实际支出费用，现金结账。嘉宾咨询费事先确定费用在活动之后现金支付给嘉宾。宴请费用事先商定费用预订时交订金。会议之后按实际支出开发票，支票结账。交通费用事先商定费用预订时交订金。会议之后按实际支出开发票，支票结账。会议用品费会议之前申请和安排会议之前可用零用现金购买零用现金偿付文具订购，事先开发票和付款。纪念品及演出费事先商定费用预订时交订金。会议之后按实际支出开发票，支票结账。公司工作人员劳务费根据公司相关规定确定会议之后银行转账支付。3.通知与会人员结算时间、地点

统计完会议经费支出项目和了解了设施和服务经费结算的方法和时间后，根据公司关于费用发生15日内必须将所发生的费用进行报销和结算的财务管理规定，王琳确定30日上午9:00在一号会议室进行经费结算后，就开始通知与会的几个部门以及在会议中发生费用的个人和部门按时参加，并将此次会议中发生费用进行统计，将相关发票整理好一并带来。4.清点并核实费用支出发票

王琳将各部门及个人在会议期间产生的费用发票进行了清点，并逐个地进行了审核，剔除了不符合公司财务报销制度的发票，对符合报销规定，但填写不规范的发票，要求重新开具。案例分析导读4-会议费用结算的注意事项1-会议经费的收支项目2-会议费用计算的重要性3-会议费用结算的流程5.填写报销单并将发票贴于报