采购招投标中标结果执行自查报告

采购招投标中标结果执行自查报告本次自查严格依照《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》及单位内控建设年度工作部署开展，针对2023年1月1日至2023年12月31日期间完成招标程序、确定中标结果的全部采购项目，开展中标结果执行全流程覆盖式自查。本次自查共覆盖全部中标项目42个，其中公开招标项目21个、竞争性谈判项目11个、竞争性磋商项目10个，项目总中标金额1826.74万元；按项目类型划分，工程类项目12个、货物类项目18个、服务类项目12个。自查工作由单位内控工作小组牵头，联合采购管理科、财务科、纪检监察室共同组建自查组，自查过程中调取梳理了中标通知书发出、合同签订、履约管理、资金支付到竣工验收全环节的所有原始资料，逐一核对每个项目的招标文件、投标文件、中标通知书、合同文本、履约日志、验收报告、支付凭证等材料，对预算10万元以上的项目全部核查，10万元以下项目按30%比例随机抽查，累计核查项目36个，占全部项目的85.7%，本次抽查的具体项目自查情况如下：项目编号项目类型中标金额（万元）中标单位合同签订完成时限是否与招投标文件条款一致履约过程核查结果验收结论存在问题ZBCG2023-008货物类（办公家具采购）42.6XX家具有限公司中标后28天是符合要求合格无ZBCG2023-012工程类（一楼办公区改造）128.7XX建筑工程有限公司中标后37天核心条款存在偏差，变更了付款节点表述工期延误8天，乳胶漆档次与承诺不符合格合同签订超期，工期延误未按合同约定扣违约金ZBCG2023-027服务类（年度绿植租赁）18.2XX园林服务有限公司中标后21天是3次枯死绿植未按时更换，维护频次不达标合格履约质量不达标未扣罚，未验收提前付款ZBCG2023-047货物类（信息中心设备更新）76.3XX数码科技有限公司中标后25天是内存条参数符合要求但品牌与投标文件不符初始验收合格，复查不合格未按投标承诺供货，初始验收未核对品牌参数ZBCG2023-061服务类（全年保安保洁服务）95.8XX物业服务有限公司中标后30天是3名保安无从业资格证，年龄超标，保洁频次未达标合格人员配置不符合投标承诺，履约监管不到位ZBCG2023-089工程类（停车场改造）186.5XX交通设施工程有限公司中标后29天是违规分包标识标线工程，路面厚度不达标，标识清晰度不符合标准合格部分指标不达标，验收未严格把关，未扣质量违约金从本次自查的整体结果来看，绝大多数中标项目执行符合法律法规及单位制度要求，没有发现规避招标、虚假招标、中标后转包谋利等严重违规问题，采购项目整体质量符合要求，资金使用合规，但全流程核查也发现了部分项目在执行环节存在不同程度的合规性问题，涉及合同签订、履约管理、验收支付多个环节，具体问题梳理如下：首先是中标通知书发出后的合同签订环节，按照法律法规要求，招标人应当自中标通知书发出之日起30日内与中标人订立书面合同，合同的标的、价款、质量、履行期限等核心实质性条款必须与招标文件、投标文件保持一致，不得另行订立背离实质性内容的其他协议。本次自查共发现2个项目存在合同签订超期问题，超期时长分别为7天和8天，超期原因均为中标单位内部盖章审批流程延迟，而业务经办科室未准确掌握30日的法定时限要求，也未及时将延迟情况上报采购管理部门跟进协调，最终导致超期。另外发现1个项目存在合同实质性条款偏离招投标文件的问题，即一楼办公区改造项目，原招标文件明确约定付款节点为“工程完工验收合格后支付至合同总金额的97%，剩余3%作为质保金，质保期满一年无质量问题后一次性付清”，但业务科室在签订正式合同时，未对照招标文件条款审核，将付款节点调整为“工程完工后支付至合同总金额的90%，验收合格后支付至97%”，该调整看似只是节点拆分，实际上增加了单位的资金风险：若工程完工后质量不合格，单位已经支付了90%的工程款，后续要求中标单位整改、扣款的主动权完全丧失。