山东大学审批报销制度

PAGE山东大学审批报销制度一、总则（一）目的为了加强山东大学财务管理，规范审批报销流程，确保学校各项经济活动合法、合规、有序进行，提高资金使用效益，保障学校事业健康发展，特制定本审批报销制度。（二）适用范围本制度适用于山东大学各学院、部门、直属单位等校内各单位及全体教职工、学生。（三）基本原则1.合法性原则：审批报销活动必须符合国家法律法规、财经纪律以及学校的相关规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，所反映的经济业务内容应与实际发生情况相符。3.合理性原则：各项费用支出应符合学校事业发展需要，具有合理性和必要性，严格控制不合理开支。4.审批规范原则：明确审批流程和各级审批权限，确保审批环节严谨、规范，责任清晰。5.及时报销原则：教职工和学生应在规定时间内办理审批报销手续，避免逾期影响报销。二、审批报销流程（一）费用发生经办人在开展经济业务活动过程中，应取得合法有效的原始凭证，确保凭证内容完整、准确，包括但不限于发票、收据、合同、协议等，并对凭证的真实性、合法性负责。（二）整理粘贴经办人将取得的原始凭证按照一定顺序进行整理、粘贴，要求整齐、牢固，便于审核。对于发票，应确保发票联粘贴在报销单正面，其他附件依次粘贴在背面。（三）填写报销单经办人根据经济业务内容，认真填写报销单，详细注明报销日期、报销部门、报销人、用途、金额等信息。报销单上的字迹应清晰、工整，不得涂改。（四）初审经办人将填写完整、粘贴好的报销单提交至所在部门或单位的初审人员。初审人员应对报销凭证的真实性、完整性、合法性以及报销金额的合理性进行初步审核。审核内容包括：1.凭证是否符合国家法律法规和学校规定，发票是否真实、有效，有无税务监制章、发票专用章等。2.报销内容是否与本部门或单位的业务相关，是否属于学校允许报销的范围。3.报销金额计算是否准确，大小写是否一致。4.签字、盖章等手续是否齐全。初审通过后，初审人员在报销单上签署意见并签字。（五）审批1.一般费用审批对于预算内且金额较小的一般费用报销，由所在部门或单位负责人审批。部门或单位负责人应根据本部门或单位的实际情况，对报销事项的合理性进行把关，并在报销单上签署审批意见。涉及多个部门或单位共同开展的经济业务，由牵头部门或单位负责统一收集、整理报销材料，并按照上述流程进行初审和审批。2.较大金额费用审批对于预算内金额较大的费用报销（具体金额标准由学校另行规定），除部门或单位负责人审批外，还需经学校相关职能部门审核。职能部门应从专业角度对费用的合理性、必要性等进行审核，并签署意见。审核通过后，报学校分管领导审批。对于涉及重大项目、专项经费等的费用报销，需按照学校相关项目管理办法和经费管理规定，履行更严格的审批程序，可能涉及项目负责人、项目管理部门、财务部门、学校领导等多级审批。3.超预算费用审批对于超出预算的费用报销，经办人应详细说明超预算原因，并提供相关证明材料。所在部门或单位初审后，报学校相关职能部门审核。职能部门审核通过后，提交学校预算管理部门审批。预算管理部门根据学校预算执行情况和资金状况，综合考虑是否同意报销，并签署意见。最终报学校分管领导审批。（六）报销支付审批通过后的报销单提交至财务部门。财务部门对报销凭证和审批手续进行再次审核，确认无误后，按照学校财务支付规定和相关流程办理报销支付手续。对于符合支付条件的报销款项，财务部门将通过银行转账、公务卡报销等方式支付给报销人；对于不符合支付条件的报销申请，财务部门应及时通知经办人并说明原因。三、审批权限（一）部门或单位负责人审批权限：负责本部门或单位预算内一般费用报销的审批，审批金额上限由学校根据实际情况确定。（二）学校职能部门审核权限：根据职责分工，对相关业务范围内的费用报销进行审核，重点审核费用的合理性、合规性以及与学校政策的一致性。审核通过后，签署意见提交学校分管领导审批。（三）学校分管领导审批权限：负责审批预算内较大金额费用报销、超预算费用报销以及涉及重要事项、重大项目的费用报销等。