建筑公司合同管理制度

建筑公司合同管理制度一、总则1.1制定目的为规范公司及下属分公司、项目部的合同全生命周期管理，防范经营风险、法律风险、财税风险，维护公司合法权益，保障各类工程项目顺利推进，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》《建设工程工程量清单计价规范》等法律法规及行业监管要求，结合公司实际经营情况制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司及下属分公司、项目部对外签订的所有民商事合同，包括但不限于建设工程总承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料设备采购合同、机械设备租赁合同、技术服务合同、咨询服务合同、融资合同、担保合同、资产处置合同，劳动用工合同由人力资源部另行制定专项制度管理，不适用本制度要求。1.3基本原则（1）合法合规原则：所有合同的订立、履行、变更、解除等环节必须符合国家法律法规、行业监管要求，不得损害国家利益、社会公共利益及第三方合法权益，禁止签订任何形式的违法违规合同。（2）风险防控优先原则：合同管理全流程以识别、规避、化解风险为核心导向，所有重大风险点必须设置前置审核、动态跟踪、事后追责机制，禁止为了推进业务忽略风险防控的操作。（3）全生命周期管理原则：合同管理覆盖合同立项、尽职调查、谈判、草拟、审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、归档、后评估的全部环节，不得出现任何管理空白。（4）权责对等原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的权利与责任，做到“谁主办、谁负责，谁审批、谁担责”，所有操作环节均留痕可追溯。二、合同管理机构及职责2.1归口管理部门法律事务部是公司合同管理的归口部门，统筹全公司合同管理体系建设与运行，具体职责包括：（1）制定、修订合同管理制度及配套操作规范，每年至少组织2次全公司范围的合同管理培训，覆盖所有项目部、业务部门的合同经办人员，培训内容包括最新法律法规、制度要求、典型风险案例、示范文本使用规范等。（2）负责公司所有A类、B类合同的法律审核，对合同条款的合法性、合规性、风险防控有效性负责，针对发现的风险点必须出具明确的修改意见及风险提示，禁止仅出具“已阅”“同意”等无实质内容的审核意见。（3）建立全公司合同动态管理台账，跟踪所有重大合同的履行进度，每月5日前汇总各部门、项目部上月合同履行异常情况，形成风险预警报告提交公司经营层，针对高风险项目出具专项处置方案。（4）牵头处理所有合同纠纷，包括协商谈判、证据收集、仲裁诉讼对接、律师选聘及考核等工作，所有纠纷处理方案必须经总经理审批同意后方可实施。（5）每年12月组织全公司合同管理后评估工作，梳理本年度合同管理中出现的共性问题、典型风险，更新合同示范文本库，优化合同管理流程，形成后评估报告提交董事会。2.2业务主办部门职责各业务部门（包括市场部、工程部、物资部、成本部、各项目部等）是合同的主办责任主体，具体职责包括：（1）负责合同立项前的尽职调查，核实合作方的主体资格、资质等级、信用情况、履约能力，A类、B类合同的合作方必须进行实地考察，形成尽职调查报告及实地考察记录作为合同立项依据。（2）牵头合同谈判，谈判必须由2名及以上公司工作人员参与，禁止单人单独与合作方谈判，谈判结束后2个工作日内整理形成正式谈判记录，所有参与谈判人员签字确认后作为合同草拟的依据。（3）基于公司发布的合同示范文本草拟合同初稿，对合同商务条款的合理性、可履行性负责，包括合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限、履行方式等核心商务内容，禁止擅自修改示范文本的核心风险防控条款。