请购与审批制度

PAGE请购与审批制度一、总则（一）目的为了加强公司采购业务的内部控制，规范请购与审批行为，确保采购业务符合公司生产经营需要，提高资金使用效益，防范采购风险，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门涉及物资、服务等采购的请购与审批活动。（三）基本原则1.合规性原则：请购与审批活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度。2.必要性原则：请购应基于公司生产经营实际需要，避免不必要的采购。3.效益性原则：在满足公司需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.职责分离原则：请购、审批、采购、验收、付款等环节的相关人员应职责分离，相互制约。二、请购（一）请购部门及职责1.各部门：根据本部门生产经营、日常办公等实际需求，负责提出物资或服务的请购申请。2.请购人职责准确填写请购单，详细注明请购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预计到货时间等信息。对请购物资或服务的必要性、合理性负责，并提供相关证明材料（如生产计划、库存情况等）。（二）请购流程1.需求识别各部门定期对本部门物资或服务的需求进行盘点和预测，结合生产经营计划、设备运行状况、办公需求变化等因素，识别需要采购的项目。2.请购单填写请购人按照请购单格式要求，逐项填写相关内容。请购单应编号连续，以便于查询和管理。对于规格复杂、技术要求高的物资或服务，应附上详细的技术资料、图纸等说明文件。3.请购单提交请购单经请购人所在部门负责人审核签字后，提交至采购部门。三、审批（一）审批流程及权限设置1.部门初审采购部门收到请购单后，首先对请购单的完整性、准确性进行初审。检查请购单填写是否规范、信息是否齐全、相关证明材料是否提供等。初审通过后，采购部门将请购单提交至相应审批层级进行审批。2.分级审批权限一般物资及服务采购单次采购金额在[X]元以下的，请购单由采购部门负责人审批。单次采购金额在[X]元至[X]元之间的，请购单由财务部门负责人审批。单次采购金额在[X]元以上的，请购单由分管采购的副总经理审批。重大物资及服务采购单次采购金额在[X]元以上的重大采购项目，需经总经理办公会审议通过后，由总经理审批。对于涉及公司战略发展、重大投资等特殊采购项目，应按照公司重大决策程序进行审批，可能涉及董事会或股东会审议。（二）审批要点1.必要性审查审批人应审查请购物资或服务是否确实为公司生产经营、日常办公所必需，是否符合公司的业务发展规划和预算安排。对于可通过内部调配、租赁等方式解决的需求，应考虑优先采用此类方式，避免不必要的采购。2.合理性审查审核请购数量是否合理，是否与公司实际需求及预计使用量相符。对于批量采购的物资，应审查批量确定的依据是否充分。审查请购物资或服务的规格型号、质量要求等是否符合公司生产经营需要，是否存在过高或过低要求导致成本不合理增加或影响使用性能的情况。3.合规性审查检查请购行为是否符合国家法律法规及公司内部规定，如是否涉及政府采购项目、是否遵守招投标管理规定等。对于涉及关联交易的采购项目，应严格按照公司关联交易管理制度进行审批，确保交易的公平、公正、公开。4.预算审查审批人应核实请购项目是否在公司预算范围内。对于超出预算的请购项目，需请购部门提供详细的预算调整申请及说明，按公司预算调整程序进行审批。（三）审批记录与存档1.审批人应在请购单上签署审批意见及姓名、日期。审批意见应明确表示同意、不同意或要求补充完善相关信息等。2.采购部门负责对请购单的审批过程进行记录，并将审批通过的请购单进行分类存档，存档期限按照公司档案管理规定执行。存档资料应包括请购单原件、审批意见、相关证明材料等，以便日后查询和审计。四、采购执行（一）采购方式选择1.根据请购物资或服务的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.招标采购适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资或服务采购项目。按照公司招投标管理制度，组织招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、接受投标文件、开标评标定标等环节。3.询价采购对于规格标准统一、市场货源充足、价格相对稳定的物资采购项目，可采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况进行比较分析，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。4.竞争性谈判采购适用于采购项目具有一定的特殊性，如技术复杂、时间紧迫、不能事先计算出价格总额等情况。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。谈判过程中应关注供应商的报价、技术方案、售后服务等方面，争取最有利的采购条件。5.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，应按照公司规定履行审批程序，并在采购文件中说明理由。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商信息库，收录各类物资或服务供应商的基本信息、经营状况、信誉评级、产品质量、价格水平、售后服务等资料。