临湘市政务服务中心办公设备管理方案设计

1临湘市政务服务中心办公设备管理方案设计产品设计工艺设计方案设计√摘要随着科学技术的进步与发展，办公设备日趋专业化和复杂化，相关的办公工作需要依赖大量的办公设备进行。办公设备作为日常办公的基础设施，在各项工作正常进行的过程中发挥着重要作用。因此，做好办公设备的采购、使用及维护等方面的管理工作是非常重要的，必须要求建立完善的办公设备管理方案，使办公设备自身性能得到最大限度的发挥。本方案通过运用调查法、评估法、网络查询法等方法，主要从背景分析、方案设计分析、方案设计过程、方案主体内容说明及实施效果评估等方面进行设计。通过实施本方案，可以确保有效地管理和使用单位的办公设备，实现资源的合理利用，有利于实现单位设备管理的规范化、程序化和标准化，有利于提高办公部门的工作效率，创造更大的效益。关键词：办公设备；设备管理；方案设计目录TOC\o"1-3"\h\u3411.设计背景及意义 1151061.1设计背景 1271671.1.1选题背景 1199751.1.2单位背景 1321301.2设计意义 242662.设计思路 263662.1设计目标 220312.2主要任务 2321622.3关键问题 215392.4技术路线 3230063.主体方案内容 3233033.1办公设备的采购 3220983.1.1办公设备采购申请 3187643.1.2办公设备的选购 3241213.1.3办公设备验收入库 4165303.2办公设备的使用和维护 5138503.2.1维护与保养 5163773.2.2维修 6251853.3办公设备的使用监督 6319483.4办公设备的报废处理 691093.4.1报废标准 672443.4.2报废流程 7157144.实施效果评估 72895.结论 816029参考文献 98697致谢 1014363附录1办公设备申请单 1132128附录2办公设备入库单 1231908附录3办公设备报废申请单 13附录4办公设备维修申请单 14.设计背景及意义1.1设计背景1.1.1选题背景随着科学技术的进步与发展，办公设备日趋专业化和复杂化，相关的办公工作需要依赖大量的办公设备进行，办公设备作为正常办公管理的基础设施，在办公过程中发挥着重要作用。本人在临湘市政务服务中心实习的这段时间里，和办公设备接触较多，发现本单位、存在着管理制度不健全、采购人员盲目购置、设备利用率低等办公设备管理问题。通过此次的办公设备管理方案设计，帮助单位办公人员更有效地管理和使用单位的办公设备，实现资源合理利用，促进单位实现办公设备管理的规范化、程序化和标准化，从而更大程度地提高员工工作效率，提高单位整体管理水平。1.1.2单位背景临湘市政务服务中心于2019年3月29日挂牌成立，是临湘市人民政府设立的面向企业和社会公众办理行政许可、非许可审批和公共服务事项的综合性政务服务平台。主要负责推进、指导、规划、协调、监督全市政务公开、政务服务和电子政务工作。目前政务服务中心现有办公场地10500平方米，共5层，其中，1-3楼为政务服务大厅窗口，一层设有公安交警、民政、人社、医保、银行等区；二层设有一件事一次办综合服务窗口、公共服务窗口；三层社税务、工建综合窗口、机房；四层为部门单位审批室、调解室等；五层为会议室、监控室、行政办公室等单位配套功能室。入驻单位43家，政务服务事项1058项，设置窗口141个，进厅工作人员348名。办公人员日常工作依赖计算机、打印机、复印机、照相机、摄影机、投影仪等设备，但在实际工作中，管理者往往忽视对办公设备的管理，比如有管理者认为办公设备是低值易耗设备，坏了就应该换新的；还有一些工作人员一味追赶新潮摆气派，只想购买高配置、高价位的办公设备；对办公设备的使用和管护等不到位等。每次设备出现故障时，相关员工需要花费大量的时间和精力进行修理，这就大大地降低了办公效率。办公设备虽然不能直接产生经济效益，但它对加强管理、提高办公效率产生的影响是不可忽视的。1.2设计意义通过设计办公设备管理方案，解决单位在办公设备管理方面存在的问题，使单位员工有效管理和使用办公设备。加强办公设备的管理对提高单位工作人员工作效率具有重要的意义，同时，也使办公设备的作用得到充分发挥，有效提高了办公设备的使用效率、延长了办公设备的使用寿命，进而确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，最终有利于对单位节约成本，提高效益。2.设计思路2.1设计目标通过运用所学的专业知识，设计一份完整的、具有可行性的办公设备管理方案，帮助单位建立完善的办公设备管理制度，办公人员做好办公设备的采购、使用及维护等方面的管理工作。2.2主要任务1.前期准备：通过网络搜集、书刊查阅等形式收集办公设备管理方案的相关资料，了解其他企业的办公设备管理情况，归纳相关资料；2.