（4）负责提交合同审核流程，跟进各审核环节的意见反馈，与合作方对接修改条款，直至各方达成一致，所有审核意见的修改情况必须在审批流程中逐条说明。（5）负责合同履行的全过程跟踪，严格按照合同约定执行我方义务、主张我方权利，及时收集、保存履行过程中的所有书面资料，发现履行异常情况第一时间向法律事务部及公司分管领导报备。（6）配合法律事务部处理合同纠纷，提供所有履行相关的证据资料，参与协商谈判，落实纠纷处置方案的相关要求。2.3协同审核部门职责（1）成本管理部：负责审核所有涉及价款核算的合同，对合同价款的合理性、计价方式的清晰性、付款节点的合规性、结算条款的可操作性负责，审核合同价款是否符合项目预算要求，是否高于公司同类项目同期市场价格，是否存在超预算风险。（2）财务部：负责审核合同的财税条款，包括发票类型、开票时间、付款账户、税费承担、资金支付是否符合公司财务管理制度，是否存在财税风险，对合同资金安排的可行性负责，必须在审核意见中明确发票不合规的追责条款要求。（3）工程部：负责审核建设工程类合同的技术条款，包括质量标准、施工工艺要求、工期要求、验收标准、安全文明施工要求等，确保条款符合国家施工规范及项目实际施工需求。（4）安全生产管理部：负责审核所有涉及现场施工的合同的安全管理条款，包括安全责任划分、安全培训要求、安全事故赔付责任、安全防护措施要求等，确保条款符合公司安全生产管理制度要求，明确安全事故的连带追责机制。（5）审计部：负责对合同管理全流程进行合规审计，每季度抽查不少于20%的已签订合同、10%的在履行合同，对违规操作行为提出整改意见及追责建议，每年形成合同管理专项审计报告提交监事会。三、合同分类分级管理公司所有合同实行分类分级审批管理，具体分类标准及审批权限如下表：合同类别分类定义审批流程最终审批权限尽职调查要求A类合同公司层面签订的建设工程总承包合同、标的额5000万以上的专业分包合同、标的额2000万以上的材料设备采购合同、标的额1000万以上的劳务分包合同、所有融资合同、担保合同、对外投资合同、涉及公司核心资产处置的合同主办部门草拟→成本部审核→财务部审核→工程部/安监部审核→法务部审核→分管副总经理审核→总经理审核董事长100%实地考察，提交近3年类似项目业绩、近1年信用报告、近3年涉诉情况、实际控制人信用证明B类合同标的额1000万-5000万的专业分包合同、500万-2000万的材料设备采购合同、300万-1000万的劳务分包合同、标的额500万以上的机械设备租赁合同、标的额100万以上的技术/咨询服务合同主办部门草拟→成本部审核→财务部审核→工程部/安监部审核→法务部审核→分管副总经理审核总经理80%以上实地考察，提交近2年类似项目业绩、近半年信用报告、近1年涉诉情况C类合同标的额1000万以下的专业分包合同、500万以下的材料设备采购合同、300万以下的劳务分包合同、500万以下的机械设备租赁合同、标的额100万以下的其他服务类合同主办部门草拟→项目部/业务部门负责人审核→成本部审核→财务部审核→法务部审核分管副总经理可根据实际情况选择是否实地考察，提交营业执照、资质证书、近1年类似项目业绩3.1审批流程要求所有合同必须走线上OA审批流程，禁止先签订合同后补审批，特殊紧急情况（如抢险救灾类项目需要立即签订合同的）需提前向法律事务部及总经理报备，在合同签订后3个工作日内补齐审批流程，未提前报备的补审批申请一律予以驳回。3.2示范文本使用要求法律事务部负责建立公司合同示范文本库，每年更新一次，所有合同订立必须优先使用公司发布的示范文本，确因合作方要求需要修改示范文本核心条款的，必须在审批流程中说明修改原因及风险防控措施，经法务部审核确认后方可继续推进，禁止签订任何形式的阴阳合同，所有对外签订的合同必须与内部审批通过的版本完全一致，禁止出现“本合同仅用于备案，实际履行以双方另行签订的协议为准”之类的条款。四、合同订立管理4.1合同立项所有合同订立前必须完成立项审批，主办部门需提交立项申请，说明合同订立的背景、合作方选择依据、合同核心内容、预算金额等，经分管副总经理审批同意后方可启动谈判及草拟工作，未完成立项的合同不得进入审核流程。