办公室联络协调工作制度

PAGE办公室联络协调工作制度一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的联络与协调，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间的联络协调工作。（三）基本原则1.及时准确原则：各部门应及时、准确地传递信息，确保信息的真实性和完整性。2.高效协作原则：各部门应积极配合，高效协作，共同解决工作中出现的问题。3.责任明确原则：明确各部门在联络协调工作中的职责，避免推诿扯皮。二、联络协调机构及职责（一）联络协调小组公司成立联络协调小组，由办公室主任担任组长，各部门负责人为成员。联络协调小组负责统筹协调公司内部各部门之间的联络与协调工作。（二）职责分工1.办公室负责联络协调小组的日常工作，制定联络协调工作计划和方案。收集、整理和传递公司内部各部门之间的工作信息，及时反馈工作进展情况。组织召开联络协调会议，协调解决工作中出现的问题。对联络协调工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。2.各部门负责本部门与其他部门之间的联络协调工作，及时传递工作信息。积极配合联络协调小组的工作，按照要求提供相关资料和数据。对联络协调工作中出现的问题及时反馈，提出解决方案和建议。三、联络协调方式（一）会议协调1.定期会议每周召开一次联络协调例会，由办公室主任主持，各部门负责人参加。会议主要内容包括：总结上周工作进展情况，分析存在的问题，安排本周工作任务。每月召开一次联络协调工作会议，由公司领导主持，各部门负责人及相关人员参加。会议主要内容包括：总结本月联络协调工作情况，分析存在的问题，部署下月工作任务。2.专题会议根据工作需要，不定期召开专题联络协调会议，由相关部门负责人主持，涉及部门及相关人员参加。会议主要内容包括：研究解决某一专项工作中出现的问题，协调相关部门之间的工作关系。（二）文件协调1.工作通知各部门需要传达工作信息或安排工作任务时，应及时以工作通知的形式发送给相关部门。工作通知应明确工作内容、要求、时间节点等信息。2.工作汇报各部门应定期向联络协调小组提交工作汇报，汇报本部门工作进展情况、存在的问题及下一步工作计划。工作汇报应内容详实、数据准确。（三）电话、邮件及即时通讯工具协调1.电话协调各部门之间在工作中需要沟通协调时，可以通过电话进行联系。通话结束后，应及时整理通话内容，形成书面记录。2.邮件协调重要工作信息或需要留存记录的沟通协调事项，应通过邮件进行传递。邮件应主题明确、内容详细，并确保收件人及时查收。3.即时通讯工具协调在日常工作中，各部门之间可以使用公司内部的即时通讯工具进行沟通协调。沟通内容应简洁明了，避免使用模糊或歧义性语言。四、联络协调流程（一）信息发起1.各部门在工作中需要与其他部门进行联络协调时，应首先明确联络协调的事项、目的、要求等信息。2.填写《联络协调申请表》，详细说明联络协调的内容、涉及部门、时间要求等，并经部门负责人签字确认后提交给办公室。（二）信息审核与分配1.办公室收到《联络协调申请表》后，对联络协调事项进行审核，判断是否属于本制度适用范围。2.对于符合要求的联络协调事项，办公室根据事项涉及的部门进行分配，并及时通知相关部门。（三）联络协调实施1.相关部门接到办公室的通知后，应按照要求及时与其他部门进行联络协调。2.在联络协调过程中，应详细记录沟通内容，形成《联络协调记录单》。记录单应包括联络协调时间、地点、参与人员、沟通内容、达成的共识等信息。（四）结果反馈1.联络协调工作完成后，相关部门应及时将联络协调结果反馈给办公室。反馈内容应包括工作进展情况、存在的问题及解决方案等。2.办公室对联络协调结果进行整理和汇总，形成联络协调工作报告，提交给联络协调小组及公司领导。五、信息共享与保密（一）信息共享1.各部门应按照联络协调工作的需要，及时、准确地共享工作信息。共享信息应确保真实、完整、有效。2.办公室负责建立公司内部信息共享平台，各部门可以通过平台发布和获取工作信息。信息共享平台应设置权限管理功能，确保信息的安全性和保密性。（二）信息保密1.各部门在联络协调工作中涉及的商业秘密、技术秘密、个人隐私等信息，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息不被泄露。2.参与联络协调工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。对于违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。六、监督与考核（一）监督机制1.联络协调小组负责对各部门联络协调工作进行监督检查，及时发现和解决工作中存在的问题。2.办公室定期对联络协调工作情况进行统计分析，向联络协调小组汇报工作进展情况及存在的问题。（二）考核办法1.建立联络协调工作考核制度，将各部门联络协调工作情况纳入绩效考核体系。考核内容包括信息传递及时性、准确性、协作配合程度、问题解决效果等方面。2.对于联络协调工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对于联络协调工作不力，影响公司工作正常开展的部门和个人，公司将进行批