根据学校财务管理规定和实际情况，对报销事项进行全面审查，做出最终审批决定。（四）学校主要领导审批权限：对于涉及学校重大决策、重要项目、大额资金支出等特殊情况的费用报销，需经学校主要领导审批。主要领导应从学校整体利益和发展战略角度出发，对报销事项进行审慎决策。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票上的字迹应清晰可辨，不得有涂改、挖补等痕迹。发票各联次应一次性开具，内容完全一致，并加盖发票专用章。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。认证抵扣后的发票联作为报销凭证。4.取得的发票应与实际经济业务相符，不得虚构交易开具发票。如发现发票存在虚假、违规等问题，财务部门有权拒绝报销，并追究相关责任人的责任。（二）收据1.行政事业性收费收据：由财政部门监制，用于学校内部行政事业性收费业务。收据应填写规范，包括收费项目、收费标准、收费金额、缴费人姓名、缴费日期、收款单位名称、收款单位盖章等。2.往来结算收据：用于学校内部各单位之间的往来款项结算。收据应注明往来款项的性质、金额、双方单位名称等信息，并加盖收款单位财务专用章。3.自制收据：仅限于学校内部特定情况下使用，如内部结算、代收代付等。自制收据应经学校财务部门批准，并按照规定格式和内容填写，由收款单位负责人签字并加盖财务专用章。（三）其他凭证1.合同、协议：作为经济业务发生的依据之一，应包含双方当事人名称、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并由双方签字（或盖章）确认。合同、协议应与报销凭证相互印证，证明经济业务的真实性和合法性。2.出差审批单、培训审批单等：对于差旅费、培训费等报销，应附相应的审批单。审批单应明确出差或培训的事由、时间、地点、人数、预算等信息，并经相关部门负责人审批同意。3.使用公务卡结算的，应提供公务卡消费记录、还款凭证等相关资料，确保公务卡使用符合规定。五、费用报销标准及规定（一）差旅费1.城市间交通费乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的等级标准按照学校相关规定执行。原则上应选择经济舱、二等座等标准座位出行，因特殊情况需要乘坐高于标准座位的，需经审批同意。乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。乘坐火车、轮船等交通工具的，按照实际发生的票价报销。因出差路途较远或任务紧急等原因，经批准乘坐长途汽车的，按照长途汽车票价报销，但不得超过同线路火车硬卧票价。2.住宿费住宿费标准根据出差目的地的不同分为不同档次，按照学校规定的限额标准报销。实际发生的住宿费低于限额标准的，按照实际发生额报销；高于限额标准的，超出部分自理。两人以上（同性）一同出差的，应根据实际情况选择合适的住宿方式，原则上应合住标准间，住宿费按照实际发生额平均分摊报销。3.伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，每人每天的伙食补助费标准按照学校规定执行。在途期间的伙食补助费按照当天实际出差时间计算。出差人员由接待单位统一安排伙食的，不享受伙食补助费。4.市内交通费市内交通费按照出差自然（日历）天数计算，每人每天的标准按照学校规定执行。出差人员由接待单位或其他单位提供交通工具的，不享受市内交通费。因工作需要，经批准乘坐出租车的，应在发票上注明事由，并按照规定报销。（二）会议费1.会议费应严格按照学校会议管理办法执行，明确会议名称、内容、时间、地点、参会人员、预算等信息。2.会议费报销应提供会议通知、会议预算、参会人员签到表、会议费用明细清单等相关资料。会议费用应按照预算执行，不得超支。3.会议期间的住宿费、伙食费、场地费、资料费、交通费等各项费用应分别核算，按照规定标准报销。