南京市信访保密工作制度

PAGE南京市信访保密工作制度一、总则（一）目的为加强南京市信访保密工作，确保信访信息安全，维护信访秩序，保障信访人的合法权益，根据国家有关法律法规和信访工作相关规定，结合本市实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南京市各级信访工作机构、相关职能部门及其工作人员在处理信访事项过程中涉及的保密工作。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规关于保密的规定，确保信访保密工作有法可依、依法进行。2.全程保密原则：对信访事项从受理、办理到终结的全过程实行保密管理，防止信息泄露。3.最小化知悉原则：严格限定知悉信访秘密信息的人员范围，严禁无关人员接触信访秘密信息。4.责任追究原则：对违反信访保密制度的单位和个人，依法依规追究责任。二、保密工作机构与职责（一）保密工作领导小组成立南京市信访保密工作领导小组，由信访工作机构主要负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调全市信访保密工作，研究解决保密工作中的重大问题，制定保密工作方针政策和工作规划。（二）信访工作机构保密工作部门职责1.制定和完善信访保密工作制度、流程和规范，并组织实施。2.开展信访保密宣传教育活动，提高工作人员的保密意识和技能。3.负责信访信息系统的安全保密管理，确保系统运行安全，数据信息不被泄露。4.对信访档案资料进行保密管理，按照规定的保管期限和程序进行归档、查阅和销毁。5.监督检查各部门信访保密工作落实情况，及时发现和纠正存在的问题。6.受理和调查处理信访保密违规行为，提出处理意见和建议。（三）信访工作人员保密职责1.严格遵守信访保密制度，不得泄露信访人信息、信访内容及办理情况等秘密信息。2.在处理信访事项过程中，妥善保管信访材料，不得私自留存、复制、传播信访材料。3.严禁在私人通信、网络社交平台等场合谈论信访秘密信息。4.对因工作需要知悉的信访秘密信息，严格按照规定范围使用，不得擅自扩大知悉范围。5.发现信访保密工作存在隐患或发生泄密事件时，及时报告并采取措施防止损失扩大。三、信访信息保密措施（一）信访受理环节保密1.信访接待场所应设置专门的接待区域，配备必要的安全保密设施，如监控设备、文件柜等，防止无关人员进入和信息泄露。2.接访人员在接待信访人时，不得询问与信访事项无关的个人隐私信息，不得擅自记录信访人的敏感信息。3.对信访人提交的信访材料，应进行编号登记，注明提交时间、信访人姓名、联系方式等基本信息，妥善保管，并在规定时间内移交承办部门。（二）信访办理环节保密1.承办部门收到信访材料后，应指定专人负责办理，并严格按照规定的程序和时限进行处理。办理过程中，不得向无关人员透露信访事项的办理情况。2.在信访事项办理过程中，如需与信访人沟通核实情况，应通过适当方式进行，避免泄露其他信访人的信息。3.涉及多个部门联合办理的信访事项，各部门之间应加强沟通协调，明确保密责任，在办理过程中不得相互泄露不属于本部门职责范围的信息。（三）信访回复环节保密1.对信访人的回复应严格按照规定的格式和内容进行，不得在回复中透露可能导致信访人身份暴露或其他敏感信息泄露的内容。2.回复信访人的信件、文书等，应通过挂号信、特快专递等方式邮寄，并确保邮寄过程中的安全保密。（四）信访档案管理保密1.建立健全信访档案管理制度，对信访档案进行分类、整理、归档，确保档案资料完整、准确。2.信访档案应存放在专门的档案室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。3.查阅信访档案应严格履行审批手续，经批准后方可查阅，并在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。4.按照规定的保管期限对信访档案进行鉴定和销毁，销毁档案时应严格履行审批和监销程序，确保档案信息彻底销毁。（五）信访信息系统安全保密1.加强信访信息系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和非法入侵。2.对信访信息系统的用户账号和密码进行严格管理，定期更换密码，严禁使用弱密码。工作人员离职或调动时，及时注销其账号。3.建立信访信息系统数据备份制度，定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的异地存储介质上。4.对信访信息系统的操作日志进行详细记录，保存一定期限，以便进行安全审计和追踪溯源。四、涉密载体管理（一）涉密文件管理1.对涉及信访秘密的文件、资料等，应按照秘密等级进行标识和管理。2.涉密文件的起草、印制、传递、使用、保管、销毁等环节，应严格遵守保密规定，明确专人负责，确保文件安全。