其他管理沟通基本策略

一、信息策略MessageStrategyHowcanIemphasizeamessage?

HowcanIorganizeamessage?---tobestservethepurposeofmycommunication

1HowcanIemphasizeamessage?AUDIENCEMEMORYCURVEMostLeastBeginningEndAlsoInterestCurve,AttentionCurve……2WhatcanIlearnfromthisMemoryCurveasacommunicator?Putthemostimportantthings……Arouseormaintainaudienceinterest/attentioninthemiddle……AllowmorebreakstohavemorebeginningsandendingsLetaudienceknowwhenitfinishes

(简单讲两句，进度条原理）KeepitasbriefaspossibleNeverburyimportantissuesinthemiddle3HowcanIemphasizeamessage?Usingthedirectapproach

“Thecompanywilltakethefollowingmeasurestosolvethisproblem:1)…;2)…;3)….because:1)…;2)…;3….”Advantages:improvescomprehension;audience-centered;savestime,Disadvantages:likelytoberejectedby……Whentousethedirectapproach?InductionvsDeduction4Usingtheindirectapproach

“Becauseofthefollowingreasons:1)…;2)…;3)…,thecompanywilltakethefollowingmeasurestosolvethisproblem.”

advantages:easiertobeaccepted,morepersuasive;lesslikelytocauserejection;

disadvantages:feelfooledandmanipulatedWhentousetheindirectapproach?5Howcanyouorganizeamessage?

1.明确目标definingyourobjectiveA,B,Cleveltasks–firstpriorityBeclearaboutyourprimarygoalDefiningyourgeneralgoal,actiongoalandcommunicationgoal

6总体目标、行动目标、沟通目标之间的关系

如果你是市场营销部门经理，你与市场部门的下属员工进行沟通，你可以这样来厘清总体目标、行动目标和沟通目标之间的关系：

Generalobjective：获取部门发展的新出路

Actionobjective:提高产品的销售量；

Communicationobjective:让下属意识到这次沟通的战略意图是为实现更高的持续性发展前景；向高层领导提出预算建议；72.Clearideas明确观点明确自己的立场提出发现和建议所蕴涵的愿景提供可靠的信息提供不同的价值观和利益其他观察者和参与者的意见着眼于事实、价值、意见8例：机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。

两人就观点问题如何进行沟通？

93.Content&Structure(内容和结构的组织)确定沟通内容的两个基本原则：以最简单的语言告知你的目标“沟通是你被理解了什么而不是说了什么”〔例〕假设我将在一个较忙的时候去休假，在休假前，我要向领导请示，并要向同事和下属交代一些事情。那么，在不同对象面前，你可能会以以下不同的方式沟通：

对领导：我已经向同事们安排好了工作，而且在休假后我可以投入更多的时间和精力以保持工作的最好状态。

对同事：为了这个假期，工作计划和日程我已经重新安排好了；我会感谢你们的关照的。对下属：我个人经过反复考虑后，认为在这个时候休假是一个较合适的时间段，而且其他人也给予了相似的看法。希望你们按计划组织开展好工作。

103.Content&StructureCombiningcontent,argument,andstructure

(内容、论证和结构的整合)从信息的论证分析

Twotypesoflogicalargument:

Deductive:movesfromthegeneraltothespecificInductive:movesfromthespecifictothegeneral

e.g.Deductivelogic

majorpremise“Weneedasaferworkplace”

minorpremise“Myproposalwillmakeourworkplacesafer”

conclusion:“Therefore,weshouldadoptmyproposal.”

提出具有说服力的论据合理安排信息结构11沟通信息策略的结构安排

现总经理要你对总经理办公室管理人员的作用进行评价。于是你访问了总经理本人、公司职能部门及办公室人员。在起草你的报告时，你列出这样一个大纲：第一部分：提出你这份报告的总体目的第二部分：总经理对办公室管理人员作用的评述第三部分：各职能部门负责人对办公室人员作用的评价第四部分：办公室人员自己对作用的评述第五部分：结论和建议

你写这份报告的目的是什么？假设你是总经理，看了这份报告后作何评价?如不满意，又如何从结构上作出修改?12该结构存在的问题问题1：对某一问题的重复性讨论，不能强调你的观点；思路不清楚，表述混乱；读者不能把握报告的核心观点。问题2：没有结合总经理的实际情况来安排结构。13修改后的大纲

大纲(一)

(1)前言：报告的目的；

(2)作用一：总经理的参谋功能；

(3)作用二：不同职能部门之间的协调功能；

(4)作用三：公司内有关活动的组织者；

(5)作用四：职能部门和总经理之间沟通的桥梁；

(6)结论和建议。

大纲(二)

