《会计概述》-第八章

第八章会计账簿第一节

会计账簿的意义与种类第二节

会计账簿的内容与设置第三节

登记账簿的规则第四节

对账与结账第五节

会计账簿的更换与保管第一节

会计账簿的意义与种类一、会计账簿的意义(一)可以系统、全面地积累会计信息资料(二)可以为企业财务报告的编制提供基础性数据资料(三)可以作为考核企业财务状况、评价经营者业绩等的依据二、会计账簿的种类(一)按照账簿的用途分类

会计账簿按其用途可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。(二)按照账簿的外表形式分类

账簿按其外表形式可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。返回第二节

会计账簿的内容与设置一、会计账簿的设置(一)结合实际、满足需要(二)组织严密、简明扼要二、日记账簿的设置和登记

日记账有普通日记账、特种日记账和转账日记账三类。

(一)普通日记账

普通日记账是指逐日序时登记特种日记账以外经济业务的账簿。普通日记账的格式如表８－１所示。它一般分为“借方金额”和“贷方余额”两栏,登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额。这种账簿不结余额。下一页返回第二节

会计账簿的内容与设置(二)特种日记账

常用的特种日记账是“现金日记账”和“银行存款日记账”。１现金日记账现金日记账是指由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证,序时逐笔登记的账簿,一般是指“现金收付日记账”,如进一步细分,可以分为“现金收入日记账”和“现金付出日记账”。“现金日记账”的格式如表８－２所示。它的基本结构为“收入”“付出”和“结余”三栏。上一页下一页返回第二节

会计账簿的内容与设置“现金收入日记账”的格式如表８－３所示。“现金付出日记账”的格式如表８－４所示。它们一般采用多栏式。２银行存款日记账银行存款日记账是指由出纳人员根据审核无误的银行收付凭证,序时逐笔登记的账簿,一般是指银行存款收付日记账,如进一步细分,可以分为“银行存款收入日记账”和“银行存款付出日记账”。上一页下一页返回第二节

会计账簿的内容与设置(三)转账日记账

转账日记账是指根据转账凭证登记除现金、银行存款收支业务以外的经济业务的一种序时账簿。设置转账日记账是为了便于集中反映转账业务的发生情况,但也有些企业不单独设立转账日记账。转账日记账的格式与普通日记账的格式基本相同。上一页下一页返回第二节

会计账簿的内容与设置三、分类账簿的设置和登记分类账有总分类账和明细分类账两类。(一)总分类账总分类账也称总账,是指按总分类账户(会计科目)进行分类登记的账簿。总分类账能全面、总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况,并为编制会计报表提供数据。因此,每一个单位都必须设置总分类账,其格式如表８－５所示。上一页下一页返回第二节

会计账簿的内容与设置(二)明细分类账

１三栏式明细分类账三栏式明细分类账页的格式同总分类账的格式基本相同,它只设借方、贷方和余额三个金额栏,不设数量栏。２数量金额式明细分类账数量金额式明细账在收入、发出、结存三栏内,再分别设置“数量”“单价”“金额”等栏目,以分别登记实物的数量和金额,如表８－６

所示。上一页下一页返回第二节

会计账簿的内容与设置３多栏式明细分类账多栏式明细分类账的格式视管理需要而呈现多种多样。

它在一张账页上,按明细科目分设若干专栏,集中反映有关明细项目的核算资料。如“制造费用明细账”,它在借方栏下,可分设若干专栏:工资和福利费、折旧费、修理费等企业发生的制造费用,如表８－７所示,借记该账户；分配记录有关成本核算对象时,贷记该账户。４平行式明细分类账平行式明细分类账也称横线登记式明细账。它的账页结构特点是:将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记,以检查每笔经济业务完成及变动情况,如表８－８所示。上一页返回第三节登记账簿的规则一、会计账簿的启用规则

会计账簿是企业重要的经济档案。

为了保证账簿记录的合法性、合理性,保证账簿资料的完整性,防止舞弊行为,明确记账责任,会计人员启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并在账簿扉页上附启用表。启用订本式账簿应当从第一页到最后一页按顺序编定页数,不得跳页、缺号。会计账簿启用及接交表如表８－９所示。下一页返回第三节登记账簿的规则二、记账规则记账规则主要包括以下内容。(１)为了保证账簿记录的准确性,必须根据审核无误的会计凭证,及时地登记各种账簿。(２)账簿登记完毕,应在“过账”栏内注明账簿的页数,表示已登记入账,以免重登、漏登,也便于查阅、核对,并在记账凭证上签名或盖章。(３)为了使账簿记录清晰,防止涂改,记账时必须使用钢笔和蓝、黑墨水或规定使用的圆珠笔书写,不能使用铅笔或不合规定的圆珠笔登账,红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则(４)各种账簿必须按事先编写的页码,逐页、逐行顺序连续登记,不得隔页、缺号、跳行,如不慎发生此种情况,应在空页或空行处用红色墨水对角划线注销,并注明“作废”字样,同时由经手人员和会计机构负责人在更正处盖章。(５)“摘要”栏内的说明应简明扼要,文字要规范,“金额”栏的数字应与账页上表明的位数对准,各账户结出余额后,应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”。(６)每一账页登记完毕,应在账页最末一行加计本页发生额及余额,并在“摘要”栏内注明“过次页”,同时在新账页的首行记入上页加计的发生额和余额,并在“摘要”栏内注明“承前页”,以便对账和结账。(７)账簿记录发生错误时,不得刮、擦、挖、补,随意涂改或用褪色药水更改字迹,应根据错误的情况,按规定的方法进行更正。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则三、账簿更正规则

