鄂钢集团请购与审批制度

PAGE鄂钢集团请购与审批制度一、总则（一）目的为规范鄂钢集团请购与审批流程，加强对物资采购、服务采购等各类请购事项的管理，确保采购活动符合集团战略需求，保障公司正常运营，提高资金使用效益，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于鄂钢集团总部及所属各子公司、分公司的各类物资采购、工程采购、服务采购等请购与审批活动。（三）基本原则1.合规性原则：请购与审批活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及集团内部的各项规定。2.预算控制原则：请购事项应在预算范围内进行，严格控制预算执行，确保资金使用合理、有效。3.需求导向原则：以满足公司生产经营实际需求为出发点，科学合理地确定请购内容和数量。4.审批制衡原则：建立健全审批流程，明确各审批环节的职责权限，实行审批环节相互分离、相互制约，防止权力滥用。5.高效透明原则：优化请购与审批流程，提高工作效率，增强采购活动的透明度，确保公平、公正、公开。二、请购事项分类及定义（一）物资采购指用于公司生产经营活动的各类原材料、辅助材料、设备配件、办公用品、劳保用品等物资的采购。（二）工程采购包括新建、改建、扩建工程项目所需的建筑材料、设备设施、工程服务等采购。（三）服务采购涵盖公司所需的各类专业技术服务、咨询服务、劳务服务、运输服务等采购。三、请购流程（一）请购申请提出1.使用部门：各部门根据实际工作需要，填写《请购申请表》，详细注明请购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并对请购事项的必要性和合理性进行说明。2.归口管理部门：对于专业性较强的请购事项，使用部门应先提交至归口管理部门进行审核。归口管理部门根据专业知识和经验，对请购内容的技术参数、质量标准等进行把关，并签署审核意见。（二）请购申请审核1.部门负责人审核：使用部门负责人对本部门提交的请购申请进行审核，重点审核请购事项是否符合本部门工作需要、是否在预算范围内、相关说明是否清晰准确等。审核通过后，在《请购申请表》上签字确认。2.财务部门审核：财务部门对请购申请进行财务审核，检查请购事项是否有相应的预算安排，资金来源是否合理，是否符合财务管理制度等。如涉及预算调整，需按照集团预算调整流程办理。审核通过后，签署意见。（三）请购申请审批1.分级审批：根据请购金额大小，实行分级审批制度。请购金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批。请购金额在[X]元至[X]元之间的，由公司分管采购领导审批。请购金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。2.审批要点：各级审批人应认真审查请购申请，重点关注请购事项的必要性与合理性、预算执行情况、采购渠道的合规性、潜在供应商的资质与信誉等，对不符合要求的请购申请予以驳回，并说明理由。（四）请购执行经过审批的请购申请，由采购部门负责组织实施采购。采购部门应根据请购需求，选择合适的采购方式（如招标采购、询价采购、单一来源采购等），按照相关采购流程确定供应商，签订采购合同，并跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。四、审批职责与权限（一）部门负责人1.对本部门请购申请的真实性、必要性和合理性负责。2.审核请购申请是否符合本部门工作实际需求，是否在预算范围内，相关信息填写是否完整准确。3.签署审核意见后，提交上级审批。（二）归口管理部门负责人1.对专业性请购事项的技术参数、质量标准等进行审核把关。2.确保请购内容符合行业规范和公司技术要求。3.签署审核意见，协助推进请购流程。（三）财务部门负责人1.审核请购事项的预算安排和资金来源。2.检查请购申请是否符合财务管理制度，是否存在预算超支风险。3.对涉及预算调整的请购申请，按照规定流程进行审核和处理。4.签署财务审核意见。（四）分管领导1.对分管部门的请购申请进行审批。2.综合考虑公司整体利益和业务发展需求，审查请购事项的必要性、合理性以及对公司运营的影响。3.做出审批决策，明确是否同意请购申请。（五）总经理1.审批重大请购事项，涉及金额较大或对公司战略发展有重要影响的请购申请。2.从公司全局角度出发，权衡请购事项的利弊，确保请购决策符合公司长远利益。3.最终决定是否批准请购申请。五、预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司年度经营计划和工作任务，结合历史数据和业务发展趋势，编制本部门的请购预算。预算应细化到具体的采购项目和金额，并明确资金来源。2.采购部门汇总各部门请购预算，结合公司整体采购战略和资源配置情况，编制公司年度采购预算，提交财务部门审核平衡。3.财务部门根据公司年度财务预算和资金状况，对采购预算进行审核调整，确保采购预算与公司财务预算相匹配。经公司管理层批准后，下达各部门执行。（二）预算执行1.请购事项必须严格按照预算执行，各部门不得超预算请购。如因特殊原因确需超预算请购的，应按照集团预算调整流程办理审批手续。2.采购部门在执行采购任务时，应实时监控预算执行情况，定期与财务部门核对预算执行进度，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.当市场环境、业务需求等发生重大变化，导致原预算无法满足实际需要时，各部门可提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额以及对公司财务状况和经营活动的影响等。3.预算调整申请经部门负责人、财务部门审核后，按照分级审批原则报公司领导审批。审批通过后，财务部门对预算进行相应调整。六、采购方式选择（一）招标采购适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的物资采购、工程采购等项目。招标采购应按照国家法律法规和集团相关规定，制定详细的招标文件，组织公开招标或邀请招标，确保采购过程公平、公正、公开。（二）询价采购对于采购金额较小、技术规格简单、市场供应充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，获取报价后进行比较分析，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。（三）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，请购部门应提供充分的理由和相关证明材料，按照规定的审批流程进行审批。七、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据请购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.综合考虑供应商的信誉、实力、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商作为合作对象。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，设定各项指标的权重，通过量化打分等方式对供应商进行综合评价。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商关系管理1.采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.建立良好的合作关系，与优质供应商开展长期稳定的合作，共同应对市场变化和挑战，实现互利共赢。八、合同管理（一）合同签订1.采购部门根据审批通过的请购申请和选定的供应商，起草采购合同。合同应明确双方的权利义务、采购内容、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经法律部门审核后，由公司授权代表与供应商签订。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规和公司利益，避免潜在的法律风险。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、交货期等信息。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。如出现合同履行异常情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更合同条款的，应按照合同约定的变更程序进行审批和签订补充协议。2.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购部门应及时办理相关手续，对合同执行情况进行总结评估，确保合同终止后双方权利义务得到妥善处理。九、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对请购与审批制度的执行情况进行审计监督，检查请购流程是否合规、审批环节是否履行职责、采购合同是否规范、预算执行是否严格等。2.对审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保请购与审批活动规范有序进行。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门对请购与审批过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止出现违规违纪行为，如收受回扣、贪污受贿等。2.对发现的违规违纪问题，严肃追究相关人员的责任，并按照规定进行处理。（三）日常监督检查1.采购部门应建立请