卫生监督档案管理制度

卫生监督档案管理制度为规范卫生监督工作开展过程中各类档案的收集、整理、保管、利用等全流程管理，健全档案管理工作机制，提升档案管理规范化水平，充分发挥档案在卫生监督执法、公共卫生管理、行业风险防控中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国基本医疗卫生与健康促进法》《卫生行政处罚程序》等法律法规规章，结合卫生监督工作实际，明确如下管理制度要求。第一章档案管理组织与岗位职责划分卫生监督档案是指卫生监督机构在开展公共卫生监督、医疗卫生行业监管、行政执法、应急处置、内部管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是开展卫生监督工作、维护公众健康权益、落实行业监管责任的重要原始依据，档案管理工作是卫生监督机构规范化建设的核心组成部分，必须明确层级管理责任，构建权责清晰的管理体系。本制度施行层级管理模式，各级岗位职责划分如下表：岗位名称核心管理职责年度考核标准卫生监督机构主要负责人对本单位档案管理工作负总责，统筹保障档案管理所需的人员、经费、场地、设备等资源，审批档案销毁、涉密档案借阅、重要档案移交等重大事项，组织制定本单位档案管理工作的年度规划和中长期发展计划档案管理资源保障到位率100%，重大事项审批程序合规率100%，无因资源不足导致的档案损毁、丢失等责任事件分管档案工作领导具体牵头负责本单位档案管理工作的日常推进，定期组织开展档案安全检查，协调解决档案管理工作中的跨科室问题，审核档案销毁清册、重要档案利用申请等事项，组织开展档案管理工作的考核评估每季度至少组织1次档案安全检查，问题整改闭环率100%，跨科室协调事项响应及时率100%，无审核失误导致的管理漏洞档案管理部门负责人牵头落实各项档案管理制度，组织开展档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常工作，制定档案管理工作的具体流程和操作规范，组织对专职档案管理员和一线监督员的业务培训，牵头开展到期档案的鉴定工作档案管理制度落地率100%，年度档案归档完成率不低于98%，档案鉴定程序合规率100%，每年组织不少于2次全单位档案业务培训专职档案管理员具体负责档案的接收、编号、入库、保管、检索、提供利用等日常工作，按照要求开展档案库房日常管理和安全检查，负责电子档案的存储、备份和维护，负责档案统计台账的更新和上报，对各业务科室的归档工作进行业务指导归档准确率不低于99%，档案库房温湿度符合标准要求的天数占比不低于98%，档案借阅登记完整率100%，指导业务科室归档出错率低于1%业务科室负责人负责本科室档案归档工作的统筹推进，督促本科室监督员按照要求及时完成档案整理和移交，审核本科室移交档案的完整性和合规性，协调解决本科室档案归档中的具体问题本科室档案按时归档率不低于95%，移交档案完整合规率不低于98%，无逾期超过30天未归档的重要档案一线监督执法人员负责在监督检查、执法办案、应急处置等业务工作完成后，及时收集整理本人经手形成的所有档案材料，保证材料的真实性、完整性、有效性，按照要求移交至档案管理部门，不得私自留存、隐匿档案材料本人经手档案移交及时率100%，档案材料完整真实率不低于99%，无私自留存、带走档案材料的情况所有专职档案管理员必须经区级以上档案行政管理部门专业培训合格，持证上岗，不具备单独设立档案管理部门条件的基层卫生监督机构，也要明确专门的内设机构承担档案管理职责，不得由业务人员自行管理应当集中归档的档案。