南京业主委员会工作制度

PAGE南京业主委员会工作制度一、总则（一）目的为了规范南京业主委员会的运作，维护业主的合法权益，促进小区的和谐稳定发展，依据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于南京市行政区域内依法成立的业主委员会及其开展的各项工作。（三）基本原则1.依法依规原则：业主委员会的各项工作必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合法合规。2.民主决策原则：充分尊重业主的意愿，实行民主决策，保障业主对小区重大事项的知情权、参与权和表决权。3.公开透明原则：工作过程和财务状况等信息应及时、准确地向业主公开，接受业主监督。4.服务业主原则：以维护业主利益为出发点和落脚点，积极为业主提供优质服务，解决实际问题。二、业主委员会的组成与职责（一）组成1.委员选举业主委员会由业主大会会议选举产生，委员应当由热心公益事业、责任心强、具有一定组织能力的业主担任。业主委员会委员人数应当为单数，具体人数由业主大会决定，但不得少于5人，一般不超过11人。2.任职条件本物业管理区域内具有完全民事行为能力的业主；遵守国家有关法律、法规；遵守业主大会议事规则、管理规约，模范履行业主义务；热心公益事业，责任心强，公正廉洁；具有一定的组织能力；具备必要的工作时间。3.任期业主委员会任期一般为3至5年，具体任期由业主大会决定。业主委员会委员可以连选连任。（二）职责1.执行业主大会决议：业主委员会应当积极贯彻执行业主大会的各项决议，确保决议得到有效落实。2.召集业主大会：定期召集业主大会会议，报告物业管理的实施情况，听取业主的意见和建议，接受业主的监督。3.与物业服务企业沟通：代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同，并监督物业服务企业履行合同约定的义务。及时向物业服务企业反馈业主的需求和意见，协调解决物业服务过程中出现的问题。4.监督管理物业专项维修资金：督促业主按时足额交纳物业专项维修资金，负责审核维修资金的使用计划和使用情况，确保维修资金合理使用，保障小区共用部位、共用设施设备的正常维修、更新和改造。5.管理小区公共收益：依法依规管理小区公共区域的经营收益，如广告位出租、场地租赁等收益。定期公布公共收益的收支情况，确保收益用于小区公共设施的维护、更新以及业主的共同利益。6.协调业主之间及业主与物业服务企业之间的关系：及时调解业主之间、业主与物业服务企业之间的矛盾和纠纷，促进小区和谐稳定。对于业主的合理诉求，积极与相关方沟通协调，推动问题解决。7.监督物业服务质量：建立健全物业服务质量监督考核机制，定期对物业服务企业的服务质量进行检查和评估。根据业主反馈和检查结果，要求物业服务企业改进服务，提高服务水平。8.配合社区等相关部门工作：积极配合社区居民委员会、街道办事处等相关部门的工作，共同推进小区的综合治理和社区建设。及时向相关部门反映小区存在的问题和业主的意见，协助解决涉及小区公共利益的重大事项。三、业主大会会议制度（一）会议召集1.业主大会会议分为定期会议和临时会议。定期会议应当按照业主大会议事规则的规定按时召开。2.有下列情形之一的，业主委员会应当及时召集业主大会临时会议：经专有部分占建筑物总面积20%以上且占总人数20%以上业主提议的；发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的；业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情况。（二）会议筹备1.业主委员会召集业主大会会议，应当于会议召开15日前将会议时间、地点、议题等主要内容以书面形式在物业管理区域内显著位置公告，并同时告知社区居民委员会。2.业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式。采用书面征求意见形式的，应当将征求意见书送交每一位业主；无法送达的，应当在物业管理区域内显著位置公告。凡需投票表决的，表决意见应由业主本人签名。（三）会议表决1.业主投票权确定：业主在业主大会会议上的投票权，按照业主专有部分面积所占比例确定，业主专有部分面积按照不动产登记簿记载的面积计算；尚未进行登记的，暂按测绘机构的实测面积计算；尚未进行实测的，暂按房屋买卖合同记载的面积计算。建筑物总面积，按照前项的统计总和计算。2.表决事项及通过条件：业主大会决定筹集和使用专项维修资金、改建或者重建建筑物及其附属设施的，应当经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意；决定其他有关共有和共同管理权利重大事项的，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。（四）会议记录与存档业主大会会议应当由业主委员会做好书面记录并存档。会议记录应当包括会议时间、地点、议题、出席业主及业主代表人数、表决方式、表决结果等内容。会议记录应当妥善保管，以便业主查阅。四、业主委员会工作程序（一）日常工作流程1.文件收发与处理：安排专人负责文件的收发、登记、传阅和归档工作。