行政审批科印章管理制度

PAGE行政审批科印章管理制度一、总则（一）目的为加强行政审批科印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政审批科所有印章的管理，包括但不限于行政公章、合同专用章、业务专用章等。（三）印章定义1.行政公章：代表公司/组织行使权力、履行职责的正式印章，具有最高的法律效力。2.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章，用于明确合同双方的权利和义务。3.业务专用章：根据行政审批科业务需要，用于特定业务文件、报表、证明等的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由行政审批科填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核、公司/组织领导批准。2.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家相关标准和规定。3.印章刻制完成后，应及时将印章样本提交公司/组织档案室备案。（二）印章启用1.新印章启用前，行政审批科应在公司/组织内部发布启用通知，明确印章的使用范围、启用时间等信息。2.启用印章时，需在《印章使用登记表》上进行首次登记，记录印章启用日期、启用人等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.印章必须由专人负责保管，确保印章安全存放，防止丢失、被盗或损坏。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管方式1.行政公章应存放在公司/组织指定的保险柜中，并配备专人负责保管。保险柜钥匙和密码应由不同人员分别保管，确保保险柜的安全。2.合同专用章和业务专用章应存放在专门的印章盒中，并放置在安全可靠的地方。印章盒应加锁，钥匙由保管人员随身携带。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全。2.严格按照印章使用流程进行用印登记，不得擅自使用印章。3.定期检查印章的使用情况，发现问题及时报告并采取相应措施。4.妥善保管印章使用记录，以备查阅。四、印章的使用（一）使用范围1.行政公章主要用于公司/组织对外发布的重要文件、信函、证明等，以及涉及公司/组织重大事项的合同、协议等。2.合同专用章主要用于签订各类经济合同、业务合同等。3.业务专用章主要用于行政审批科内部的业务文件、报表、证明等。（二）使用流程1.申请：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的重要程度和审批权限，由相应领导进行审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签署审批意见。3.登记：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》进行用印登记，记录用印日期、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.用印：印章保管人员在用印前，应仔细核对用印文件内容与《印章使用申请表》一致，并在用印文件上加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。5.存档：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》和用印文件原件或复印件存档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常流程进行审批时，用印人应电话请示相关领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等，在用印前应进行法律审查，确保用印行为的合法性和有效性。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用时，由行政审批科填写《印章停用申请表》，经部门负责人审核、公司/组织领导批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，应及时在公司/组织内部发布停用通知，告知相关部门和人员停止使用该印章。（二）销毁1.对于停用的印章，应按照国家相关规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并经部门负责人审核、公司/组织领导批准。2.印章销毁应选择具有合法资质的销毁单位进行，并在销毁过程中进行现场监督，确保印章彻底销毁。3.销毁完成后，应将《印章销毁申请表》和销毁证明文件存档，以备查阅。六、印章的监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立印章管理监督小组，负责对行政审批科印章管理工作进行定期监督检查。2.监督小组由公司/组织内部审计、法务等部门人员组成，定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否符合要求等。2.印章使用流程执行情况，包括用印申请、审批、登记等环节是否规范。3.印章使用记录的完整性和准确性，是否及时存档。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为和人员，将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款等。2.如因印章管理不善导致公司/组织遭受损失的，将依法追究相关人员的责任