审批专用章使用制度

PAGE审批专用章使用制度一、总则（一）目的为规范公司审批专用章的使用，加强印章管理，维护公司正常运营秩序，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及需加盖审批专用章的各类业务活动中。（三）印章定义及种类公司审批专用章是指用于公司内部各类审批文件、报告、合同等具有审批确认性质文件上的印章，以表明公司对相关事项的正式审批和认可。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.审批专用章由公司行政管理部门统一负责刻制。2.刻制印章前，行政管理部门应向公安机关提交相关申请材料，包括公司营业执照副本、法定代表人身份证明等，经公安机关审核批准后，按照规定的规格、样式进行刻制。（二）启用1.印章刻制完成后，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，并报公司法定代表人审批。2.经法定代表人批准后，行政管理部门应发布印章启用通知，明确告知各部门印章正式启用的时间、使用范围及相关注意事项。三、印章的保管（一）保管原则1.审批专用章实行专人专管制度，确保印章安全存放，防止遗失、被盗或滥用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管地点审批专用章应存放在公司专门设置的印章保险柜内，保险柜应放置在安全、保密的场所，如公司机要室或行政管理部门办公室。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，定期检查印章保险柜的安全状况。2.严格按照规定的使用流程和审批权限，为符合条件的文件加盖印章，并做好用印登记工作。3.对印章的使用情况进行定期盘点，发现异常情况及时报告上级领导，并采取相应措施。4.妥善保管与印章使用相关的文件资料，如用印申请表、审批文件等，以备查阅和审计。四、印章的使用（一）使用范围1.各类公司内部审批文件，包括但不限于请示报告、审批意见、会议纪要等。2.涉及公司内部管理的各类规章制度、流程文件、通知等。3.经公司审批通过的合同、协议、授权书等法律文件。4.其他需要公司正式审批确认的文件或资料。（二）使用流程1.申请用印申请人应填写《审批专用章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、预计用印日期等信息，并附上相关文件的原件或复印件。用印申请应按照公司内部审批流程进行逐级审批，确保用印事项符合公司规定和相关法律法规要求。2.审批部门负责人应对用印申请进行初审，审核用印事项的真实性、必要性和合规性，并签署审批意见。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等用印申请，需经公司分管领导、财务部门、法务部门等相关部门会签后，报公司法定代表人审批。3.用印经审批通过的用印申请，由印章保管人员对照用印申请表及相关文件进行核对，确认无误后，在文件规定位置加盖审批专用章。加盖印章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。4.登记印章保管人员在用印后，应及时在《审批专用章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人、审批人等信息。《审批专用章使用登记簿》应妥善保存，以备查阅和审计。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白授权书等文件上加盖审批专用章。2.未经公司法定代表人书面授权，任何人不得擅自以公司名义对外签订合同、协议或出具授权书等法律文件并加盖审批专用章。3.涉及公司商业秘密、敏感信息或重要事项的文件，在用印前应严格按照公司保密制度进行审批和管理，确保信息安全。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用审批专用章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并报公司法定代表人审批。2.经法定代表人批准后，行政管理部门应发布印章停用通知，明确告知各部门印章停用的时间及后续处理方式。（二）销毁1.停用后的审批专用章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。2.印章销毁前，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、停用日期、销毁原因等信息，并附上《印章停用申请表》复印件，报公司法定代表人审批。3.经法定代表人批准后，行政管理部门应会同公司审计部门、法务部门等相关人员，共同对印章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.印章销毁后，行政管理部门应将《印章销毁申请表》及销毁记录存档保存，以备查阅和审计。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对审批专用章的使用情况进行审计检查，重点检查印章使用是否符合规定的流程和审批权限，用印登记是否完整、准确，印章保管是否安全等。2.行政管理部门应加强对印章保管人员的日常管理和监督，定期对印章保管情况进行检查，发现问题及时督促整改，并向上级领导报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用审批专用章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依