拟定方案：根据前期准备的资料，初步拟定一份具有可行性并适用于未来长期发展的办公设备管理方案；3.方案实施：实施办公设备管理方案，记录相关数据，及时发现方案中存在的问题并加以改进；4.优化及效果评估：对实践后的方案进行优化和补充，同时征询企业和学校指导老师的意见，进行方案的修正和完善；5.形成成果：完成一份完整的办公设备管理方案。2.3关键问题1.如何在现有工作模式基础上完善办公设备管理方案？2.如何针对不同种类的办公设备进行维护和保养？3.如何制定合理的维护维修办法，使办公设备自身的性能得到最大限度的发挥？4.根据何种条件来判定办公设备的报废情况？2.4技术路线步骤一文献调研：通过查找资料，了解历年办公设备管理的制度，归纳相关文档资料，总结内容摘要及学习笔记；步骤二市场调研：参与办公设备管理工作，找出存在的问题，列出不足和优点。与同事，领导进行交谈，收集到关于其管理的建议，并整理；步骤三拟定策划方案：根据前期调研结果，拟写临湘市政务服务中心办公设备管理方案；步骤四方案运行实践：根据策划方案，对临湘市政务服务中心办公设备管理方案进行实践，记录相关数据，保存过程资料；步骤五方案效果评估：对管理方案成效进行总结，对管理方案进行深一步优化；步骤六撰写毕业设计方案：根据效果评估，撰写临湘市政务服务中心办公设备管理方案设计。3.主体方案内容3.1办公设备的采购3.1.1办公设备采购申请办公设备采购由办公设备需求部门向办公室提出申请，并填写《办公设备采购申请单》(详细表格见附录1)，日期填写申购当天的日期，由需求部门按规定逐项填写，详细的注明所需要申请物品名称、申请原因等。申购人对申购的办公设备的型号规格有明确要求的，需填上型号规格，以免最终采购回来的办公设备不能满足使用需要。申请单填写好之后交给人事部审批，审批通过后，由财务部统一进行选购。3.1.2办公设备的选购办公设备的选购由财务部负责，采购人员应根据已审批的采购申请单进行采购，对申购单内容有疑问的，须即时反馈，若出现采购工作失误，由采购人员承担责任。采购人员在选购办公设备时，可根据办公设备清单上的功能需求，来进行选择选择和分析，需要做到货比三家、优中择优的原则，要考虑好设备自身的性能和价格，定好预算，对设备的功能、价格、功率、耗能等多个方面进行对比，确保所选购办公设备的质量，同品牌同型号的电脑，选择产品性价比最佳的供应商。表3.1常用办公设备采购清单设备类型设备名称品牌型号功能需求事务设备碎纸机科密C-868可以满足大量碎纸工作，碎纸性能强大，碎纸噪音小。考勤机中控智慧XFACE600考勤管理系统强大，至少可以允许同一时间20个用户访问系统，稳定性强，界面设计应该简洁易懂。IT设备电脑惠普15-dc1055TX要求硬盘大，能够储存大量数据，稳定不死机。投影仪爱普生EB-C250S投影仪的色彩和分辨率要高，输出信号稳定、画面精致流畅。喷墨多功能一体机佳能MG2580S保证打印色彩的良好输出，在选购时要注重设备的分辨率，应达到1440dpi，注重打印以及复印的速度。3.1.3办公设备验收入库采购回来的办公设备需要办理入库，先由采购人员填写《办公设备入库单》（详细表格见附录1），要完整的填写入库时间、设备名称、单位、单价、数量等，保管人员根据《办公设备采购申请单》（详细表格见附录2）上的设备规格型号进行核对，入库单上的设备型号与申请单上的型号符合，保管人员予以办理入库，反之，则不予以办理。保管人员要仔细的检验设备的数量以及质量，检验合格后，保管人员在入库单上签字确认。3.2办公设备的使用和维护3.2.1维护与保养为加强对办公设备的管理，确保办公设备正常运行，确使办公设备自身的性能得到最大限度的发挥，要有计划的对办公设备进行维护与保养，充分发挥其优越性能，最大限度的增加使用时间和减少故障。为了让办公设备更好的服务我们的工作，日常的维护与保养是必不可少的。在办公设备的使用中，我们应当注意:电脑的维护与保养：保持电脑的整洁和干净，严禁刚关机又开机，不要频繁地开关电脑，严禁用手、锐物触摸显示器，对电脑硬盘要经常进行碎片整理，电脑的使用人在离开之前应退出系统并关闭电源。定期对电脑内的资料进行整理，卸载不常用的应用程序，保证电脑运行的存储和速度。打印机的维护与保养：保持使用环境的清洁，要注意防高温、防尘、防潮、防阳光直射，注意空气的流通。如果长期不使用打印机，每个星期至少开一次机。不要在设备上放置任何物品。禁止带电抽拨打印电缆，禁止带电拆卸喷头。复印机的维护与保养：复印机周围的环境，要保持干净整洁，远离灰尘。复印机打开后需要预热几分钟才能使用，原稿盖板和原稿玻璃要经常擦拭。废旧的墨筒要清除，防止墨粉充斥在空中过多的被人体吸入。其他办公设备的维护与保养：办公设备上不能放置物品，严禁将易燃易爆、易碎、易污染和磁性物品及有腐蚀性的物品放置设备旁。