钉钉合同审批管理制度

PAGE钉钉合同审批管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，确保合同签订与履行的合法性、规范性和有效性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险。3.职责明确原则：明确各部门及人员在合同审批过程中的职责，确保审批流程顺畅。4.效率优先原则：在确保合同质量的前提下，提高审批效率，保障业务活动顺利开展。二、合同审批流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用公司统一制定的合同模板，如无合适模板，可根据实际情况进行定制，但需经法务部门审核同意。3.业务部门在钉钉系统中发起合同审批申请，上传合同文本及相关附件，详细说明合同签订的背景、目的、主要内容及风险评估情况。（二）部门初审1.业务部门负责人对合同文本及相关材料进行初审，重点审查合同条款是否符合业务需求、内容是否完整准确、权利义务是否对等、风险是否可控等。2.初审通过后，业务部门负责人在钉钉系统中签署初审意见，并提交至相关审核部门。（三）审核部门审核1.法务部门审核法务人员对合同文本进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，合同的签订、履行是否可能引发法律纠纷等。根据审核情况，法务人员在钉钉系统中签署审核意见，如发现问题，应及时与业务部门沟通并提出修改建议。2.财务部门审核财务人员对合同涉及的价款、支付方式、结算周期等财务条款进行审核，评估合同对公司财务状况的影响。审核合同的付款条款是否合理，是否符合公司财务管理制度，是否存在财务风险等。财务人员在钉钉系统中签署审核意见，如有异议，应与业务部门协商解决。3.其他相关部门审核（根据合同性质和业务需要确定）涉及技术、质量、安全等方面的合同，由相关专业部门进行审核，重点审查合同中的技术条款、质量标准、安全要求等是否符合专业规范和公司要求。各相关审核部门应在规定时间内完成审核工作，并在钉钉系统中签署审核意见。（四）分管领导审批1.审核部门审核通过后，合同审批申请提交至分管领导。2.分管领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行综合审批，重点审查合同是否符合公司战略和业务发展需要，是否存在重大风险等。3.分管领导在钉钉系统中签署审批意见，如同意合同签订，应明确批准的合同版本；如不同意，应说明理由并退回业务部门。（五）总经理审批1.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，经分管领导审批后，还需提交总经理审批。2.总经理对合同进行最终审批，全面考虑公司整体利益、战略规划、风险承受能力等因素。3.总经理在钉钉系统中签署审批意见，决定合同是否签订。（六）合同签订1.经总经理审批同意后，业务部门负责与合同对方当事人签订合同。2.合同签订人员应确保合同文本与审批通过的版本一致，不得擅自修改合同条款。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档，并在钉钉系统中更新合同状态为“已签订”。三、合同履行与变更（一）合同履行1.合同签订后，业务部门负责组织合同的履行，确保按照合同约定的条款和时间履行义务。2.在合同履行过程中，如发现问题或风险，业务部门应及时与合同对方当事人沟通协商解决，并向公司相关领导和部门汇报。3.各部门应密切配合，协同推进合同履行工作，确保合同目标的实现。（二）合同变更1.如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，业务部门应及时起草合同变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.合同变更申请应按照合同审批流程进行审批，经相关部门和领导审核同意后，方可签订合同变更协议。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知合同对方当事人，并确保合同变更后的条款得到有效执行。四、合同监督与检查（一）监督职责1.法务部门负责对合同的签订、履行、变更及终止等全过程进行法律监督，确保合同行为合法合规。2.财务部门负责对合同的财务执行情况进行监督，检查合同款项的收付是否符合财务制度和合同约定。3.审计部门负责对合同的签订、履行及管理情况进行定期审计，检查合同管理是否规范，是否存在违规行为和风险隐患。（二）检查方式1.定期检查：公司定期组织对合同管理情况进行全面检查，检查内容包括合同审批流程执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.专项检查：根据公司业务发展需要或特定项目情况，对涉及重大合同、重点业务领域的合同进行专项检查。3.日常监督：各部门在日常工作中对本部门负责的合同进行实时监督，及时发现和解决问题。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，检查部门应及时向责任部门发出整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。3.整改完成后，责任部门应向检查部门提交整改报告，检查部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。五。合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同文本、合同审批文件、合同变更协议、合同履行过程中的相关文件、往来函件、会议纪要等与合同有关的资料。（二）归档要求1.业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关资料整理齐全，交至公司档案室归档。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制档案目录，便于查询和管理。3.归档的合同资料应保持完整、清晰、有效，不得擅自涂改、销毁或丢失。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.如需借阅合同档案，借阅人员应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、法务部门负责人和分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一