3.涉密文件应在符合保密要求的场所进行起草和印制，印制过程中严格控制数量，多余的文件应及时销毁。4.传递涉密文件应通过机要通信、专人送达等方式进行，不得通过普通邮政、快递等方式传递。5.使用涉密文件时，应在指定地点进行，不得擅自带出办公场所。确需带出的，应履行审批手续，并采取必要的保密措施。6.涉密文件的保管应存放在专门的保密文件柜中，实行双人双锁管理。定期对涉密文件进行清查核对，确保文件数量准确、存放安全。7.涉密文件的销毁应按照规定的程序进行，由专人负责监销，确保文件信息彻底销毁。销毁记录应保存一定期限。（二）涉密移动存储介质管理1.严格控制涉密移动存储介质的使用范围，仅限于处理信访事项过程中确需使用的人员。2.涉密移动存储介质应进行标识和登记，注明存储内容、密级、使用人员等信息。3.使用涉密移动存储介质时，应在专用计算机上进行操作，严禁在连接互联网的计算机上使用。4.涉密移动存储介质的保管应存放在安全可靠的场所，与非涉密移动存储介质分开存放。定期对涉密移动存储介质进行检查，确保存储数据安全。5.涉密移动存储介质如需维修或报废，应将存储数据进行清除或销毁，并按照规定的程序进行审批和处理。（三）涉密计算机及办公设备管理1.用于处理信访涉密信息的计算机及办公设备应进行专门标识，明确为涉密设备。2.涉密计算机及办公设备应与互联网物理隔离，严禁接入互联网。如需处理涉及互联网的业务，应使用专门的非涉密计算机。3.涉密计算机及办公设备应安装必要的安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统更新。4.涉密计算机及办公设备的用户账号和密码应严格保密，不得随意透露给他人。5.工作人员离开涉密计算机及办公设备时，应及时关闭设备电源，并进行锁屏处理。6.涉密计算机及办公设备如需维修，应将存储数据进行清除或备份，并在维修过程中监督维修人员采取必要的保密措施。维修完成后，应对设备进行安全检查。五、保密监督与检查（一）定期检查1.信访保密工作领导小组应定期组织对全市信访保密工作进行检查，每年不少于[X]次。2.检查内容包括信访保密制度执行情况、保密措施落实情况、涉密载体管理情况、信访信息系统安全情况等。3.检查人员应填写检查记录，并对发现的问题提出整改意见，责令相关部门限期整改。（二）不定期抽查1.信访工作机构保密工作部门应不定期对各部门信访保密工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。2.抽查可采取现场检查、查阅资料、询问工作人员等方式进行。3.对抽查中发现的违规行为，应及时进行制止，并按照规定进行处理。（三）专项检查1.在信访工作的重要时期、重大活动期间，或发生信访保密违规事件后，应及时组织专项检查，确保信访保密工作安全。2.专项检查应针对特定的信访保密工作环节或问题进行深入检查，制定详细的检查方案，明确检查重点和方法。3.根据专项检查结果，总结经验教训，完善信访保密工作制度和措施。六、保密宣传教育与培训（一）宣传教育1.定期开展信访保密宣传教育活动，通过举办讲座、发放宣传资料、张贴宣传标语等方式，提高工作人员和信访人的保密意识。2.宣传教育内容应包括国家保密法律法规、信访保密工作制度、保密知识和技能等。3.结合典型案例，对工作人员进行警示教育，使工作人员深刻认识到保密工作的重要性，增强保密责任感。（二）培训1.制定信访保密培训计划，定期组织工作人员参加保密培训，培训每年不少于[X]次。2.培训内容应根据信访工作实际需求和保密形势变化进行更新，包括保密法律法规解读、信访保密工作流程、涉密载体管理、信息系统安全保密等方面。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、模拟演练等多种形式，提高培训效果。4.对新入职的信访工作人员，应在入职后[X]个月内进行专门的信访保密培训，经考试合格后方可上岗。七、保密违规处理（一）违规行为界定1.未经批准，擅自泄露信访秘密信息的。2.违反规定，私自留存、复制、传播信访材料的。3.在私人通信、网络社交平台等场合谈论信访秘密信息的。4.擅自扩大信访秘密信息知悉范围的。5.未按照规定保管涉密载体，导致涉密载体丢失、损坏或信息泄露的。6.违反信访信息系统安全保密规定，导致系统被攻击、数据泄露的。7.其他违反信访保密工作制度的行为。（二）处理措施1.对违反信访保密制度的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对因违反信访保密制度给信访人造成损失的，应依法承担赔偿责任。3.对违反信访保密制度构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）处理程序1.发现信访保密违规行为后，由