第二章档案分类与统一编号规则卫生监督档案分类必须符合卫生监督工作的业务逻辑，兼顾档案管理的规范性和利用的便捷性，采用大类-子类两级分类法，统一分类编号规则，实现全单位档案管理的标准化，具体分类代码如下表：大类名称大类代码子类名称子类代码综合管理类ZH机构人事类ZH01综合管理类ZH行政办公类ZH02综合管理类ZH党建纪检类ZH03综合管理类ZH综合事务类ZH04日常业务监督类YW公共场所卫生监督YW01日常业务监督类YW生活饮用水卫生监督YW02日常业务监督类YW学校卫生监督YW03日常业务监督类YW医疗卫生机构监督YW04日常业务监督类YW职业卫生监督YW05日常业务监督类YW放射卫生防护监督YW06日常业务监督类YW传染病防治监督YW07日常业务监督类YW消毒产品与涉水产品监督YW08行政执法办案类ZF一般程序行政处罚案件ZF01行政执法办案类ZF简易程序行政处罚案件ZF02行政执法办案类ZF行政强制案件ZF03行政执法办案类ZF行政复议诉讼案件ZF04行政执法办案类ZF投诉举报处置案件ZF05公共卫生应急处置类YJ较大及以上突发公共卫生事件处置YJ01公共卫生应急处置类YJ一般突发公共卫生事件处置YJ02公共卫生应急处置类YJ应急预案与演练管理YJ03信息化与声像档案类XX业务系统数据备份XX01信息化与声像档案类XX声像档案XX02财务设备基建类CW会计档案CW01财务设备基建类CW资产设备档案CW02财务设备基建类CW基本建设档案CW03全单位所有档案统一采用「年度码-大类代码-属地网格码-顺序码」四段式编号规则，每段之间用短横线分隔，其中年度码为4位阿拉伯数字，代表档案形成的年度；大类代码采用上表规定的2位大类代码；属地网格码为2位阿拉伯数字，代表本单位划分的监督管辖网格编号；顺序码为4位阿拉伯数字，代表同年度同大类同网格下档案的自然排列顺序。示例：2024年度第1管辖网格，业务监督类第128份档案，编号为「2024-YW-01-0128」，若同一份档案分为多册，在编号末尾加「-册数」区分，如「2024-YW-01-0128-2」代表该档案的第2册。所有编号必须统一打印在档案封面左上角和档案脊背，电子档案文件名统一采用「档案编号+档案名称」格式，方便检索调取。第三章档案收集与整理归档规范档案收集实行「谁形成谁收集、定期移交、集中归档」的原则，所有业务工作形成的应当归档的档案材料，都必须在规定时限内移交至档案管理部门集中管理，任何科室和个人不得私自留存应当归档的档案材料。不同类型档案的收集时限明确如下：1.综合管理类档案：上级单位、外单位的收文，在完成传阅和办理后3个工作日内由办公室收集整理移交；本单位发文，在正式印发后5个工作日内由拟稿科室将定稿和正式文件一式两份移交归档；会议材料，在会议结束后7个工作日内由牵头科室收集整理移交。2.日常业务监督类档案：每完成一次被监管单位的全项监督检查、许可变更核查或者年度量化分级评定后，10个工作日内由负责监督的监督员整理完成移交归档，同一被监管单位的年度所有监督材料合并为一件归档。3.行政执法办案类档案：案件结案（包括行政处罚履行完毕、不予行政处罚结案、终止调查结案等）后15个工作日内由案件主办人整理完成移交归档，一个案件作为一卷归档。4.突发公共卫生事件应急处置档案：在应急响应结束、正式总结报告完成后20个工作日内由应急处置牵头科室整理移交归档，一起事件作为一卷归档。5.声像、电子类档案：在形成后7个工作日内由拍摄、制作人员整理标注，明确档案形成事由、时间、人物后移交归档。档案收集质量要求明确如下：所有移交归档的纸质档案材料必须是原件，确因特殊情况无法提供原件的，必须由经办人在复印件上注明原件存放处，加盖单位公章后才能归档；档案材料必须完整齐全，不得缺页、漏项，不得伪造、涂改原始材料；纸张大小统一采用A4幅面，小于A4的材料要粘贴在A4衬纸上，大于A4的图纸要折叠成A4幅面，保证内容完整可见；所有手写签名、盖章必须清晰可辨，不得模糊不清。