行政审批专用章管理制度

PAGE行政审批专用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政审批专用章的管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及行政审批事项所使用的专用章，包括但不限于各类审批文件、证照办理、合同协议审批等相关业务。（三）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，不得违规操作。2.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章管理责任明确。3.审批规范原则：建立严格的印章使用审批流程，未经审批不得擅自使用印章。4.安全保密原则：采取有效措施确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或遗失，对涉及印章使用的信息严格保密。二、印章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司行政审批专用章的刻制由行政部门根据公司实际需求提出申请，经公司法定代表人或授权负责人批准后，统一委托具有资质的印章制作单位进行刻制。2.申请刻制印章时，需提供详细的印章用途说明及样式要求，并确保刻制的印章符合国家相关标准和公司规定。（二）启用1.新刻制的行政审批专用章在完成制作后，由行政部门负责组织启用仪式。启用前，需对印章进行登记备案，记录印章的名称、编号、规格、启用日期等信息。2.启用仪式应邀请公司相关领导、部门负责人及印章保管人员参加，确保印章启用的正式性和严肃性。启用后，印章正式投入使用。（三）废止1.当行政审批专用章因机构变更、业务调整、印章损坏等原因不再使用时，由行政部门提出废止申请，经公司法定代表人或授权负责人批准后进行废止处理。2.废止的印章应及时交回行政部门统一保管，并进行封存。封存期限为[X]年，期满后经公司领导批准可进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。三、印章的保管（一）保管人员1.公司指定专人负责行政审批专用章的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等素质，并经过公司严格的审查和培训。2.保管人员应与印章使用人员分离，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管地点1.行政审批专用章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在公司指定的保密场所。2.保管场所应配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保印章存放安全。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，妥善保管印章，不得擅自将印章带出保管场所。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并申请更换印章。3.印章保管人员应做好印章保管记录，详细记录印章的使用情况、交接情况等信息，以备查阅。四、印章的使用（一）使用范围1.行政审批专用章仅限于公司内部行政审批事项使用，不得用于任何与公司经营活动无关的事项。2.具体使用范围包括但不限于各类审批文件的盖章、证照办理过程中的盖章、合同协议审批通过后的盖章等。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写《行政审批专用章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：申请表提交至行政部门，行政部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司领导审批。公司领导根据实际情况进行审批，如同意用印，则在申请表上签字批准。3.用印：印章保管人员根据批准后的申请表，对用印文件进行核对，确保文件内容与申请表一致。核对无误后，在用印文件规定位置加盖行政审批专用章，并做好用印登记。4.登记：用印登记内容包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称及份数、审批人、用印人等信息。用印登记记录应妥善保存，以备查询。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需立即使用行政审批专用章，但无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示公司领导，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同协议等文件，在用印前应进行法律审核，确保文件内容合法合规。法律审核通过后，方可按照正常流程进行用印。五、印章的交接（一）交接原因1.因保管人员离职、调动、休假等原因，需要进行行政审批专用章的交接。2.因公司内部管理需要，对印章保管人员进行调整时，也应进行印章交接。（二）交接流程1.交接前，原保管人员应将印章及相关保管记录整理清楚，确保印章完好无损，保管记录完整准确。2.交接时，原保管人员与新保管人员应在行政部门负责人的监督下，对印章及保管记录进行逐一核对。核对无误后，双方在《行政审批专用章交接清单》上签字确认。3.《行政审批专用章交接清单》应一式三份，分别由原保管人员、新保管人员和行政部门留存。交接清单应详细记录印章的名称、编号、规格、交接时间、交接双方签字等信息。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对行政审批专用章的管理和使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管地点是否安全、保管记录是否完整等。2.印章使用情况，包括用印流程是否规范、用印文件是否合法合规等。3.印章交接情况，包括交接手续是否齐全、交接记录是否准确等。（三）检查频率行政部门应定期对行政审批专用章的管理和使用情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用行政审批专用章。2.超越审批范围使用印章。3.在空白文件上加盖印章。4.印章保管不善，导致印章被盗用、冒用或遗失。5.违反印章使用流程，私自用印或篡改用印文件内容。（二）处理措施1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予警告处分；情节严重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失或其他严重后果的，依法追究相关人员的法律责任。2.因违规使用印