公司印章使用管理规定

公司印章使用管理规定一、总则（一）目的规范。为加强公司印章管理，确保印章使用安全、规范、高效，维护公司合法权益，特制定本规定。公司印章是公司行使职权、开展业务活动的重要凭证，其使用必须严格遵守国家法律法规及本规定，任何单位和个人不得滥用、伪造或擅自损毁印章。（二）适用范围。本规定适用于公司所有印章，包括但不限于公司公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章等。各部门、各子公司及全体员工均须遵守本规定。二、印章管理组织架构（一）管理职责。公司设立印章管理办公室，负责印章的统一管理、监督和指导。印章管理办公室由综合管理部牵头，财务部、法务部等部门参与，具体负责印章的刻制、保管、使用审批、备案、变更、销毁等全流程管理。各部门负责人为本部门印章使用第一责任人，负责监督本部门印章使用情况，确保符合本规定要求。（二）岗位职责。印章管理员负责印章的日常保管、使用登记、保管环境维护等工作，必须严格遵守印章保管制度，不得擅自离岗或交由他人保管。使用人申请使用印章时，需按规定填写印章使用申请表，经审批后由印章管理员盖章。使用人必须妥善保管申请表，以备查验。三、印章刻制与保管（一）刻制程序。公司印章的刻制必须符合国家公安机关有关规定，由印章管理办公室统一办理刻制手续。刻制前需提交刻制申请，经法定代表人或其授权人签字批准后方可刻制。印章刻制完成后，需将印章样本、刻制申请、公安机关出具的刻制证明等材料一并存档备查。（二）保管要求。公司公章、财务专用章等重要印章由印章管理办公室指定专人保管，实行双人双锁保管制度。保管人不得擅自将印章带离办公场所，不得委托他人保管。合同专用章、部门印章等由各部门指定专人保管，保管人应妥善保管印章，确保印章安全。印章保管人应定期检查保管环境，防止印章受潮、变形、损坏。四、印章使用审批与登记（一）审批权限。公司印章的使用必须严格履行审批程序，具体审批权限如下：1.公司公章由总经理或其授权人审批；2.财务专用章由财务总监或其授权人审批；3.合同专用章由分管副总经理或其授权人审批；4.部门印章由部门负责人审批。审批人应认真审核印章使用申请，确保使用事由合规、申请手续完备。对不符合规定或事由不清的申请，审批人有权拒绝批准。（二）登记要求。每次使用印章后，印章管理员或保管人应在印章使用登记簿上详细记录，包括使用日期、时间、使用事由、使用人、审批人、印章种类等信息。登记簿应连续编号，不得涂改、撕毁。印章使用登记簿应定期向印章管理办公室汇报，由印章管理办公室定期检查，确保印章使用符合规定。五、特殊印章使用规定（一）电子印章。公司推行电子印章管理，电子印章与实体印章具有同等法律效力。电子印章的使用必须通过公司授权的电子印章管理系统进行，使用人需输入密码或进行生物识别验证后方可使用。电子印章的使用范围、审批权限等参照实体印章执行。电子印章的使用记录应与实体印章使用记录一并存档备查。（二）临时印章。因特殊情况需要临时刻制印章的，须经公司领导班子集体研究决定，并报上级主管部门批准后方可刻制。临时印章的使用期限不得超过三个月，使用期满后应及时销毁。临时印章的使用必须严格履行审批程序，不得用于签订合同、出具重要文件等关键业务。临时印章的使用情况应每月向印章管理办公室报告。六、印章变更与销毁（一）变更程序。公司印章因名称变更、遗失、损坏等原因需要重新刻制或更换的，应由印章管理办公室提出申请，经法定代表人或其授权人签字批准后，到原刻制机关办理变更手续。印章变更过程中，应将原印章妥善保管，防止遗失或被他人使用。新印章刻制完成后，应及时将旧印章销毁。（二）销毁程序。公司印章因不再使用、遗失、损坏等原因需要销毁的，应由印章管理办公室提出申请，经法定代表人或其授权人签字批准后，到公安机关指定的销毁地点进行销毁。销毁过程中，应有两人以上在场监督，确保印章被彻底销毁。销毁后，应将销毁情况记录存档备查。七、监督检查与责任追究（一）监督检查。公司定期对印章使用情况进行检查，检查内容包括印章保管情况、使用审批情况、登记记录情况等。检查结果应形成书面报告，报公司领导班子研究决定。各部门、各子公司应积极配合印章管理办公室的监督检查工作，如实提供相关资料，不得隐瞒、谎报。（二）责任追究。对违反本规定的行为，视情节轻重给予以下处理：1.对擅自使用印章的，责令立即停止使用，对使用人处以500元以上1000元以下罚款；2.对超越权限使用印章的，责令纠正，对审批人处以500元以上1000元以下罚款；3.对印章保管不当导致印章遗失、被盗的，对保管人处以1000元以上5000元以下罚款，并追究相关责任；4.对伪造印章的，依法移送司法机关处理；5.对印章使用管理混乱、屡次发生问题的部门，取消该部门印章使用资格，并追究部门负责人责任。八、附则（一）解释权。本规定由公司印章管理办公室负责解释。（二）生效日期。本规定自发布之日起施行。此前有关规定与本规定不一致的，以本规定为准。（三）