审批局档案保管制度

PAGE审批局档案保管制度一、总则（一）目的为加强审批局档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审批局各部门及其工作人员在履行职责过程中形成的各类档案的保管。（三）基本原则1.集中统一原则档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应真实反映审批局各项工作的实际情况，保持档案的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为审批局各项工作提供便捷的档案信息服务，充分发挥档案的作用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置审批局设立专门的档案管理科室，负责全局档案的集中管理。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合本局实际，制定和完善档案保管、整理、利用等相关制度，并组织实施。2.档案收集与整理负责收集、接收各部门移交的档案，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管建立健全档案保管设施，妥善保管档案，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全和完整。4.档案利用服务为审批局各部门及相关单位提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理档案利用手续，做好档案利用登记和跟踪管理。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。6.档案鉴定与销毁按照规定定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。7.业务指导与培训对各部门档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理业务培训，提高全局档案管理人员的业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审批业务档案各类行政审批事项的申请材料、受理通知书、审查意见、决定书等相关文件材料。2.行政管理档案本局制定的各项规章制度、工作计划、总结报告以及各类会议记录、纪要等文件材料。3.人事档案工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资等人事资料。4.财务档案财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料。5.其他档案本局在履行职责过程中形成的与工作相关的其他各类文件材料，如合同协议、招投标文件、宣传资料等。（二）收集要求1.明确责任主体各部门负责本部门档案的收集工作，指定专人负责档案的整理和移交，并确保档案的齐全、完整。2.及时收集归档档案形成部门应在规定时间内将档案整理完毕并移交档案管理部门，一般应在次年上半年完成上一年度档案的移交工作。对于重要紧急的档案，应及时移交。3.确保质量移交的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸张及装订符合要求，电子文件应格式规范、元数据完整。（三）整理方法1.分类标准按照档案的形成领域、内容性质等因素进行分类，一般可分为行政管理类、审批业务类、人事档案类、财务档案类等类别。每个类别下再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号规则为便于档案的管理和查找，对每一份档案赋予唯一的编号。编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，如“XZGL2023001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“2023”表示年度，“001”表示该年度此类档案的顺序号。3.编目要求编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录准确反映档案内容，便于检索利用。同时，建立电子目录数据库，实现档案目录的信息化管理。四、档案的保管（一）保管场所建设1.选址要求档案保管场所应选择地势较高、干燥通风、排水良好、防火防盗的地点，远离易燃、易爆、污染源等区域。2.设施配备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案保管环境符合要求。3.库房布局合理规划库房布局，设置档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，保证档案存放有序，便于管理和利用。（二）档案保管方式1.纸质档案保管按照档案类别和编号顺序，将纸质档案存放在档案柜或货架上，确保排列整齐、便于查找。对于珍贵档案或易损档案，可采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的存储安全可靠。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理机制，严格控制电子档案的查阅和使用。3.声像档案保管声像档案应按照载体类型分别整理保管，如照片、录音带、录像带等。照片应冲印成册或制作电子相册，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息；录音带、录像带应标注内容摘要、录制时间等，并定期进行播放检查，确保声像档案的质量。（三）档案保管期限1.定期保管期限划分根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对审批局工作具有长远查考利用价值的档案；长期保管的档案保管期限一般为30年；短期保管的档案保管期限一般为10年。2.保管期限确定原则依据国家有关规定和本局实际情况，综合考虑档案的形成目的、内容性质、历史意义等因素确定保管期限。对于涉及重要审批事项、重大决策、关键业务等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）档案保管检查与维护1.定期检查制度档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面，及时发现并解决存在的问题。2.日常维护措施保持档案保管场所的清洁卫生，定期通风换气，调节温湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。对档案柜、货架等保管设备进行定期维护，确保设备正常运行。对于破损、褪色等有问题的档案，应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用范围1.本局内部利用审批局各部门在开展工作过程中，因查阅相关档案资料进行行政审批、政策研究、工作决策等需要，可以利用档案。2.外部利用因工作需要，上级主管部门、其他相关单位以及司法机关等可以按照规定查阅本局档案。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行利用。（二）利用手续办理1.内部利用本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容提供相应的档案，并做好查阅登记。2.外部利用外部单位或个人查阅本局档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，说明查阅目的和范围。经档案管理部门负责人审核批准后，办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用登记与跟踪管理1.利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门或人员、查阅内容、利用目的等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。2.跟踪管理档案管理部门应对档案利用情况进行跟踪管理，了解档案利用后的反馈信息，及时发现并解决利用过程中出现的问题。对于重要档案的利用，应进行全程跟踪，确保档案的安全和有效利用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关部门负责人组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。2.鉴定程序每年定期开展档案鉴定工作，档案管理部门根据档案保管期限表，对到期档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等因素，确定档案的存毁意见。（二）销毁审批与实施1.销毁审批经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，报审批局分管领导批准。涉及重要事项或敏感信息的档案销毁，应报主要领导批准。2.销毁实施档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。销毁过程中，应确保档案实体彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（三