其他设备也要做好定期的清洁。为确保办公设备经常处于良好的技术状态，随时可以投入运行，办公设备提倡主动维修，使设备的停机时间处于最小，从而获得最佳使用效率和价值。除日常的清洁外，要定期对办公设备内部进行清洁，降低设备的故障率，做到定期的维护保养。在办公设备日常的维护中，办公设备的使用人或保管人负责对设备进行日常保养和基础维护，如因办公设备使用人或保管人使用和保管不当，造成的损害将追究使用人或保管人的责任，单位有权要求对造成损害的物品进行经济赔偿。3.2.2维修当办公设备出现故障不能使用的时候，应由该办公设备的使用人告知部门负责人，部门负责人检查确认设备故障小可以进行内部维修之后，及时联系维修部门实施维修工作。如果设备故障大，内部维修部门无法解决，则需要请外部专业的维修机构进行维修。在维修工作完成之后，部门负责人在《办公设备维修记录单》（详细见附录4）上签名，并写清楚相关事项；如果是在保修期间内的设备，办公室应该及时与供应商联系，进行维修，如果是保修期间外的设备，应及时联系维修机构专门的技术人员，说明维修内容，确认维修时间等；如果出现了办公设备无法维修的情况，经维修人员检查确定之后，可以提出采购的需求。3.3办公设备的使用监督每个员工必须保管好自己使用的电脑等办公设备，任何人不得私自拆开办公设备，更换配置，随意搬离办公地点。因人为原因造成办公设备损坏的，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中扣减。部门负责人有义务监督员工上班时间的办公设备使用状况，部门负责人要对办公设备的使用进行不定期的检查，对违反规定者予以相应处罚，保证资产的完整和合理使用。3.4办公设备的报废处理3.4.1报废标准办公设备超过了规定的使用年限，可以提出报废申请。因过度频繁使用，主要部件已磨损破坏，硬件发生故障频繁，毫无回收价值意义的，可以提出报废申请。由于技术的进步,原有设备明显落后,功能过低,不能满足业务需求，可以提出报废申请。产品已改型、淘汰，市场不能提供所需零配件,发生故障无法修复时，可以提出报废申请。3.4.2报废流程设备报废由设备使用者或负责人提出报废申请,经相关技术人员检查，确认无修理回收价值后，再填写《办公设备报废申请单》（见附录3）。人事部审批后，将办公设备报废单及待报废的办公设备交给相关部门统一处置。相关部门出售或报废物品，其现金上交财务部入账。4.实施效果评估4.1评估目的通过此次办公设备管理方案设计，让更多的人了解办公设备管理的相关知识，解决单位现在在办公设备管理上面临的一些问题，提高员工的工作效率，促进单位的发展。4.2评估过程本次评估主要通过文献法、访谈法、综合分析法等调研方法了解员工对办公设备管理的看法和建议，对方案设计进行评估，列出不足和优点，再而分析本次方案的可行性和实用性，提出存在的问题，对方案进行优化。4.3评估结果通过此次办公设备管理方案设计，使办公设备管理工作流程得到了一定的规范，解决了办公设备管理中存在的缺乏规范的问题，该设计方案同时也使工作人员的办公效率得到提高，促进了单位的发展，提高了单位的效益。5.结论5.1毕业设计成果特点本方案实施后，加强了办公设备日常的维护保养工作，明确了不同设备的维护保养方法，有利于提高办公设备的使用效率，减少和防止故障发生。同时，在设备维修方面，按照方案有计划有步骤地进行，减少了因设备维修时间过长造成的负面影响。5.2设计成果的实用价值或应用前景本管理方案的实施将更有效地管理和使用单位的计算机、打印机、照相机等办公设备，使现代办公设备在本单位管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，提高办公设备的使用效率，延长设备的使用寿命，节省成本，创造更大的价值。同时，对于同类型同规模的单位办公设备管理工作，也能提供有益的借鉴。5.3不足之处或遗留未予解决的问题此次办公设备管理方案针对以往方案的不足之处进行了完善并不代表它已经完完全全地解决了所有的问题。办公设备管理方案设计还存在着不足，比如所做调查过少，实施步骤不够详细，资料搜集不够完整，没有充分结合单位的实际情况等等。今后要不断改进完善，提高员工的办公效率，实现办公设备管理的最佳目标。参考文献孙荣.办公管理[R].上海：复旦大学出版社.2008刘国钧,陈绍业.图书馆目录[M].北京:高等教育出版社,1957:15-18.张淑玲.试论中小企业办公系统自动化的设计与实现[M]，中国科技博览,2010.韩雪涛.现代办公设备的使用与维护.中国水利水电出版社.黄海.办公室工作实务[D].电子工业出版社.2015.12致谢

时光荏苒，匆匆而过，大学生涯即将结束。在此，感谢文秘各专业老师的细心指导和同学们的热情，使我在这三年的时间里得以成长。

在专业课