(1)结论和建议；

(2)报告的目的；

(3)本报告的调查分析和发现；

(4)原因分析；

(5)详细对策和建议。14二、渠道策略ChannelStrategyCase1:校园枪击案与电子邮件15

Case2:Motorola的有效沟通途径

Motorola公司于1992年在天津经济开发区破土兴建它的第一家寻呼机、电池、基站等5个生产厂，成为Motorola在其本土之外最大的生产基地，投资额比原来最初的投资增加了9倍，工人数从不到100人增加到了8000多人。年产值达28亿美元，这是一个在华投资成功的企业。

在Motorola公司，每一个Motorola的高级管理层都被要求与普通操作工形成介乎于同志和兄妹之间的关系——在人格上千方百计地保持平等。“对人保持不变的尊重”是公司的个性。16最能表现Motorola“对人保持不变尊重”的个性是它的“OpenDoor”。所有管理者办公室的门都是绝对敞开的，任何职工在任何时候都可以直接推门进来“与任何级别的上司平等交流。”每个季度第一个月的1日到21日，中层干部都要同自己的手下和自己的主管进行一次关于职业发展的对话，回答“你在过去三个月里受到尊重了吗”之类的6个问题，这种对话是一对一和随时随地的。

Motorola的管理者们为每一个下层的被管理者们还预备出了11条这种“OpenDoor”式表达意见和发泄抱怨的途径：17Case3董事长的沟通渠道偏好

某公司董事长有一个习惯，就是轻易不接受下属的直接口头汇报工作，而要求用书面的方式提交报告。董事长审阅递交的报告后，认为有必要找报告人面谈再约一个固定的时间；不需要面谈的，就转交相关部门处理。18Typesofchannels1.Writingorspeaking?---Writing:

keepsapermanentrecord,usespreciseandstudiedwordinginadvance,getsacrosslargeamountofinformationmorequickly,moreformal;---Speaking:

needa“richer”communication—communicationmeansmuchmorethanwords,speed,morecommandoverreceiver’sattention,instantaneousfeedback,personalquality---lessrigidity;butdifficulttoarrangethem,andunproductiveifthecontactantagonizesoneormoreoftheparticipants,easiertobeforgotten,thefartherthemessagetravelsinspaceandtimefromitsoriginalsender,thegreaterthechanceofdistortion.192.Formalorinformal?---Formalchannel:

written,format---Informalchannel:

whenyouneedtogainnewideasfromothers.Typesofchannels20Typesofchannels214.Immediateresponse/Controlovermessage---Needimmediateresponse:considerindividualchannelsorgroupchannels.---Donotneedimmediateresponse:

considerwritingchannelsorvoicemail.Typesofchannels225.Privacyornot?

---Privacyimportant:

Choosewriting,voicemail,orsomeformsofelectronicmeetings.

---Privacynotimportant:Anygroupchannelexceptelectronicmeetingisappropriate.

6.Highaudienceparticipationornot?

---Highaudienceparticipation:

Choosefromamongone-to-onechannelsormeetingchannels.---Lowaudienceparticipation:Choosefromamongwriting,voicemail,orpresentations.

Typesofchannels237.Audienceinsameplaceornot?

----Geographicallydispersedaudience:Chooseanyformofwritingoraudioorvideochannelsofspeaking.----Audienceinthesameplace:

Chooseanyformofface-to-facecommunication.

Typesofchannels24Digitalinstantmessaging---emails;---QQ;---textmessages;---microblogs;---wechatTypesofchannels25Askwhethertheotherpersonisavailable;Don’tmakeIMyourmainformofcommunication,especiallynotforlong,complicated,orimportantconversations/discussions;Caution:easytobeforwarded!Tendtobeinformal,avoidpoorgrammarofgeneralsloppinessthatcouldcreateabadimpressionofyou;Toomuchmultitaskingmayleadtomajorslip-upsandembarrassments;WhattorememberaboutIM26三、文化策略

Culturestrategy美国华人为何起诉赵本山？普京大帝为何不高兴？1.cross-culturalcommunicationistherequirementofeconomicglobalization

2.barrierstocross-culturalcommunication

★ideologicalconflicts(观念冲突,socialcustoms）★institutionalconflicts（制度冲突：游戏规则）★conflictsinbehaviorpatterns（行为模式冲突）27Culturaldifferences:Formality:firstnames,jobtitles,Americans,Asians,German–greeteratthegateofWal-mart;Socialcustoms:greetings,exchangebusinesscards,giftsexchanges,giftsforwivesnotappropriate;Stylesofdress:conservativedressesbestchoices,norisk;

2829303132Culturaldifferences

Time:Westerncultureisacultureofarithmeticaltime.Timeis

organized

bytheclock.Innon-Westernculture,timeisa

measure

betweenevents.We

arrange

ameetingatnineo'clockbutthemandoesn'tshowup.Webecomeanxious,offended.Hedoesn't

understand

our

anxietybecauseforhim,themomenthearrivesisthemeasureoftime.Heisontimewhenhearrives.

