询价审批制度

PAGE询价审批制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动中的询价行为，确保采购决策的科学性、合理性和公正性，有效控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本询价审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等询价活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：询价活动必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保采购过程合法合规。2.公正性原则：询价过程应客观公正，不受任何利益相关方的干扰，保证所有参与询价的供应商享有平等的机会。3.准确性原则：询价信息应准确、完整，避免因信息偏差导致采购决策失误。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价和审批，降低采购成本，提高公司整体效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人签字确认，确保需求真实合理。（二）询价准备1.采购部门接到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。2.根据采购需求，收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的商业信誉、生产能力和产品质量，能够满足公司采购要求。3.采购部门制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购规格要求、技术标准、报价要求等内容。询价函应明确询价的项目、要求、报价截止时间等关键信息。（三）询价发出1.采购部门将询价文件发送给潜在供应商，确保供应商准确理解询价要求。2.对于重要采购项目，采购部门可组织供应商进行现场答疑会，解答供应商对询价文件的疑问。（四）报价接收1.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封提交给采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价文件进行签收和登记，检查报价文件的完整性和密封性。（五）询价评审1.采购部门组织相关人员组成询价评审小组，评审小组应包括采购部门代表、技术专家、财务人员等。评审小组负责对供应商的报价进行评审和比较。2.评审小组根据询价文件的要求，对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。评估过程中，应充分考虑采购成本、产品性能、供应商信誉等因素。3.评审小组可采用打分法、最低价法等方式进行评审，确定中标候选人名单。打分法应明确各项评审指标的权重，确保评审结果客观公正。（六）审批决策1.评审小组将询价评审结果提交给公司管理层进行审批。审批内容包括中标候选人名单、采购价格、采购合同条款等。2.公司管理层根据评审结果和公司实际情况，做出最终的采购决策。如遇重大采购项目，需经公司董事会或相关决策机构批准。（七）合同签订1.根据公司管理层的审批意见，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。三、询价审批职责分工（一）采购部门1.负责采购需求的收集、整理和初步审核，制定询价文件，组织询价活动，接收供应商报价文件，组织询价评审等工作。2.对询价过程中的各项信息进行记录和整理，建立询价档案，为后续采购活动提供参考。3.与供应商进行沟通和协调，解答供应商的疑问，处理询价过程中的争议和问题。（二）需求部门1.准确提出采购需求，提供详细的采购规格要求和技术标准，配合采购部门进行询价活动。2.参与询价评审工作，对供应商的产品质量、技术方案等方面进行评估，提供专业意见。3.负责采购物资或服务的验收工作，确保采购产品符合公司要求。（三）技术专家1.对采购物资或服务的技术要求进行审核和把关，提供专业的技术咨询和建议。2.参与询价评审工作，对供应商的技术方案、产品质量等方面进行评估，确保采购产品满足公司技术需求。（四）财务人员1.对采购预算进行审核，确保采购费用在预算范围内。2.参与询价评审工作，对供应商的报价进行分析和比较，评估采购成本的合理性。3.负责采购合同的财务条款审核，确保合同中的财务风险可控。（五）公司管理层1.审批询价评审结果和采购决策，对重大采购项目进行决策。2.监督询价审批制度的执行情况，确保采购活动符合公司利益和相关规定。四、询价审批标准（一）价格标准1.采购价格应低于市场同类产品或服务的平均价格，具有一定的价格优势。2.在保证产品质量和服务水平的前提下，通过询价和谈判，争取最优惠的采购价格。3.对于长期合作的供应商，可根据历史采购价格和市场价格波动情况，制定合理价格调整机制。（二）质量标准1.采购物资或服务应符合国家相关质量标准和公司内部质量要求。2.供应商应提供产品质量合格证明文件，如质量检验报告、认证证书等。3.采购部门可要求供应商提供样品进行检验，确保产品质量符合要求后再进行批量采购。（三）交货期标准1.供应商应承诺合理的交货期，确保采购物资或服务能够按时交付，满足公司生产经营需求。2.对于紧急采购项目，应明确最短交货期要求，并在询价文件中注明。3.采购合同应明确交货期违约责任，如逾期交货的赔偿方式等。（四）售后服务标准1.供应商应提供良好的售后服务，包括产品维修、保养、更换等服务承诺。2.售后服务响应时间应符合行业标准和公司要求，确保在出现问题时能够及时解决。3.采购合同应明确售后服务条款，如售后服务期限、服务费用等。五、询价审批监督与管理（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对询价审批制度的执行情况进行审计，检查询价流程是否合规，审批决策是否合理。2.审计部门可通过查阅询价档案、访谈相关人员、检查采购合同等方式进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司内部员工和供应商对询价审批过程中违规行为的投诉。投诉渠道应包括电话、邮箱、意见箱等方式。2.对投诉内容进行及时调查和处理，对于违规行为，依法依规追究相关人员责任，并采取相应的纠正措施。（三）制度评估与改进1.定期对询价审批制度进行评估，根据公司业务发展和市场变化情况，及时调整和完善制度内容。2.收集员工和供应商对询价审批制度的意见和建议，不断优化制度流程，提高制度的科学性和有效性。六、询价档案管理（一）档案内容询价档案应包括采购申请表、询价文件、供应商报价文件、询价评审记录、审批文件、采购合同等相关资料。（二）档案保管1.采购部门负责询价档案的整理和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.询价档案应按照时间顺序和项目类别进行分类存放，便于查阅和管理。3.档案保管期限应符合公司档案管理规定，一般为[X]年。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅询价档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负