办公厅联系秘书工作制度

PAGE办公厅联系秘书工作制度一、总则（一）目的为了加强办公厅与各部门之间的沟通协调，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本联系秘书工作制度。（二）适用范围本制度适用于办公厅及各部门联系秘书的工作管理。（三）基本原则1.高效沟通原则：建立便捷、高效的沟通渠道，确保信息及时、准确传递。2.分工协作原则：明确联系秘书职责，加强协作配合，共同完成工作任务。3.服务大局原则：围绕公司/组织中心工作，提供优质服务，保障各项决策部署落实。二、联系秘书职责（一）办公厅联系秘书职责1.负责与各部门联系秘书的日常沟通协调，传达办公厅工作要求和领导指示。2.收集、整理各部门工作动态和重要信息，及时反馈给办公厅领导。3.协助办公厅组织各类会议、活动，做好会议记录和活动安排。4.跟进各部门对办公厅交办事项的落实情况，及时向领导汇报。5.协调解决各部门在工作中遇到的与办公厅相关的问题。（二）部门联系秘书职责1.负责与办公厅联系秘书保持密切联系，及时了解公司/组织工作安排和要求。2.收集、整理本部门工作信息，定期向办公厅报送工作动态。3.协助本部门领导做好与办公厅的沟通协调工作，确保各项工作顺利推进。4.负责传达本部门领导对办公厅工作的意见和建议。5.配合办公厅完成相关临时性工作任务。三、沟通协调机制（一）定期沟通1.每周召开一次联系秘书工作例会，由办公厅联系秘书主持，各部门联系秘书参加。会议主要内容包括：总结上周工作情况，交流工作经验，安排本周工作任务，协调解决工作中存在的问题。2.每月召开一次工作协调会，由办公厅领导主持，各部门负责人及联系秘书参加。会议主要围绕公司/组织重点工作和阶段性任务，研究部署工作措施，明确责任分工，加强部门之间的协同配合。（二）即时沟通1.建立联系秘书工作微信群，及时发布工作信息、通知、要求等，方便随时沟通交流。2.对于紧急、重要事项，联系秘书应立即通过电话、短信、微信等方式进行沟通协调，并及时向领导汇报。（三）专项沟通针对公司/组织重大项目、重要活动等专项工作，由办公厅牵头成立专项工作协调小组，联系秘书作为成员参与其中，负责与相关部门进行专项沟通协调。定期召开专项工作会议，及时解决工作推进过程中出现的问题，确保专项工作顺利完成。四、信息报送与共享（一）信息报送1.各部门联系秘书应按照办公厅要求，定期报送本部门工作动态、重要工作进展、存在问题及建议等信息。信息内容应真实、准确、及时，语言简洁明了。2.报送方式：工作动态信息以电子文档形式发送至办公厅指定邮箱；重要工作进展情况可根据实际情况采用书面报告或当面汇报等方式。3.办公厅联系秘书负责对各部门报送的信息进行收集、整理、筛选，及时将有价值的信息反馈给办公厅领导，并根据领导批示进行跟踪落实。（二）信息共享1.建立信息共享平台，由办公厅负责维护和管理。各部门联系秘书可通过平台查阅公司/组织内部相关信息，实现信息资源共享。2.对于涉及多个部门的工作信息，办公厅联系秘书应及时协调相关部门进行共享，确保各部门掌握全面准确的工作情况。3.在不涉及保密要求的前提下，鼓励各部门之间通过信息共享平台进行工作经验交流、业务探讨等活动，促进工作水平提升。五、会议组织与服务（一）会议筹备1.办公厅联系秘书根据领导指示和工作需要，负责会议的筹备工作。包括确定会议主题、时间、地点、参会人员，起草会议通知，准备会议资料等。2.提前与相关部门沟通协调，确保会议所需的设备、场地、餐饮等服务保障工作落实到位。3.对于重要会议，应制定详细的会议议程和日程安排，明确会议各项环节的时间节点和责任人。（二）会议记录1.安排专人负责会议记录，准确记录会议内容，包括会议发言要点、讨论情况、决策事项等。2.会议记录应客观、真实、完整，会后及时整理形成会议纪要。会议纪要经办公厅领导审核后，发送至参会人员及相关部门，并跟踪会议决策事项的落实情况。（三）会议服务1.会议期间，联系秘书应做好会议现场的服务工作，包括引导参会人员入场、发放会议资料、提供茶水等。2.负责维护会议秩序，确保会议顺利进行。对于会议中出现的突发情况，及时进行协调处理，并向领导汇报。六、工作交办与督办（一）工作交办1.办公厅根据公司/组织工作安排和领导指示，向各部门交办工作任务。交办任务应明确工作内容、要求、完成时限等。2.以书面交办单的形式下达工作任务，一式两份，一份交承办部门，一份由办公厅留存。交办单应编号管理，便于跟踪查询。3.交办工作任务时，联系秘书应与承办部门进行充分沟通，确保承办部门清楚了解工作要求和目标。（二）督办落实1.建立工作督办台账，对交办的工作任务进行跟踪督办。联系秘书定期检查承办部门工作进展情况，及时掌握工作动态。2.对于工作进度滞后的承办部门，及时发出督办通知，要求其说明原因，提出改进措施，并明确下一步工作计划。3.承办部门完成工作任务后，应及时向办公厅提交工作成果报告。联系秘书负责对报告进行审核，确认工作任务完成情况，并将审核结果反馈给办公厅领导。七、保密工作（一）保密要求1.联系秘书应严格遵守国家保密法律法规和公司/组织保密制度，保守工作中知悉的国家秘密、商业秘密和内部敏感信息。2.在信息传递、会议组织、文件处理等工作过程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）文件管理1.涉及保密内容的文件、资料等应按照保密规定进行分类、编号、登记，并妥善保管。2.严格控制文件的传阅范围，按照规定的程序进行传阅和借阅，确保文件安全流转。3.文件使用完毕后，及时收回并归档，严禁私自留存或外传。（三）信息安全1.加强对办公设备、网络系统的安全管理，设置必要的安全防护措施，防止信息被窃取或篡改。2.在使用电子设备存储、传输信息时，应采用加密技术等手段确保信息安全。3.定期对联系秘书进行保密教育和培训，提高保密意识和技能。八、培训与考核（一）培训1.定期组织联系秘书业务培训，培训内容包括沟通技巧、信息处理、会议组织、公文写作等方面。2.邀请公司/组织内部专家、业务骨干或外部专业机构进行授课，提高联系秘书的业务水平和综合素质。3.鼓励联系秘书参加各类培训学习活动，拓宽知识面，提升工作能力。（二）考核1.建立联系秘书工作考核制度，对联系秘书的工作表现进行定期考核。考核内容包括工作任务完成情况、沟通协调能力、信息报送质量、服务态度等方面。2.考核方式采用自评、互评和领导评价相结合的方式进行。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等次。3.根