档案整理规范明确如下：档案整理以「件」或「卷」为单位，综合类、日常监督类以件为单位，案件、应急处置以卷为单位。整理时先去除档案材料上的所有金属物（订书钉、回形针、大头针等），防止锈蚀纸张；再按照文件形成的时间顺序或者逻辑顺序排列，编写页码，页码统一打在每页的右下角，空白页不打页码；然后编制卷内文件目录，放在卷首，目录要包含文件序号、文件名称、形成日期、页码范围、备注等内容；之后采用左侧装订，装订要整齐牢固，不得压住文件内容；最后填写档案封面，封面要包含档案编号、档案名称、形成年度、归档科室、归档人、归档日期等内容。本单位实行纸质与电子双套制归档，所有纸质档案必须同步形成内容完全一致的电子档案归档，电子档案格式必须符合长期保存要求：文本文件采用PDF/A格式，图像文件采用JPG或TIFF格式，分辨率不低于300DPI，音频文件采用MP3格式，视频文件采用MP4格式，分辨率不低于1080P，所有电子档案不得加密，确保任何时间都可以正常读取。第四章档案保管与存放管理规范档案保管必须满足安全、规范、便于利用的要求，档案库房要符合「八防」标准，即防火、防潮、防盗、防光、防高温、防有害生物、防腐蚀、防磁，具体管理要求：档案库房要配备空调、除湿机，保证库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，每天上午九点记录一次温湿度；配备防火报警器、干粉灭火器，库房内不得存放易燃易爆物品，库房门窗要安装防盗设施，非工作时间必须锁闭；磁性载体档案要存放在防磁柜，库房要避免阳光直射，窗帘采用遮光窗帘，每季度投放一次防虫防霉药物，每半年全面清理一次库房，去除灰尘和杂物。不同类型档案的保管期限按照下表执行：档案类别保管期限机构成立、撤并、更名、章程、领导任职、重大会议纪要、年度工作计划总结、财务审计报告永久一般性通知、普通函件、日常办公材料10年人事任免、职称评定、培训考核材料30年省级以上重点监管单位业务档案30年一般监管单位日常业务监督档案10年重大疑难复杂案件、吊销许可证、较大数额罚款案件永久一般行政处罚案件、行政复议诉讼案件30年简易程序处罚案件、普通投诉举报处置案件10年较大及以上突发公共卫生事件处置档案永久一般突发公共卫生事件处置档案30年应急预案、日常演练材料10年会计凭证、会计账簿30年财务报表、会计报告永久银行对账单、余额调节表10年基本建设档案、重要设备档案永久一般办公设备档案10年业务系统全量备份数据永久日常增量备份数据10年重大活动、重大事件声像材料永久日常工作声像材料30年专职档案管理员要在每年年底对所有库存档案进行一次全面盘点核对，做到账物相符，编制档案年度统计报表，上报给上级主管部门和当地档案行政管理部门；对盘点中发现的破损、褪色、霉变的档案，要及时进行修复，无法修复的要立即进行数字化备份，对缺失的档案要及时查找，查明原因，落实责任；电子档案要每3年进行一次可读性检测，每5年进行一次数据迁移，确保电子档案不会因为存储介质损坏或者格式淘汰而无法读取，存储介质损坏的要及时更换，重新备份。涉密档案必须单独存放在密码保密柜中，按照保密管理规定管理，不得和非涉密档案混放。第五章档案借阅与利用规范5.1内部借阅本单位工作人员因工作需要借阅档案的，要填写《档案借阅申请单》，写明借阅人姓名、科室、档案编号、档案名称、借阅用途、借阅期限，一般档案由借阅人所在科室负责人签字批准后，即可到档案管理部门办理借阅；涉及永久保存、涉密内容、个人隐私的档案，要经分管领导签字批准后方可借阅；借阅期限最长不超过15天，确因工作需要延长的，要办理续借手续，续借期限最长不超过10天。