本次自查未发现存在招标前签订意向性协议、中标后签订阴阳合同等严重违规问题，所有偏离条款均为经办疏漏导致，不存在利益输送问题。其次是中标后的履约管理环节，按照规定，中标人不得将中标项目整体转包，未经招标人同意不得擅自分包项目，所有履约内容必须符合投标文件的承诺标准。本次核查发现1个项目存在违规分包问题：停车场改造项目，中标单位投标文件明确承诺全部工程由自有施工队伍完成，不进行分包，但实际施工中，中标单位擅自将标识标线施工分包给一家没有交通设施施工资质的个体施工队，施工质量达不到设计要求。除此之外，共有5个项目存在履约不符合投标承诺的问题：一是年度保安保洁服务项目，投标文件承诺所有派驻保安均持有法定保安员资格证、年龄不超过50周岁，实际核查发现12名保安中有3名年龄超过50周岁，且均未取得保安员资格证，中标单位解释为原持证人员离职后临时顶班，一直未完成人员更换；二是信息中心设备更新项目，投标文件承诺所有内存条为三星原装正品，实际供货为深圳某代工厂生产的同参数兼容条，虽然参数符合使用要求，但品牌与承诺不符，单条价格差近一倍，属于中标单位偷换材料压缩成本；三是年度绿植租赁项目，投标文件承诺每月巡查一次，枯死绿植3个工作日内完成更换，实际核查发现2023年第三季度共有3次枯死绿植超过一周未更换，维护质量达不到承诺标准；四是一楼办公区改造项目，投标文件承诺墙面使用某品牌顶级环保乳胶漆，实际使用为同品牌低档次工程漆，甲醛释放量高于承诺标准，环保参数不达标；五是停车场改造项目，设计要求沥青路面厚度为12厘米，实际测量平均厚度为10.5厘米，差1.5厘米，不符合设计要求。以上问题大多是中标单位为了降低成本，刻意违背投标承诺，而经办部门前期监管不到位未及时发现。第三是履约验收与资金支付环节，验收是保障中标项目质量的最后一道关口，按照制度要求，资金支付必须以验收合格为前提。本次自查发现3个项目存在未按规定验收提前支付资金的问题，其中年度绿植租赁项目，合同约定按季度支付服务费，每季度支付前需要对当季度维护质量进行考核验收，合格后方可付款，但经办科室连续两个季度未做考核验收就提交了付款申请，财务部门也未核对验收材料就拨付了款项，导致维护质量不达标的问题没有及时发现，也没有按合同约定扣除相应违约金。在验收环节，多数项目此前都是由业务经办科室自行组织验收，没有其他部门参与，经办人员为了避免麻烦，对发现的小问题大多采取放宽要求的处理方式，比如停车场改造项目标识标线逆反射亮度系数达不到国家标准，雨天行车辨识度不足，经办科室认为不影响正常使用，就签字通过了验收，既没有要求中标单位整改，也没有扣除相应的质量违约金；一楼办公区改造项目工期延误8天，按照合同约定每延误一天扣除总造价的千分之一违约金，总共应该扣除10296元，验收付款时也没有扣除，经办科室称大家都是长期合作的单位，不好意思扣钱。针对本次自查发现的问题，自查组从管理、制度、人员、机制四个层面深入分析了问题产生的根源：一是管理衔接存在断层，此前单位采购流程中，采购管理部门只负责招标程序、发出中标通知书，之后就将项目移交业务经办科室，没有建立中标后的交底和跟踪机制，多数业务经办人员没有完整看过招投标文件，只知道中标金额，不清楚核心条款的要求，导致执行过程中走样，且各部门职责边界模糊，采购部门不管后续执行、业务部门不重视日常监管、财务部门只核对发票不核对履约情况、监督部门只查廉政问题不查合规问题，多部门管理形成了监管空白；二是制度体系不完善，此前单位只出台了招标采购环节的管理制度，对中标结果发出后的合同签订、履约跟踪、验收流程、违约处理等环节没有明确的制度规定，全靠经办人员个人经验把握，出现问题后没有明确的处理流程和依据，多数经办人员怕得罪人、怕麻烦，就对问题视而不见；三是人员能力和合规意识不足，业务经办科室的项目负责人都是兼职负责采购