根据请购项目要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行进一步调查和评估。2.供应商评估定期（每年至少一次）对供应商进行全面评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保合规等方面。采用量化评分的方式对供应商进行评价，根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商选择决策根据供应商评估结果，结合采购项目的具体情况，选择最合适的供应商。对于重大采购项目，可组织相关部门（如技术部门、质量部门、使用部门等）进行联合评审，共同确定供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（三）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购合同由采购部门负责起草，经公司法律顾问审核后，由公司法定代表人或授权代表签署。采购合同应明确规定双方的权利义务，确保合同条款合法、合规、完整、明确，避免出现模糊不清或歧义条款。2.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购合同执行过程中出现变更、违约等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究相关方的责任。同时，应及时向公司内部相关部门通报合同执行情况，以便采取相应措施。五、验收（一）验收部门及职责1.验收部门根据采购物资或服务的性质和特点，由相关部门负责验收工作。一般物资由使用部门或仓库管理部门验收，技术含量较高的物资由技术部门验收，涉及质量标准的物资由质量部门验收。对于大型设备、工程项目等重大采购项目，可组织专门的验收小组进行验收，验收小组成员应包括采购部门、使用部门、技术部门、质量部门等相关人员。2.验收人职责验收人应按照采购合同及相关标准要求，对采购物资或服务的数量、质量、规格型号、外观等进行认真检查和核对。填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收项目、验收结果等信息。验收报告应由验收人签字确认。（二）验收流程1.到货通知采购部门在预计到货日期前通知验收部门准备验收工作。对于紧急采购项目，采购部门应及时与验收部门沟通，确保验收工作能够及时安排。2.初步检查验收人员在收到到货通知后，首先对物资或服务的外包装、数量等进行初步检查，核对到货数量与采购合同是否一致，检查外包装是否完好无损。3.详细验收根据采购合同及相关标准，对物资或服务的质量、规格型号、技术性能等进行详细验收。对于需要进行测试、试用的物资，应按照规定进行操作。验收过程中发现问题的，验收人员应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。4.验收报告出具验收工作完成后，验收人员应及时出具验收报告。验收报告分为验收合格、验收不合格、需整改后验收三种情况。验收合格的物资或服务，验收人员应在验收报告上签字确认，并将验收报告提交至采购部门。采购部门根据验收报告办理后续付款等手续。验收不合格的物资或服务，验收人员应在验收报告中注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。供应商应在规定时间内采取整改或退换货等措施，整改完成后重新进行验收。对于需整改后验收的物资或服务，验收人员应跟踪整改情况，直至验收合格。六、付款（一）付款申请与审核1.付款申请采购部门在收到验收合格的验收报告及采购发票后，按照采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单。付款申请单应注明请购单号、采购合同号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等信息，并附上验收报告、采购发票等相关证明材料。2.付款审核付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门审核人员应核对付款申请单与采购合同、验收报告、发票等相关资料的一致性，检查付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、发票是否合规等。对于不符合要求的付款申请，财务部门应及时通知采购部门进行补充完善或调整。（二）付款审批与支付1.付款审批财务部门审核通过的付款申请单，按照公司分级审批权限进行付款审批。付款审批流程与请购审批流程类似，根据付款金额大小由相应层级领导审批。2.付款支付经审批同意付款的，财务部门按照公司资金管理规定和付款方式进行支付。对于采用银行转账方式付款的，财务部门应确保付款信息准确无误，及时办理转账手续。对于采用支票、汇票等方式付款的，应按照规定进行开具和交付，并做好相关记录。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对请购与审批制度的执行情况进行审计监督，检查请购、审批、采购、验收、付款等环节是否符合制度规定，是否存在违规操作行为。2.审计人员通过查阅相关文件资料、询问相关人员、实地观察等方式，对采购业务进行全面审查。对于发现的问