学校物业服务会议服务方案

学校物业服务会议服务方案

目录

第一节会议服务的总体要求......................2

一、服务目标.................................2

二、基本原则.................................2

三、会议室管理要求...........................2

四、会议服务员岗位职责......................3

第二节会议服务工作流程及标准..................4

一、了解会议要求............................4

二、布置会场.................................5

三、会前准备.................................9

四、会中服务.................................9

五、会后服务................................11

第三节会务服务人员岗位职责...................12

一、会务部负责人岗位职责...................12

二、会议室音像设备操作人员岗位职责..........13

三、会议服务人员岗位职责...................14

1

第一节会议服务的总体要求

一、服务目标

伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋

势，会议服务需求逐渐增多。我公司通过发挥自己的专业优

势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务

服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环

境。

二、基本原则

（一）专业化：

会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服

务的质量。

（二）人性化：

在提供相应的服务时，应以〃以人为本〃为出发点，为服

务对象提供相应的特色服务和个性化服务。

（三）信息化：

充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。

二、会议室管理要求

（-）会议室的管理，由物业处项目经理负责。

（二）凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座

次的安排，会议室内不得随意乱贴乱画。

（三）会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有

2

会务工作由物业处项目经理负责，根据主办部门要求悬挂会

标，专题会议后将会标撤销。

（四）会服人员按每周会议安排表提前准备好会议室。

及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会

议室干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯，饮用

水，会后及时打扫清理。

（五）会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬

动挪作它用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借

用，必须征得管理部门同意后方可动用，事后归还原处。

（六）会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设

施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，如因会

服人员造成的损失将追究个人的责任。

（七）各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，会服

人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，应及时向主

管部门报告，分析原因，明确责任。

（八）会服人员每天做好会议室场地及消防安全及设备

检查工作，保障会议室资源不流失，完成好规定的口巡视工

作。

（九）会服人员须严格按学校办公楼管理处各项规章制

度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的

正常进行。

四、会议服务员岗位职责

会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一

着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备。

3

主题、时间、会标、台型要求、所需物品与设备及特殊要求。

二、布置会场

（―）准备设备与物品

1,操作规则：

（1）根据会议通知单要求，准备好所需设备（灯光、

音响、话筒、空调等）。

（2）准备服务用品（台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、

茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等）。

2.质量标准或要求：设备完好、有效，用品齐备、清洁

完美、庄重。

（二）确定台型并摆台

1.操作规则：根据会议性质和主办单位要求，确定主席

台位置，合理设置台型。

2.质量标准或要求：

（1）台型符合要求，能烘托会议主题。

（2）桌子摆放整齐、无摇晃。

（3）桌位等于或略多于会议人数。

（三）摆椅子

L操作规则：双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次

将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切。

2.质量标准或要求：

（1）搬轻放，椅子干净，排放整齐美观。

（2）课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。

5

（3）准备若干把椅子备用。

（四）摆信笺、铅笔

1.操作规则：

（1）将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均

匀，纸下边距桌边两指。

（2）笔削好斜放于信笺上。

2,质量标准或要求：

（1）信笺中心线在一条直线上。

（2）笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。

（3）笔尾靠信笺下端，标志朝上。

（五）摆茶杯

L操作规则：

（1）左手端托，右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面

上杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。

（2）无垫碟改放杯垫，或根据主办单位要求放矿泉水。

2.质量标准或要求：

（1）摆放整齐、统一，茶碟右边缘与椅子右边缘在一

条直线上。

（2）课桌式，茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直

线。