对于业主的来信、来访及相关部门的文件，及时进行处理，并按照规定程序进行流转和回复。2.会议组织与安排：根据业主大会会议制度，做好会议的筹备、组织和记录工作。提前确定会议时间、地点、议题，通知相关人员参加会议，并准备好会议所需的资料和文件。3.信息沟通与反馈：建立畅通的信息沟通渠道，及时收集业主的意见和建议。对于业主反映的问题，及时进行整理和分类，协调相关部门进行处理，并将处理结果及时反馈给业主。4.工作任务分配与执行：根据业主委员会的职责和工作安排，合理分配工作任务，明确责任人和完成时间。定期对工作任务的执行情况进行检查和督促，确保各项工作按时完成。（二）重大事项决策程序1.议题提出：业主委员会委员、业主或者物业服务企业可以提出重大事项议题。议题应当明确、具体，并附有相关背景资料和初步方案。2.调研论证：对于提出的重大事项议题，业主委员会应当组织相关人员进行调研论证，广泛征求业主意见，必要时可以咨询专业机构或专家。3.方案制定：根据调研论证结果，制定具体的实施方案。实施方案应当充分考虑业主利益和小区实际情况，具有可操作性。4.公示征求意见：将重大事项实施方案在物业管理区域内显著位置进行公示，征求业主意见，公示期不得少于15日。5.表决决策：根据业主大会会议表决规则，对重大事项进行表决。经业主大会会议通过的重大事项，业主委员会应当组织实施，并及时向业主公布实施情况。（三）与物业服务企业合作程序1.选聘与续聘：业主委员会按照业主大会的决定，通过公开招标、邀请招标等方式选聘物业服务企业。在物业服务合同期满前，业主委员会应当根据业主意见和小区实际情况，决定是否续聘原物业服务企业。2.合同签订：业主委员会与选聘的物业服务企业签订物业服务合同，明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、服务费用、合同期限等条款。合同签订后，应当及时向业主公布。3.监督检查：业主委员会定期对物业服务企业的服务质量进行监督检查，按照物业服务合同的约定，对物业服务企业的工作进行考核评价。对于物业服务企业违反合同约定的行为，业主委员会应当及时要求其整改，并按照合同约定追究其违约责任。4.沟通协调：业主委员会与物业服务企业建立定期沟通协调机制，及时解决物业服务过程中出现的问题。对于业主反映的物业服务问题，业主委员会应当积极与物业服务企业沟通协调，督促其改进服务。五、财务管理与监督（一）财务管理制度1.设立账户：业主委员会应当在银行开设独立的业主大会账户，用于存放小区公共收益、物业专项维修资金等款项。账户名称应当与业主大会名称一致，并在物业管理区域内显著位置公示。2.收入管理：业主委员会应当按照国家有关规定，依法依规收取小区公共收益。公共收益应当及时足额存入业主大会账户，并建立收入台账，详细记录收入来源、金额、时间等信息。3.支出管理：业主委员会应当制定严格的支出审批制度，明确支出范围、审批流程和审批权限。支出应当符合小区公共利益和物业服务合同约定，用于小区共用部位、共用设施设备的维修、更新、改造以及其他业主共同利益事项。支出应当取得合法有效的票据，并按照规定进行账务处理。4.预算管理：业主委员会应当根据小区实际情况和物业服务需求，编制年度财务预算。财务预算应当包括收入预算和支出预算，经业主大会会议审议通过后执行。在预算执行过程中，应当严格控制各项费用支出，确保预算的有效执行。（二）财务公开与监督1.定期公开：业主委员会应当定期向业主公开财务收支情况，每季度至少公布一次财务报表，包括资产负债表、收支明细表等。财务报表应当真实、准确、完整，并经业主委员会成员签字确认。2.专项公开：对于物业专项维修资金的使用情况、小区公共收益的收支情况等重大财务事项，应当及时进行专项公开，向业主详细说明收支情况和使用用途。3.业主监督：业主有权查阅业主委员会的财务账目和相关资料，对财务收支情况提出疑问和建议。业主委员会应当积极配合业主的监督，及时解答业主的疑问。4.审计监督：业主委员会应当接受业主大会的审计监督。业主大会可以委托专业审计机构对业主委员会的财务收支情况进行审计，审计结果应当向业主公开。六、印章管理与档案管理（一）印章管理1.印章刻制：业主委员会印章由业主大会授权业主委员会刻制，并在公安机关备案。印章刻制完成后，应当妥善保管。2.使用规定：业主委员会印章的使用应当严格按照规定程序进行审批。使用印章时，应当填写印章使用登记表，注明使用事项、使用人、审批人等信息。印章使用登记表应当妥善保存，以备查阅。3.保管责任：业主委员会应当指定专人负责印章的保管，印章保管人应当严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人使用。印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应当办理交接手续，确保印章安全。（二）档案管理1.档案范围：业主委员会档案包括业主大会会议记录、业主委员会会议记录、物业服务合同、财务账目、文件资料、业主信息等与小区物业管理相关的各类资料。2.归档要求：业主委员会应当按照档案管理的有关规定，对各类档案进行及时归档。档案应当分类存放，编号管理，便于查阅和使用。3.保管期限：业主委员会档案的保管期限应当根据档案的性质和重要程度确定。一般档案的保管期限为5年，重要档案的保管期限为10年以上。4.查阅与借阅：