5.2外部单位借阅公安、检察、法院、纪检监察等单位因公务需要调阅档案的，要出具单位正式介绍信，写明调阅人员姓名、身份证号、调阅用途、调阅档案范围，经本单位主要负责人签字批准后，方可提供利用，一般只提供加盖档案证明章的复印件，确需借出原件的，要经主要负责人签字批准，按期归还；其他单位因工作需要查阅档案的，要出具单位介绍信，经分管领导批准后，在档案管理部门指定场所阅览，不得带出。5.3借阅利用要求借阅人不得在档案上涂改、勾画、圈点、批注，不得擅自拆卷、抽取、增删档案材料，不得将档案转借他人，不得携带档案出入公共场所；确因工作需要复印档案的，要经档案管理员同意，复印件加盖本单位档案证明章后方可使用；归还档案的时候，档案管理员要认真检查档案有没有损坏、缺失，确认无误后再办理归还入库手续，发现损坏缺失的要及时上报，追究借阅人的责任。符合信息公开要求的档案，可以按照信息公开程序向社会公开，用于行业培训、普法宣传的，要隐去涉及个人隐私、商业秘密的内容，不得擅自公开涉密档案和涉及个人隐私的档案，严格遵守《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定。第六章档案鉴定、销毁与移交管理档案保管期限届满后，要及时开展鉴定，确定是否继续保存，鉴定工作由单位档案鉴定小组负责，鉴定小组由分管领导担任组长，成员包括档案管理部门、业务科室、法制部门、纪检部门的工作人员，鉴定工作每5年开展一次。鉴定程序：首先由专职档案管理员列出到期档案清单，然后分送对应业务科室，由业务科室结合工作实际提出继续保存或者销毁的鉴定意见，之后鉴定小组集体审核，对仍有保存价值的档案，重新确定保管期限继续保存，对确实没有保存价值的档案，予以销毁。销毁程序：拟销毁的档案要编制销毁清册，写明档案编号、档案名称、形成年度、数量、销毁理由，由所有鉴定小组成员签字，报单位主要负责人批准后方可销毁；销毁档案要安排两名以上工作人员监销，监销人员要在销毁清册上签字，注明销毁日期，涉密档案必须采用碎纸机现场粉碎的方式销毁，普通档案要送到指定的保密销毁机构处理，不得将档案卖给废品回收站或者其他无关个人，销毁清册要永久保存。移交管理分三种情况明确要求：第一，本单位工作人员岗位调整、离职或者退休的，必须将本人经手的未归档材料和所有借阅的档案全部移交给档案管理部门或者接手工作的人员，办理交接签字手续，未完成交接的不得办理离职或者退休手续；第二，单位内设机构调整撤并的，要在调整完成后10个工作日内，将所有档案整理完毕，移交给新的机构或者档案管理部门，办理交接手续；第三，单位整体撤并的，要按照档案行政管理部门的要求，将所有档案移交给上级主管部门或者当地国家档案馆，编制正式移交清册，双方交接人员签字，监交人签字，移交清册永久留存。第七章档案信息化与安全管理卫生监督档案要逐步实现全数字化管理，存量档案要完成数字化转换，2000年以后形成的所有纸质档案要全部完成数字化加工，挂接到本单位的卫生监督综合业务系统，实现线上检索查阅，增量档案要实现同步数字化，纸质档案归档当天就要完成扫描加工，进入电子档案管理系统。电子档案存储实行「本地存储+云端备份+异地灾备」三重备份机制，本地存储在单位内部的专用档案服务器，服务器要定期更新病毒库，安装硬件防火墙，防止黑客入侵和病毒破坏；云端备份存储在上级卫生健康部门统一的政务云存储平台，异地灾备存放在距离本单位50公里以外的区域灾备中心，防止火灾、洪水等自然灾害导致全部数据损坏。电子档案的访问实行权限分级管理：一级超级权限授予主要领导和专职档案管理员，可以查询所有档案，修改系统参数；二