印章授权审批制度

PAGE印章授权审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本印章授权审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司（以下统称“公司”）印章的管理与使用。（三）印章种类及定义1.公章：公司法定名称章，用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等，代表公司的正式意志。2.法定代表人章：公司法定代表人个人名章，用于特定的文件签署等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据、支票等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济合同类文件。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等。（四）基本原则1.依法依规原则：印章的管理与使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级管理人员的职责权限，确保印章管理责任落实到人。3.审批严谨原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经审批不得擅自使用。4.安全保密原则：加强印章保管，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用或滥用，对涉及公司机密的印章使用要严格保密。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出刻制申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并附相关证明文件。3.新印章刻制完成后，行政部门应及时进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求，确认无误后填写《印章验收单》。（二）印章启用1.印章启用前，行政部门应在《印章使用登记表》上进行登记，注明启用日期、印章名称、保管人等信息。2.新印章启用时，应同时发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.原印章停用或作废时，行政部门应及时收回，在《印章使用登记表》上注明停用或作废日期，并妥善保管，按规定程序进行销毁。三、印章的保管（一）保管职责1.公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人应严格履行保管职责，确保印章安全，不得擅自将印章交他人保管或带出公司。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.因工作需要暂时离开岗位时，印章保管人应将印章妥善保管，不得随意放置；如需将印章交他人代管时，则必须办理交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、授权委托书、资质证书、营业执照副本等的加盖。2.法定代表人章：用于特定文件的签署，如法定代表人授权书等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据、支票、汇票、本票背书、开户销户、账户信息变更等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同、协议、意向书等经济合同类文件。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告、报表等，不得对外使用。（二）使用流程1.申请：使用人填写《印章使用申请表》，详细注明使用日期、印章名称、使用事项、文件名称及文号、份数、发放范围等信息，并附相关文件或资料。2.审批：一般性文件、信函等加盖印章，由部门负责人审批；涉及合同、协议、授权委托书等重要文件加盖印章，需经相关业务部门审核后，报分管领导审批；涉及重大事项、金额较大的经济合同等加盖印章，须经总经理审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人在《印章使用登记表》上登记，注明用印日期、申请人、审批人、用印事项等信息，然后在文件或资料上加盖印章，并留存一份《印章使用申请表》及相关文件或资料复印件。4.登记备案：行政部门定期对印章使用情况进行登记备案，建立印章使用台账，以便查询和统计。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行审批手续时，使用人可电话请示相关领导同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地使用印章时，应通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件或资料发送给印章保管人，经审批同意后，由印章保管人通过邮寄等方式将印章送达使用人，使用人在完成用印后，应及时将印章及相关文件或资料寄回公司。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门提出申请，经公司领导审批后，发布停用通知。2.印章停用后，保管人应立即停止使用，并将印章交回行政部门。（二）销毁1.对于作废或停用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，指定专人进行销毁。2.印章销毁时，应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用，如粉碎、熔化等，并由监销人员在《印章销毁登记表》上签字确认。3.《印章销毁申请表》及《印章销毁登记表》应作为档案资料妥善保管。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对印章管理与使用情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.行政部门负责对印章保管、使用情况进行日常检查，发现违规行为及时纠正，并向公司领导报告。（二）外部监督接受政府相关部门、监管机构等对公司印章管理与使用情况的监督检查，积极配合，如实提供相关资料和信息。七、责任追究（一）违规责任1.对违反本制度规定，擅自使用印章、违规审批用印、印章保管不善导致印章被盗用或冒用等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的责任人，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任因印章被盗用、冒用等原因给公司造成经济损失的，由印章保管人及相关责任人按照过错程度承担相应的赔偿责任。如因印章保管人未履行保管职责导致印章被盗用或冒用的，保管人应承担主要赔偿责任；如因审批人违规审批导致印章不当使