(一)试算发现差错的查找方法１差额法差额法就是直接从账与账之间的差额来查找过账时一笔分录一方重记、漏记或错记造成的差错。例如:摊销公司财产保险费６０００元,记账时漏记“预付账款”账户,在试算平衡表上,资产一方为８４２０００元,而负债及所有者权益一方则为８３６０００元,其差额６０００元是漏记的“预付账款”的金额。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则２除２法除２法是把账与账之间的差额数字除以２,用来查找记账方向错记的错误。如果登账时将应记借方(贷方)的数字记入贷方(借方),则借贷双方合计数的差额是错记金额的两倍。将差额除以２,得出的商数就是账中记错方向的数字,然后再到账簿中查找与之相同的数字,不必逐笔查找。３除９法除９法是将差额除以９,以检查邻数倒置、数字移位的错账,即试算不平衡时,将借贷双方合计数的差额除以９,若能被整除,则很可能是记账过程中出现了数字移位(错位)或数字颠倒的差错。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则数字移位,往往是在过账时,在应记的数字后多加或少加了“０”,使正确的数字扩大９(或９９等)倍或缩小０９(或０９９等)倍。因此,数字移位又分为将数字写大和将数字写小两种错误。(１)将数字写大(将数字后多加了“０”),如将１００写成１０００。查找的方法是将其差额除以９,得到的商数是正确数,商数乘以１０所得的积为错误数。本例中的差数为９００(１０００－１００),除以９后,所得的商数１００为正确数,１００乘以１０的积１０００即为错位数。在查找差错时,以此为线索,重点检查与该商数之积相同的金额是否存在记录上错位的情况。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则(２)将数字写小(将数字后少加了“０”),如将５０００写成５００。查找的方法是:将差数除以９,得到的商数为错位数,将商数乘以１０后所得的积为正确数。本例中的差数为４５００(５０００－５００),除以９得商５００即为错误数。５００乘以１０即为正确数。在查找差错时,以此为线索,重点检查与该商数相同的金额是否存在记录上错位的情况。上述方法是错移一位的情况。

当错移两位时,将差数除以９９得到的商为正确数(将数字写大的情况)或错误数(将数字写小的情况)。如将６８０００写成６８０,其差额为６７３２０,除以９９得商６８０即为错误数,６８０乘以１００得６８０００即为正确数。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则当错移三位时,除以９９９,以此类推。数字颠倒,如将５９写成９５、将２８写成８２等。查找的方法是:将差数除以９,所得到的商数连续加１１,直到出现颠倒的数字为止。

如５９写成９５,两数之差为３６,除以９得４,连加１１为１５、２６、３７、４８、５９、７０,其中就有被错写的５９。在查找错误时,以此为线索,重点检查有与连加１１后的数字相同金额的业务是否存在记录上数字颠倒的情况。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则(二)更正错账的方法

１划线更正法划线更正的方法是:先将错误的文字或数字划一条红线以示注销,然后在所划线的上方空白处写上正确的文字或数字,并由更正人员盖章,以明确责任。值得注意的是:首先,在划线时,不得涂抹,应保持其整洁,且使原有字迹清晰可辨,以备查考。另外,对于错误的数字,应整个划掉,不能仅例如:记账人员李艳误将８７６４元记为８６７４元,应做如下更正:仅划掉其中的几个错误数字。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则２红字更正法该方法适用于两种情况:第一,记账凭证中会计科目、记账方向正确,但所记金额大于应记金额,导致账簿记录错误；第二,记账凭证中会计科目、记账方向或记账金额有误而使账簿记录有误。【例８－１】结转销售Ａ产品成本,价值５００００元,原记账凭证误写成:借:主营业务成本 ５０００００

贷:库存商品 ５０００００并已登账。更正时应用红字金额填制一张记账凭证,冲减多记金额４５０００元,并据以记账。借:主营业务成本

贷:库存商品

有关账户记录更正用“Ｔ”型账户的结构如图８－１所示。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则【例８－２】结转销售材料的账面成本３０００元,原记账凭证误记为:借:生产成本 ３０００