33CulturaldifferencesToleranceforconflict:

harmonyvs.aggression.Culturalavoidanceofconflictandconfrontation;“Inameeting,anAmericanscanargue,hitthetableandleaveasifnothinghappened,whileaMexicanmightnotforgiveyouforthreemonths.”34“AsanAmericanprojectmanager,IwasexpectingthatifIwasproposingsomethingstupid,Iwouldhearitfromthepeopleontheteam.Inreality,Ihadaplanwithafatalflaw,andtheJapaneseteammembersknewit,butitwasnottheirstyleofcommunicationtoembarrassmebytellingme.”35WhereasmembersofthedominantcultureoftheUnitedStatesaretaughttovalueopenness,franknessanddirectness,thetraditionalMexican-Americanapproachrequirestheuseofmuchdiplomacyandtactwhencommunicatingwithanotherindividual….tomakepersonalrelationshipappearharmonious,toshowrespectfortheotherindividual.36Individualismvs.collectivismPowerdistance:theattitudestowarddifferencesinauthority.373839Culturaldifferences:Genderroles:

Asgallingasitmaybetofacewhatfeelslikeblatantsexdiscrimination,acceptanceofdifferentstandardsmaybethebestapproach,atleastintheshortrun,oritmaybackfireonyourself.40High-versuslow-contextculture

Openness,frankness,directness,ambiguous,diplomatic,Uncertaintyavoidance(risk-takers?)

极限运动

俄罗斯青年徒手攀爬中国最高楼上海中心大厦Task-versussocialorientationShort-versuslong-termorientation

payoffs,gratification,long-termgoalCulturaldifferences:41Culturaltraitsinfluencingcommunication42东方文化西方文化价值观东方文化强调集体价值观东方人以“我们”这样的称谓来表达自己的观点，关注团体的利益，结果是团体内部和外部成员之间有清晰的界限，外来人员要融入新的组织要花费相当大的精力和时间互相之间一旦构成利益共同体，成员之间能够形成共同的目标西方文化强调个人价值观非常看重“我”这个称谓，人员之间的互惠互利是自愿的、自我激励的、自我驱动的；成员把自己在这个组织中能得到的物质利益看做是激励自己为实现组织目标的重要手段；个体导向高于集体导向；权力观东方强调权威倾向于从正式职位中获取权威，“如果我是你老板，你们就应该把我当老板看待。”“如果你是老板，你就应该告诉我该怎么做。”西方主张平等相互之间主张非正式关系和平等的交流；对于问题的讨论，人们更愿意被看作是咨询的对象，和参与组织决策的成员；东西方在价值观和权力观上的区别43Astory:

一个到日本去谈判的美国商务代表团，常碰到这样一件尴尬的事：直到他们要打道回府前，才知道贸易业务遇到了障碍，没有了达成协议的希望。因为在谈判时，就价格的确定上，开始没有得到统一，谈判快要告一段落时，美方在价格上稍微作了点让步，这时，日本方面的回答是“Hi!(嘿)”。结束后，美方就如释重负地准备“打道回府”。但结果其实并非如此，因为日本人说“嘿”(日语的“是”)，意味着“是，我理解你的意思(但我并不一定要认同你的意见)。44广告忽略文化因素造成的负面效果454647百岁山矿泉水广告48Nike之恐惧斗室

49查理周刊与大屠杀巴黎枪杀案反思50CommunicatorstrategyCommunicationobjectiveCommunicationstyleCredibilityAudiencestrategyAudienceselectionAudiencemotivationMessagestrategyChannelstrategy三、跨文化沟通策略分析

511．正视差异，求同存异Talkaboutandrespectdifferences,seekcommongroundsandallowfordisagreement2．取长补短，化差异为机遇

Viewdiversityasanopportunity3.一视同仁，摈弃优越感

Don’tcondescend4．兼顾多元，差别管理

Managedifferentially跨文化沟通策略52Corperateculture(企业文化)Sociability:relationshipamongco-workers,“onebigfamily?”Powerdistributionandjobautonomy:Degreeofstructure:jobroleshighlydefinedoroktogetinvolvedinotherareas?Achievementrewards:basedontrueability?53Opportunitiesforgrowth:Toleranceforriskandchange.Conflicttolerance.Emotionalsupport.Realinterestinthewell-beingofemployeesbyrespondingtotheirconcerns?Corporateculture(企业文化)54Howtofindoutaboutcorporateculture?55Homework:Findanexampleofculturalinfluencesoncommunicationstrategy/styleandmakeashortpresentationaboutitnextweek.对于中国人在海外旅游时的种种“不检点”行为，你认为哪些是陋习而哪些只是文化差异的结果？56COMMUNICATIONSTRATEGYCHECKLIST1.CommunicatorStrategy

Whatisyourcommunicationobjective?Whatcommun