项目管理，没有接受过系统的采购法律法规培训，多数人不知道中标后30日内签订合同的法定要求，也不清楚验收必须对照招投标文件的条款逐项核对，普遍存在“合同走形式、验收签个字”的错误认知，合规意识淡薄；此外采购管理部门人员编制不足，1名采购专员同时对接十几个项目，没有足够的精力全程跟踪每个项目的执行过程；四是供应商履约约束机制缺失，此前单位没有建立中标供应商履约评价体系，不管履约质量好坏，都不影响后续参与单位采购项目，也没有黑名单制度，导致供应商普遍存在侥幸心理，认为偷工减料、降低标准也不会受到处罚，进而滋生了不按承诺履约的行为。针对所有查出的问题，我们已经完成了点对点整改，同时从制度机制层面完善了管理措施，具体整改落实情况如下：第一，立行立改现有问题，对本次自查发现的12个具体问题，逐个制定整改方案，明确整改时限和责任人：对合同签订超期的项目，要求经办科室出具书面情况说明，对两名经办责任人进行约谈提醒；对条款偏离的合同，重新签订补充协议修正了付款节点，消除了资金风险；对违规分包的停车场改造项目，要求中标单位清退不合格分包队伍，更换自有资质队伍重新施工标识标线，对路面厚度不足的问题，扣除3%的工程款共计5.6万元作为质量补偿；对偷换内存条的信息设备项目，要求中标单位7天内更换为合同约定的三星原装内存，扣除5%的履约保证金共计3.8万元；对保安人员不符合要求的项目，要求3天内更换为符合资质的人员，扣除当月10%的服务费共计9800元；对未验收提前付款的项目，全部补做了验收流程，对不合格部分补扣了相应的违约金。目前所有问题已经全部整改完成，2家多次违规的供应商已经被列入单位供应商黑名单，3年内不得参与任何采购项目。第二，完善管理流程，明确部门职责，建立了“中标项目交底跟踪制度”，要求采购管理部门在发出中标通知书后3个工作日内，向业务经办科室完成履约交底，将招投标文件中的核心条款，包括人员要求、材料标准、工期要求、验收标准、违约责任等整理成标准化的履约交底单，双方签字确认，同时采购部门建立中标项目跟踪台账，对合同签订进度进行动态跟踪，距离30日法定时限还有5天时发送提醒，超期未签订的暂停所有付款流程，要求经办科室说明原因。明确了采购、业务、财务、监督四个部门的职责：采购部门负责招标合规、中标交底和进度跟踪，业务部门负责日常履约监管、按节点核对履约情况、组织验收，财务部门负责核对合同条款和验收报告，资料齐全符合要求才能拨付资金，纪检监察部门负责全程监督，查处违规违纪问题，从流程上消除了监管空白。第三，规范分级验收流程，严格把关项目质量，出台了明确的分级验收管理制度：预算10万元以下的项目，由业务科室组织2名以上人员验收，必须有采购部门人员参与；预算10万元到50万元的项目，由业务科室、采购部门、财务部门共同参与验收；预算50万元以上的项目，必须邀请第三方专业机构参与验收，所有验收必须对照招投标文件和合同条款逐项核对，形成正式的验收报告，所有参与验收人员签字确认，对验收结果终身负责，验收不合格的项目，要求中标单位限期整改，整改后重新验收，仍不合格的，解除合同、没收履约保证金，并追究中标单位的违约责任，从制度上杜绝了验收走形式的问题。第四，建立供应商履约评价体系，强化约束机制，为所有参与单位采购项目的中标供应商建立了履约档案，每个项目验收完成后，从合同履约、产品质量、服务响应、整改时效四个维度进行评分，评分结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀供应商下次参与单位采购项目时，评标环节可以加2分，连续两次获得优秀的供应商，可以享受投标保证金减半的优惠；评分合格的不奖不罚；评分不合格的直接列入黑名单，3年内不得参与单位任何采购项目，情节严重的上报政府采购监管部门，记入全国信用失信名单，从机制上约束供应商履约行为。第五，常态化开展人员培训，提升合规意识，每季度组织一次业务经办人员和采购人