医院创建办公室工作制度

PAGE医院创建办公室工作制度一、总则（一）目的为加强医院办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序、高效开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于医院办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，加强团队协作，提高工作效率和质量。3.服务至上原则：以服务医院整体运营、服务临床一线、服务患者为宗旨，提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室各项工作的组织、协调和管理，制定工作计划并组织实施。2.组织协调医院行政事务，传达医院决策和工作部署，督促检查执行情况。3.负责与上级主管部门、其他医疗机构及相关单位的沟通协调，维护医院良好形象。4.审核重要文件、报告等材料，对办公室工作中的重大事项及时向医院领导汇报并提出建议。5.管理办公室人员队伍，组织开展培训、考核等工作，提高团队整体素质。（二）行政秘书职责1.负责医院行政文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。2.协助主任起草、审核医院行政管理制度、工作计划、工作总结等文件材料。3.安排医院行政会议，做好会议记录，整理会议纪要，并负责督促会议决议的执行。4.负责医院行政印章的管理与使用，严格按照规定进行用印登记。5.参与医院行政事务的协调处理，及时反馈工作进展和问题。（三）外联专员职责1.负责与上级主管部门、政府相关部门的沟通联络，及时了解政策动态，争取政策支持。2.拓展与其他医疗机构、行业协会等的合作关系，组织开展交流活动，提升医院行业影响力。3.接待来访宾客，安排参观、交流等活动，展示医院良好形象。4.收集、整理行业信息，为医院决策提供参考依据。（四）信息管理员职责1.负责医院办公信息系统的日常维护与管理，确保系统稳定运行。2.收集、整理、发布医院内部信息，及时更新医院网站、微信公众号等信息平台内容。3.负责医院办公设备的管理与维护，定期进行检查、保养，确保设备正常使用。4.协助各部门做好信息化建设相关工作，提供技术支持和培训。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文办公室专人负责接收各类文件，进行登记，注明文件来源、日期、标题等信息。对收到的文件进行初步审核，根据文件内容和性质确定传阅范围和处理方式。将文件及时呈送办公室主任批阅，主任根据文件要求做出批示，明确承办部门和办理期限。2.发文各部门需发文时，填写发文申请表，经部门负责人审核后提交办公室。办公室对发文申请表进行审核，重点审核文件内容是否准确、格式是否规范、是否符合发文流程等。审核通过后，由行政秘书负责起草文件，经相关领导审核签发。文件签发后，由行政秘书负责编号、排版、打印，并按照规定的分发范围进行发放。3.文件传阅行政秘书根据主任批示，将文件分发给相关部门或人员传阅。传阅人员在文件传阅单上签字，注明传阅时间，确保文件传阅及时、完整。传阅过程中，如遇疑问或需要进一步沟通的事项，传阅人员及时与办公室联系。4.文件归档文件办理完毕后，承办部门将文件原件及相关资料交回办公室。行政秘书对文件进行整理、分类，按照档案管理规定进行归档保存，便于查阅和追溯。（二）会议管理流程1.会议筹备各部门如需召开会议，提前填写会议申请表，说明会议主题、时间、地点、参会人员等信息，提交办公室。办公室根据会议申请，统筹安排会议时间和地点，避免冲突。协助会议主办部门准备会议资料，如会议议程、汇报材料等，并提前发送给参会人员。2.会议通知行政秘书根据会议安排，提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等要求。对于重要会议，通过多种方式进行通知，确保参会人员知晓。3.会议组织会议当天，行政秘书负责会场布置，准备好会议所需的设备和用品。组织参会人员签到，维持会议秩序，做好会议记录。及时为参会人员提供茶水、资料等服务。4.会议纪要会议结束后，行政秘书及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要经办公室主任审核后，发送给参会人员及相关部门，并督促会议决议的执行。（三）印章管理流程1.