卫生院档案管理工作制度

PAGE卫生院档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：卫生院档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映卫生院各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和整理卫生院在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、卫生院商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定卫生院档案管理制度和工作计划，并组织实施。2.集中统一管理全院各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。4.建立健全档案检索系统，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引等，方便档案的查阅和利用。5.积极开展档案信息开发利用工作，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案资料支持，根据工作需要编写档案参考资料、专题汇编等。6.负责组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。7.监督、指导各科室的档案工作，定期对各科室档案管理情况进行检查和考核。（二）各科室档案管理人员1.负责本科室档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保本科室档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本科室档案进行分类整理，编制卷内目录和备考表，定期将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅和利用工作，及时提供本科室相关档案资料。4.负责本科室档案的日常保管工作，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗统计报表、医疗纠纷处理记录等。2.预防保健档案：如疫苗接种记录、传染病报告卡、健康体检档案、慢性病管理档案等。3.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生实习档案等。4.科研档案：科研项目申报书、研究方案、实验数据、科研成果报告等。5.行政管理档案：上级文件、卫生院文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门和个人应在工作结束后及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得积压或散失。3.收集的档案应保持文件材料的原貌，不得擅自涂改、伪造、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。卫生院档案一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、特殊载体类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。例如，医疗业务类档案可按照病历号顺序编号，行政管理类档案可按照年度流水号编号等。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件的整齐牢固。4.编目：编制卷内目录、备考表等，填写档案的题名、日期、页号、保管期限等信息，确保档案内容清晰可查。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、密集架等。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.采用密集架存放档案时，应合理安排架位，定期对档案进行倒架、整理，确保档案存放有序。3.特殊载体档案，如录音带、录像带、光盘等，应单独存放，并采取防磁、防潮、防尘等保护措施。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映卫生院一般性工作活动，在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。3.清查结束后，应填写档案清查登记表，对清查情况进行详细记录。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和卫生院档案管理制度。2.服务至上原则：以服务卫生院各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本院档案，须经卫生院主管领导批准，并办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案，应按照法定程序办理相关手续。（三）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，注明查阅档案的内容和目的，经卫生院主管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。如需借阅档案，须经卫生院主管领导批准，并签订档案借阅协议，明确借阅期限、归还时间和保密责任等。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经卫生院主管领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在综合档案室查阅档案原件或复印件，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定的借阅期限及时归还。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。（五）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、查阅或借阅档案的名称、数量、期限、利用目的等信息。档案利用登记应长期保存，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室档案管理人员及相关业务专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准依据档案的保管期限和价值，按照国家有关规定和卫生院档案管理制度，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的题名、日期、保管期限、卷号、文号等信息。3.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报卫生院主管领导审批。（四）销毁方式经批准销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。（五）销毁记录档案销毁清册及销毁记录应长期保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，形成电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档