贷:原材料 ３０００并已入库。更正时,首先用红字金额填制一张内容完全相同的记账凭证并登账。借:生产成本 ３０００

贷:原材料 ３０００然后用蓝字填制一张正确的记账凭证,并登账。借:其他业务支出 ３０００

贷:原材料 ３０００账户记录的更正如图８－２所示。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则３补充登记法补充登记法是指通过编制一张蓝字记账凭证来补充账户中少记金额的一种方法。更正时,用蓝字将少记的金额编制一张与原会计科目、记账方向相同的记账凭证并据以记账。上一页下一页返回第三节登记账簿的规则【例８－３】通过银行转账支付原已计提的长期借款利息３００００元误记为:借:长期借款 ３０００

贷:银行存款 ３０００并已入账。更正时,应用蓝字金额填制一张补充的记账凭证,补足金额并据以记账:借:长期借款 ２７０００

贷:银行存款 ２７０００账户记录中的更正如图８－３所示。上一页返回第四节对账与结账一、对账(一)账证核对账证核对是指将各类账簿记录与有关的会计凭证相核对,以保证账证相符的一项对账工作,这也是保证账账相符、账实相符的基础。账证核对工作,平常是通过编制凭证和记账中的“复核”环节进行的。在结账时,如果发现账证不符,就应回过头去对账簿记录与会计篇章进行核对,将凭证的内容、数量、金额和会计科目等进行对比,账证核对主要检查登账过程中出现的错误。下一页返回第四节对账与结账(二)账账核对其主要内容包括以下几个方面。１总账之间的核对期末通过编制“总账账户的背弃发生额和余额表”核对当前全部总账账户的本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数是否相符。全部账户的借贷双方的余额合计数也应当相等,如果不符,就应及时查明原因。２总账与明细账的核对期末核对总账账户的本期发生额与其所属的明细账的本期发生额之和是否相符,总账本期发生额的余额与其所属明细账的余额是否相符,方向是否一致。上一页下一页返回第四节对账与结账３总账与日记账的核对总分类账中,“库存现金”“银行存款”账户的余额数应同相对应的日记账余额数核对相符,方向是否一致。４明细账之间的核对对会计部门有关财产物资的明细分类账的余额,与财产物资保管部门或使用部门相应的明细账(卡)定期进行核对,以保证内容相符。上一页下一页返回第四节对账与结账(三)账实核对其主要内容如下。(１)各种材料、物资明细账的结存量应定期同实存量核对相符。(２)现金日记账的账面余额应同现金的实际库存数每日核对相符。(３)银行存款日记账的账面余额应同银行对账单核对相符,每月至少核对一次。(４)各种应收、应付款项等明细分类账各账户的余额,应定期与有关单位或个人核对相符；已上交的税金及其他预交款应按规定时间与有关监交部门核对相符。上一页下一页返回第四节对账与结账二、结账(一)结账前的准备工作

为了做好结账工作,应做好以下准备工作。(１)检查所发生的经济业务是否都按规定填制或取得了会计凭证,并全部据以登账,如发现有遗漏、错误应及时补充、更正。(２)按权责发生制要求,结合财产清查,进行有关账项调整的会计处理,主要包括应计收入、预计收入、应计费用、预付费用等的账项调整,以合理确认本期收入和费用。(３)计算结转相关的成本、费用、收入,均应编制记账凭证,并据以登账。(４)认真对账,确保账证、账账、账实相符。上一页下一页返回第四节对账与结账(二)结账的具体方法具体方法如下。(１)现金,银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账:每月结账时,要在最后一笔经济业务记录下面划通栏单红线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”,在借贷两方结计出本月发生额合计,再在下面划通栏单红线。(２)不需要按月结计本期发生额的账户:如各种应收、应付款项及财产物资明细账,每次记账以后都随时结出余额,每月最后一笔余额即为月末余额。

结账时,只需在最后一笔经济业务记录下划通栏单红线,与下月记录分开。上一页下一页返回第四节对账与结账(３)需要结计本年累计发生额的某些明细账户:结账时,在最后一笔记录下划通栏单红线,并在下一行摘要栏注明“本月合计”,在借贷两方结出自月初至月末止的发生额；再在下一行结出自年初至本月末止的累计数额,在摘要栏内注明“本年累计”,并在下面划通栏单红线,１２月末的“本年累计”数即全年的累计数,此时须划通栏双红线。(４)总账户平时只需结出月末余额,一般不需结计本月发生额。年末结账时为了核对账目,需在最后一笔记录的下一行结出所有总账户的全年发生额和余额,在摘要栏注明“本年合计”,并在下面划通栏双红线。上一页下一页返回第四节对账与结账年度终了结账时,凡有余额的账户,应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”的字样；若无余额,应在“借或贷”栏写“平”字,并在余额栏内写“０”,同时将有余额的账户,转入下年的新账之内。在下年新账的第一页第一行内摘要栏注明“上年结转”或“年初余额”字样。为了总结某一会计期间的经营活动情况