4.2合同草拟要求（1）合同内容必须完整，包括当事人基本信息、合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、履行地点及方式、验收标准及流程、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件等核心条款，不得存在空白条款、模糊条款。（2）涉及建设工程类的合同，必须明确工期节点、工期延误的责任划分、质量保修范围及保修期限、工程签证的流程及效力、工程结算的时限要求等核心条款，禁止出现“按实际情况结算”“未尽事宜双方协商解决”等无约束力的模糊表述。（3）争议解决条款优先选择由公司住所地人民法院管辖，确因行业惯例或甲方要求需要选择仲裁的，必须明确仲裁机构的准确名称，禁止选择“项目所在地仲裁机构”等模糊表述。（4）禁止在合同中约定由公司承担无限连带责任的担保条款，禁止约定超出公司履约能力的高额违约金条款，违约金比例原则上不得超过合同总标的额的20%，确因特殊情况需要提高比例的，必须经董事长审批同意。4.3合同签订（1）所有合同审核完成后，由主办部门打印正式文本，核对内容与审核通过的版本完全一致后，提交合作方先行签字盖章，合作方盖章后由主办部门核对盖章主体与合同约定的主体完全一致、盖章清晰、无空白页、无修改痕迹后，提交公司行政部盖章。（2）公司盖章必须由法定代表人或其授权的委托代理人签字，委托代理人必须持有法定代表人出具的授权委托书，授权委托书明确委托权限、委托期限，禁止无授权人员代签合同。（3）合同签订份数不得少于4份，公司至少留存2份原件，分别由法律事务部及财务部保管，主办部门、项目部可留存复印件，确因业务需要持有原件的，必须向法律事务部办理借阅登记手续。五、合同履行管理各主办部门必须指定专人作为合同履约负责人，每月更新合同履行跟踪台账，于每月25日前提交至法律事务部备案，台账模板如下：合同编号合同名称合作方名称合同总金额已付款金额未付款金额合同履行进度当前履行节点预计完成时间异常情况说明责任人更新日期HT-202X-001XX项目钢筋采购合同XX贸易有限公司1200万360万840万30%第二批钢筋供货202X年10月无张三202X年6月25日5.1履行资料管理履约负责人必须全面收集、妥善保管所有履行相关的资料，包括但不限于：合同原件、谈判记录、审核记录、送货单、验收单、检测报告、工程签证单、进度款申请及审批记录、发票、付款凭证、往来函件、微信/短信沟通记录、会议纪要等，所有资料必须留存原件，确因特殊情况只能留存复印件的，必须注明原件存放地点、经手人签字确认。工程签证必须在事件发生后7个工作日内完成审批，逾期提交的签证一律不予认可，签证单必须附现场照片、工程量计算书、费用测算依据等支撑资料，否则成本部有权驳回。5.2履行异常处理履约过程中发现合作方存在逾期履行、履行不符合约定、拒绝履行等异常情况的，履约负责人必须第一时间向部门负责人及法律事务部报备，同时留存相关证据，法务部在收到报备后1个工作日内出具风险处置方案，包括是否需要发送催告函、是否需要暂停履行我方义务、是否需要启动索赔程序等，主办部门必须按照处置方案执行，不得擅自作出让步或妥协。所有给合作方的正式函件必须采用EMS邮寄，邮寄单上明确注明函件的名称，留存邮寄底单及签收记录，同时通过电子邮箱、微信等方式发送给合作方的指定联系人，留存发送记录，合作方发来的函件必须在24小时内提交至法务部审核，制定回复方案，禁止私自回复合作方的正式函件。5.3付款与验收管理合同项下所有款项支付必须符合合同约定的付款节点，主办部门提交付款申请时必须附对应的履行证明资料（如验收单、送货单、进度确认单等），经成本部、财务部审核确认符合付款条件后方可支付，禁止提前付款、超合同约定金额付款，确因特殊情况需要提前付款的，必须提交专项申请，说明原因、风险防控措施，经总经理审批同意后方可支付。