（3）回字式，茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。

（4）杯碟上边缘与桌边距3-3.5cmo杯柄与桌面约成

45度角。

（六）摆香巾篮

6

1.操作规则：左手端托，右手将香巾篮放于茶碟右侧。

2,质量标准或要求：香巾篮完好、洁净，左边缘距茶碟,

上边缘距桌边3cm。

（七）摆烟缸

1,操作规则：

（1）左手端托，右手将烟缸放于两茶碟中间。

（2）无烟会场不放烟缸，但要准备吸烟区。

2.质量标准或要求：烟缸距桌边。

（A）调试音响、话筒、投影设备

L操作规则：将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发

言席（特殊情况按主办方要求摆放），调试音响至最佳状态,

并试放所要求的音带。

2.质量标准或要求：音质好，无噪音，音量适中，所有

座位均能听清。

（九）搜指示水牌

1.操作规则：摆放于大堂及会场门口显眼位置，便于指

引客人进入会场°

2,质量标准或要求：指示牌庄重大方，文字表述清楚。

（十）摆席位桌签卡

L操作规则：必须请学校指导，摆放席位卡。

2.质量标准或要求：

（1）席位卡庄重大方，摆放整齐。

（2）请学校反复核对，确保无误。

（十一）摆讲台

7

1.操作规则：按主办要求摆放于确当位置。

2,质量标准或要求：讲台干净、庄重、无摇晃。

（十二）挂会标

1.操作规则：按主办方要求制会标，挂于合适位置。

2.质量标准或要求：文字正确无误，字迹美观大方。

（十三）摆放盆花及绿色植物

1.操作规则：

（1）盆花摆放于主席台上，一般摆放两盆于主席位和

副主席位。

（2）绿色植物放于主席台后，主席台前边缘摆矮小的

绿色植物及盆花，会场四周摆放绿色植物。

2,质量标准或要求：

（1）盆花及绿色植物新鲜、美观、无枯叶。

（2）高矮能适合会场环境布置要求。

（十四）插旗帜

L操作规则：国旗或党旗或红旗，摆放在主席台后两侧。

2.质量标准或要求：旗帜颜色鲜艳、干净、无皱褶。

（十五）摆放果盘

1,操作规则：根据主办单位要求摆果盘，盘中放水果、

干果等。

2,质量标准或要求：装盘美观。水果清洁无水迹、无坏

烂、干果无异味变质。

8

三、会前准备

（-）打开水

L操作规则：会议前一小时准备好暖瓶，到开水房打开

水。

2.质量标准或要求：开水准备充分，温度在80度以匕

暖瓶要干净无破损，保温性能良好，不漏水。

（-）开空调

1,操作规则：会议前一小时打开空调（先打开电源开关,

再打开空调开关）。

2.质量标准或要求：室内温度调控，冬天保持19-22

度，夏天24—27度。

（三）开灯

1.操作规则：与会人员到场后视需要打开灯光。

2.质量标准或要求：灯泡完好，光线充足，并根据要求

适当调控灯光。

（四）站位

1.操作规则：服务员提前半小时站于指定位置迎客。

2.质量标准或要求：站姿正确，面带微笑。

四、会中服务

（―）引领入座

1.操作规则：引领领导入上座，双手轻提起椅子请领导

入座，然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部，请其坐下。

2.质量标准或要求：椅子轻拿轻放，使用礼貌用语。

9

（二）上香巾

1.操作规则：

（1）左手端托，右手拿香巾夹，站在领导右后侧为领

导递香巾。

（2）不能挡住领导的视线。

2.质量标准或要求：香巾干净无异味，冬天在35度左

右，夏天上冰毛巾。

（三）斟茶

L操作规则：左脚在前，右脚在后，右手提暖瓶，左手

小指与无名指夹住盖杯，拇指与食指拿杯柄，在客人右后侧

为客人斟倒茶水，然后轻轻放回杯碟中，并示意客人用茶。

2.质量标准或要求：服务员进入会议室服务时，应抬头

挺胸、大方得体；动作敏捷，轻拿轻放，茶水倒至8分满；

（四）烟灰缸

1.操作规则：烟灰缸内烟头超过5个或每20分钟进行

更换，放置时小指垫于缸底，以防发出声响

2.质量标准或要求：服务员进入会议室服务时，应抬头

挺胸、大方得体；动作敏捷，轻拿轻放，先取走已满烟灰缸,

在递送新的。

（五）会中特殊情况处理

1.操作规则：

（1）客人使用话筒时，视情况调节音量大小。

（2）主席台领导半小时不喝茶，应重新更换一杯。

（3）每20-30分钟为台下客人巡回补充茶水一次。如

10

主要客人开始讲话则停止一些茶水活动。

2,质量标准或要求：保持会场安静，做到“三轻”“四

勤”，不打扰客人。

（六）会中休息服务

1.操作规则：快速进行会场小整理，补充、更换物品。

2.质量标准或要求：动作敏捷，轻拿轻放，保持安静。

（七）送客

1,操作规则：会议结束前10分钟，服务员应站在门口,

微笑着向客人道别。

2.质量标准或要求：站姿正确，面带微笑。

五、会后服务

（一）检查会场

1.操作规则：

（1）检查有无客人遗留物品及文件，如有，及时送交

主办方。

（2）检查有无损坏的设施设备及用具，如有，将数目

及损坏情况与会务组人员核实后送收银处。

2.质量标准或要求：仔细、认真、做好记录；数目准确、

不弄虚作假。

（二）整理用品及清洁卫生

1.操作规则：

（1）整理会场。

（2）将茶叶倒入垃圾捅，点清茶杯数目，清洗保存。

11

（3）会场剩余物品点清数目汇报主管，并做好卫生清

理工作。

2.质量标准或要求：清点仔细、及时回收，物品轻拿轻

放，归类摆放。

（三）椅杳设施设备

1.操作规则：

（1）对灯光、音响、桌椅、门窗、地面、空调、消防

栓、灭火器等进行检查，发现问题及时上报维修。

（2）关闭灯、空调及门锁。

2.质量标准或要求：仔细、认真，消除一切安全隐患。

第三节会务服务人员岗位职责

一、会务部负责人岗位职责

（-）主持会务部全面工作，组织带领会务部全体人员

按时按质完成会议服务工作任务。

（二）确定东活、西活、管理楼等各大会议室、贵宾厅

的日常使用方案。

（二）组织、指挥、监督、管理会务部全体人员的日常

工作。

（四）对会务部各岗位工作人员进行教育、培训、管理

和考核，向上级部门提出人员使用建议。

（五）落实各会议室设施设备和用品用具的管理责任，

12

确保各类物资不出现非正常损失和丢失情况。

（六）加强会议服务质量的监督、管理，确保会议服务

工作不出现缺位和失误情况。

（七）做好会场使用登记、收费的组织协调工作，确保

会场使用费应收尽收。

（A）及时主动征求办会单位对会议服务的意见，不断

改进服务工作，提高服务水平。

（九）做好各会议室安全、保卫的组织、监督工作，防

止出现火灾、触电、丢失、被盗等事故。

（十）完成领导交办的其它工作任务。

二、会议室音像设备操作人员岗位职责

（一）刻苦钻研音控和多媒体使用业务技能，熟练操作

音像设备，及时准确可靠地播放会议内容。

（二）熟悉和掌握音像设备的性能、工作原理和操作及

使用方法，切实做好音像设备的操作、维护、维修和保养工

作。

（三）及时主动了解所服务会议的内容、议程、起止时

间和音像服务具体要求，提前调试好音像设备，保证会议召

开时正常使用。

（四）会议结束后，要认真检查音像设备运行情况，确

认设备无异常后，按操作规程停机关电，将设备复位。

（五）做好音控室设备和各类用品用具的安全管理工

作，随时检查和排除安全隐患，确保音控室设备和其它物品

13

安全。

（六）协助会场服务人员做好会场布置和清扫保洁工

作。