项目采购审批流程制度

PAGE项目采购审批流程制度一、总则（一）目的为规范公司项目采购审批流程，确保采购活动合法、合规、高效进行，提高采购资金使用效益，保障公司项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有项目的采购活动，包括但不限于工程建设项目、设备采购项目、物资采购项目等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购审批，确保审批过程公正、透明。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。二、采购审批流程职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的需求调研、供应商选择、采购合同签订等具体采购工作。2.对采购项目的必要性、合理性进行初步评估，并提交相关采购申请材料。（二）需求部门1.提出采购项目的具体需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的供应商选择、合同评审等环节，提供专业意见。（三）财务部门1.负责审核采购项目的预算安排，确保采购资金来源合法、合规。2.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款等进行审核。3.负责采购项目的资金支付审批。（四）审批部门1.根据公司授权，对采购项目进行审批，确保采购活动符合公司规定和相关政策要求。2.对采购项目的重大事项进行决策，如采购方式的选择、供应商的确定等。三、采购审批流程（一）采购申请1.需求部门根据项目实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求采购预算等信息。2.《采购申请表》需经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合理性进行初步评估。2.采购部门根据评估结果，在《采购申请表》上填写初审意见，并提交至审批部门。（三）审批部门审批1.审批部门收到《采购申请表》后，按照公司授权和审批权限进行审批。2.对于金额较小的采购项目，由审批部门负责人直接审批；对于金额较大或重大采购项目，需提交公司相关决策会议审议。3.审批部门审批通过后，在《采购申请表》上签署审批意见，并将其返回采购部门。（四）采购实施1.采购部门根据审批通过的《采购申请表》，开展采购活动。2.采购部门应按照公司规定的采购方式，选择合适供应商进行采购。对于公开招标采购项目，应严格按照相关法律法规和招标程序进行操作。3.采购部门与供应商签订采购合同，并将合同副本提交至需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作。2.验收人员应按照采购合同要求，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行逐一核对。3.验收合格后，验收人员在《采购验收单》上签字确认，并将其提交至采购部门。（六）财务结算1.采购部门根据《采购验收单》和采购合同，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后，按照公司财务制度办理资金支付手续。四、采购方式及审批（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.审批流程：采购部门提出公开招标申请，填写《公开招标申请表》，详细说明招标项目的名称、内容、预算、招标方式等信息。《公开招标申请表》经采购部门负责人签字后，提交至审批部门。审批部门组织相关部门对公开招标申请进行评审，评审通过后，批准公开招标申请。采购部门按照相关法律法规和招标程序，组织公开招标活动。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占项目采购总金额的比例过大的项目。2.审批流程：采购部门提出邀请招标申请，填写《邀请招标申请表》，详细说明邀请招标的理由、拟邀请供应商名单等信息。《邀请招标申请表》经采购部门负责人签字后，提交至审批部门。审批部门对邀请招标申请进行审核，审核通过后，批准邀请招标申请。采购部门向拟邀请供应商发出招标邀请书，并组织招标活动。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.审批流程：采购部门提出竞争性谈判申请，填写《竞争性谈判申请表》，详细说明竞争性谈判的理由、谈判小组组成人员等信息。《竞争性谈判申请表》经采购部门负责人签字后，提交至审批部门。审批部门对竞争性谈判申请进行审核，审核通过后，批准竞争性谈判申请。采购部门组织成立谈判小组，与供应商进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.审批流程：采购部门提出单一来源采购申请，填写《单一来源采购申请表》，详细说明单一来源采购的理由、拟采购供应商等信息。《单一来源采购申请表》经采购部门负责人签字后，提交至审批部门。审批部门组织相关部门对单一来源采购申请进行论证，论证通过后，批准单一来源采购申请。采购部门与供应商协商确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.审批流程：采购部门提出询价申请，填写《询价申请表》，详细说明询价项目的名称、规格、数量等信息。《询价申请表》经采购部门负责人签字后，提交至审批部门。审批部门对询价申请进行审核，审核通过后，批准询价申请。采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门根据供应商报价情况，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交至财务部门、法务部门等相关部门进行评审。评审通过后，由采购部门负责人签字并加盖公司公章。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的协调工作，及时反馈合同执行过程中出现的问题。3.如因特殊原因需要变更采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议签订前，需按照合同签订流程进行审批。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同要求，组织对采购物资或服务进行验收。2.验收合格后，验收人员应在《采购验收单》上签字确认，并将其提交至采购部门。采购部门根据《采购验收单》办理相关结算手续。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关资料整理归档，以便查阅和管理。2.合同归档资料应包括采购合同、采购申请、采购审批文件、采购验收单、付款凭证等。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购项目进行定期审计和监督，检查采购活动是否符合公司规定和相关法律法规要求。2.审计部门应重点关注采购项目的审批流程、采购方式选择、合同签订与执行、资金支付等环节，及时发现和纠正存在的问题。3.公司其他部门有权对采购活动进行监督，如发现采购活动存在违规行为，应及时向公司领导或相关部门报告。（二）外部监督1.