印章使用申请各部门需使用医院行政印章时，填写印章使用申请表，注明用印事项、文件名称、用印份数等信息，经部门负责人签字后提交办公室。2.印章审核办公室对印章使用申请表进行审核，重点审核用印事项是否符合规定、文件内容是否准确等。审核通过后，报办公室主任审批。3.印章使用印章管理人员按照审批意见，在指定位置加盖印章，并进行用印登记，注明用印时间、用印人等信息。用印完毕后，将印章使用申请表及相关文件存档保管。（四）外联工作流程1.外联计划制定：外联专员根据医院发展需求和工作计划，制定年度外联工作计划，明确工作目标、任务和重点。2.沟通联络：按照外联计划，主动与相关部门、单位进行沟通联络，建立联系渠道，及时了解对方需求和动态。3.合作洽谈：针对合作项目，与对方进行深入洽谈，明确合作内容、方式、权益义务等，起草合作协议草案。4.协议签订：合作协议草案经医院领导审核后，与对方签订正式合作协议，并做好协议的存档和执行跟踪。5.活动组织：负责组织各类对外交流活动，如学术会议、参观访问等，做好活动策划、筹备、实施等工作。6.信息反馈：及时将外联工作进展和成果向医院领导汇报，收集反馈意见和建议，不断改进外联工作。（五）信息管理流程1.信息收集信息管理员定期收集各部门报送的医院内部信息，包括工作动态、业务进展、科研成果等。关注医院外部信息，通过网络、媒体、行业会议等渠道收集医疗卫生行业政策法规、市场动态、行业趋势等信息。2.信息整理对收集到的信息进行分类整理，筛选出有价值的信息，去除重复、无用的内容。对信息进行编辑、校对，确保信息内容准确、表述清晰。3.信息发布根据信息内容和发布渠道，选择合适的方式进行发布。在医院内部信息平台发布的信息，经审核后及时推送；在医院网站、微信公众号等外部平台发布的信息，按照平台管理规定进行发布。4.信息维护定期对医院办公信息系统进行维护，检查系统运行情况，及时处理系统故障和问题。对发布的信息进行跟踪管理，收集反馈意见，根据需要对信息进行更新和完善。四、工作规范（一）考勤制度1.办公室工作人员应严格遵守医院考勤时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照医院请假流程办理请假手续，经批准后方可离岗。3.办公室定期对考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的人员进行相应处理。（二）保密制度1.办公室工作人员应严格遵守医院保密规定，保守医院机密信息，不得泄露给无关人员。2.涉及医院机密的文件、资料等应妥善保管，按照规定进行传阅、使用和归档，严禁私自复印、传播。3.在对外交往中，不得擅自透露医院机密信息，如需提供相关信息，应经医院领导批准。（三）沟通协调制度1.加强办公室内部沟通协作，建立定期工作交流机制，及时分享工作进展和问题。2.与医院各部门保持密切联系，主动了解工作需求，积极协调解决问题，确保各项工作顺利推进。3.在与外部单位沟通协调时，要注重礼貌、尊重对方，保持良好的合作关系。（四）文件格式规范1.行政文件应按照医院统一规定的格式进行排版，包括字体、字号、行距、页边距等。2.文件标题应简洁明了，准确概括文件主题；正文内容应层次分明，逻辑清晰，语言规范。3.发文编号应按照规定的格式和顺序进行编排，确保文件编号的唯一性。（五）办公设备使用规范1.办公室工作人员应正确使用办公设备，按照操作规程进行操作，不得随意拆卸、损坏设备。2.定期对办公设备进行清洁、保养，发现故障及时报修，确保设备正常运行。3.节约使用办公耗材，如纸张、墨盒、硒鼓等，避免浪费。五、考核与奖惩（一）考核方式1.定期考核：每季度对办公室工作人员进行一次定期考核，考核内容包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。2.不定期考核：根据工作实际情况，对办公室工作人员进行不定期考核，重点考核工作任务完成情况、突发事件处理能力等。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核工作任务完成的数量、质量、效率等，包括文件处理、会议组织、外联工作、信息管理等方面的工作成果。2.工作态度：考核工作责任心、敬业精神、工作积极性等，是否认真履行岗位职责，对待工作是否积极主动。3.团队协作：考核与同事之间的协作配合情况，是否能够相互支持、共同完成工作任务。（三）奖惩措施1.奖励对于工作表现优秀、成绩突出的工作人