严禁借会议名义组织公款旅游或发放纪念品等。（三）培训费1.培训费应根据学校培训计划和相关规定组织实施，明确培训项目、内容、时间、地点、培训对象、培训师资等信息。2.培训费报销应提供培训通知、培训预算、培训人员签到表、培训费用明细清单、培训考核证明等相关资料。培训费用应按照预算执行，不得超支。3.参加培训期间的住宿费、伙食费、资料费、交通费等各项费用应分别核算，按照规定标准报销。严禁借培训名义组织公款旅游或发放纪念品等。（四）办公用品及设备购置1.办公用品购置应按照学校办公用品采购管理规定执行，优先选择通过学校指定的采购渠道购买。购置办公用品应填写办公用品购置申请表，经部门或单位负责人审批后，统一采购。2.设备购置应按照学校固定资产管理规定执行，办理固定资产购置审批手续。设备购置金额达到学校规定的固定资产入账标准的，应及时进行固定资产登记入账。3.办公用品及设备购置报销时，应提供发票、购置清单、验收证明等相关资料。购置清单应详细注明办公用品或设备名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，验收证明应由验收人员签字确认。（五）业务招待费1.业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。招待活动应符合学校业务开展需要，严禁用公款大吃大喝、铺张浪费。2.业务招待费报销应提供招待审批单、发票、消费清单等相关资料。招待审批单应注明招待事由、招待对象、招待时间、预计金额等信息，并经相关领导审批同意。3.业务招待费报销标准按照学校规定执行，不得超过规定限额。对于超标准的业务招待费，财务部门有权拒绝报销，并追究相关责任人的责任。（六）其他费用1.对于其他费用报销，如通讯费、邮寄费、水电费、物业费等，应按照学校相关规定和标准执行。报销时应提供相应的发票或缴费凭证，并注明费用所属期间、用途等信息。2.涉及科研项目经费的费用报销，应按照科研项目经费管理办法执行，确保经费使用符合项目预算和科研管理要求。六、特殊情况处理（一）预借差旅费1.因工作需要提前预借差旅费的，经办人应填写预借差旅费申请表，注明预借金额、出差事由、出差时间等信息，并按照审批权限经相关领导审批。2.预借差旅费的金额应根据出差实际需要合理确定，原则上不得超过预计差旅费总额。预借差旅费后，经办人应在规定时间内办理报销手续，冲销预借款项。3.对于逾期未办理报销手续的预借差旅费，财务部门应及时催办。如催办无效，可从经办人工资中扣回预借款项。（二）零星采购无发票情况1.在开展经济业务活动过程中，如因特殊原因无法取得发票的零星采购，经办人应填写无发票情况说明，详细注明采购物品名称、数量、单价、金额、采购时间、采购地点、无法取得发票原因等信息，并提供相关证明材料，如采购清单、收款收据、验收证明等。2.无发票情况说明经所在部门或单位初审后，报学校财务部门审核。财务部门根据实际情况进行核实，并按照学校规定的审批程序进行审批。审批通过后，可按照规定报销相关费用，但报销金额应在合理范围内，且不得超过学校规定的限额标准。（三）跨年度费用报销1.对于当年发生但因特殊原因未能及时报销的费用，经办人应在次年规定时间内办理报销手续。跨年度报销时，应提供相关情况说明，经所在部门或单位初审后，报学校财务部门审核。财务部门审核通过后，按照正常报销流程办理。2.对于涉及以前年度预算指标的跨年度费用报销，应按照学校预算管理规定和相关财务政策执行，确保费用报销符合规定要求。七、监督与检查（一）学校财务部门负责对全校审批报销制度的执行情况进行日常监督检查，定期或不定期对报销凭证、审批手续、报销流程等进行抽查。发现问题及时督促整改，并按照学校规定进行处理。（二）学校审计部门负责对学校经济活动的真实性、合法性和效益性进行审计监督，将审批报销制度执行情况纳入审计范围。对审计发现的违规问题，依法依规进行处理，并提出改进建议。（三）各部门或单位应加强对本部门或单位审批报销工作的管理，定期对报销情况进行自查