合同履行完成后，主办部门必须按照合同约定的验收标准、验收流程组织验收，验收必须由2名及以上工作人员参与，形成正式验收报告，所有参与验收人员签字确认，验收不合格的，必须立即向合作方出具书面整改通知，明确整改期限及整改要求，整改完成后重新组织验收，验收合格后方可进入结算、付款流程。六、合同变更、解除管理6.1合同变更合同履行过程中需要变更合同核心条款（包括标的、数量、价款、履行期限、质量标准、违约责任等）的，必须签订书面补充协议，禁止以口头约定、单方承诺的方式变更合同。补充协议的审批流程与原合同的审批流程一致，补充协议金额超出原合同金额10%以上的，必须重新提交尽职调查报告及预算调整说明，经原审批层级最高负责人审批同意后方可签订。6.2合同解除合同履行过程中确需解除合同的，主办部门必须先向法律事务部提交解除合同的申请，说明解除原因、我方是否存在违约行为、合作方的意见、解除后的处置方案等，经法务部审核确认符合法定或约定解除条件的，方可启动解除流程。解除合同必须签订书面解除协议，明确合同解除的时间、双方已履行部分的结算方式、违约责任承担、后续义务划分等内容，解除协议的审批流程与原合同审批流程一致。因合作方违约导致我方解除合同的，主办部门必须同步收集合作方违约的相关证据，法务部牵头核算我方损失，向合作方主张赔偿，赔偿金额未达成一致的，按照纠纷处理流程执行。七、合同纠纷处理管理所有合同纠纷必须在发生后24小时内报备至法律事务部，禁止隐瞒纠纷、私自处理纠纷，纠纷处理过程中必须填写《合同纠纷处理记录表》，模板如下：纠纷编号合同编号合同名称合作方名称纠纷起因纠纷涉及金额证据材料清单主办责任人处理进度当前处置方案预计解决时间处理结果备注JF-202X-001HT-202X-003XX项目劳务分包合同XX劳务公司未按约定配备施工人员，导致工期延误15天120万劳务分包合同、工期催告函、现场人员考勤记录、进度计划对比表李四协商阶段要求对方支付工期违约金80万，3日内配齐施工人员202X年7月待完成无7.1纠纷协商阶段法务部牵头组织主办部门、成本部、财务部等相关人员成立协商小组，制定协商方案，明确协商的底线条件，所有协商过程必须形成书面记录，所有达成的共识必须以书面形式固定，禁止私自作出超出底线的承诺。7.2仲裁诉讼阶段协商不成需要启动仲裁或诉讼程序的，由法务部负责整理证据材料、选聘代理律师，制定诉讼方案，经总经理审批同意后启动程序，诉讼过程中所有涉及实体权利放弃的调解方案必须经总经理审批同意后方可实施。纠纷处理完成后，法务部必须形成纠纷处理结案报告，说明纠纷发生的原因、处理过程、损失情况、追责情况、整改措施等，提交公司经营层，同时组织相关人员进行案例培训，避免同类纠纷再次发生。八、合同归档及后评估管理8.1合同归档要求合同履行完毕或纠纷处理完毕后，主办部门必须在1个月内将所有合同相关资料整理成册，提交至法律事务部归档，归档资料必须完整、有序，归档清单如下表：资料类别资料名称份数是否为原件存放位置经手人备注订立阶段合同原件、立项申请、尽职调查报告、谈判记录、审批流程记录1套是法务部档案柜第3层王五无履行阶段送货单、验收单、签证单、付款凭证、往来函件、沟通记录1套是/复印件标注法务部档案柜第3层王五部分沟通记录为打印件，原件存于项目部变更解除阶段补充协议、解除协议、审批记录1套是法务部档案柜第3层王五无纠纷处理阶段纠纷记录表、证据材料、协商记录、裁判文书1套是法务部档案柜第3层王五无合同档案保管期限不得少于合同履行完毕后5年，重大建设工程合同保管期限不得少于工程保修期满后10年。8.2合同借阅公司内部人员借阅合同原件的，必须提交借阅申请，说明借阅用途、借阅期限，经法务部负责人审批同意后方可借阅，借阅期限最长不得超过7个工作日，到期必须归还，禁止私自复印、转借合同原件，外部人员需要查阅合同的，必须经总经理审批同意，由法务部专人陪同查阅，禁止复印、带走合同原件。8.3合同后评估每年12月由法律事务部牵头组织全公司合同管理后评估工作，评估内容包括：本年度合同签订数量、标的总额、纠纷发