医院财务科备用金审批制度

PAGE医院财务科备用金审批制度一、总则（一）目的为规范医院财务科备用金的管理，确保备用金的安全、合理使用，提高资金使用效率，特制定本审批制度。（二）适用范围本制度适用于医院财务科备用金的申请、审批、使用、保管及核销等相关业务。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金应专项用于医院日常零星开支等规定用途，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据医院实际业务需求，合理核定备用金限额，严格控制备用金规模。3.审批严格原则：备用金的支取、使用必须经过严格的审批流程，确保资金使用合规、合理。4.定期盘点原则：财务科应定期对备用金进行盘点，保证账实相符。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因医院业务需要，经常发生零星现金支出，且金额较小、笔数较多，如办公用品采购、差旅费、市内交通费等，相关部门或个人可申请备用金。2.申请备用金的部门或个人应具备良好的财务信用记录，无逾期借款等不良情况。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细注明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据实际工作需要对申请事项进行审核，签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务科。财务科对申请内容的合理性、合规性进行审查，重点审核备用金用途是否符合医院规定、金额是否合理、预计使用期限是否恰当等。4.财务科审核通过后，报医院分管财务领导审批。分管财务领导根据医院财务状况、资金安排等因素进行最终审批。（三）审批要点1.用途审核：确保备用金用途符合医院的业务范围和相关规定，不得用于非法或不合理的支出。2.金额合理性：根据以往类似业务的支出情况，结合本次业务需求，判断申请金额是否合理，避免过高或过低的申请。3.使用期限：明确备用金的预计使用期限，防止长期占用备用金，影响资金周转。对于预计使用期限较长的备用金申请，应要求申请人说明原因及资金使用计划。三、备用金的使用（一）使用范围1.医院日常办公用品、耗材的小额采购支出。2.职工因公务发生的差旅费、市内交通费等。3.其他经医院批准的零星现金支出。（二）使用规范1.备用金使用人应严格按照申请用途使用备用金，不得擅自改变用途。2.每笔备用金支出都应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明支出日期、用途、金额等信息。3.对于涉及经济合同的备用金支出，应严格按照合同约定执行，确保资金支付的准确性和合规性。（三）报销流程1.备用金使用人在完成业务后，应及时整理相关原始凭证，并填写《备用金报销单》。报销单应详细注明支出日期、用途、金额、凭证张数等信息，并由本人签字确认。2.将填写完整的报销单及原始凭证提交至所在部门负责人审核。部门负责人应对报销内容的真实性、合理性进行审核，签署意见。3.经部门负责人审核通过后，报销单流转至财务科。财务科对报销凭证的合法性、合规性进行审核，重点审核凭证是否真实有效、支出是否符合备用金使用范围、金额计算是否准确等。4.财务科审核通过后，办理报销手续，冲减备用金。如备用金有剩余，应及时交回财务科；如报销金额超过备用金限额，应另行申请资金支付。四．备用金的保管（一）保管人员职责1.医院财务科应指定专人负责备用金的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守备用金管理制度。2.保管人员应设立备用金台账，详细记录备用金的收支情况，包括日期、摘要、金额、凭证号码等信息，确保账目清晰、准确。3.定期对备用金进行盘点，核对账目与实际库存现金是否相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并报告财务科负责人。（二）保管要求1.备用金应存放在保险柜中，确保安全。保险柜应具备必要的防盗、防火、防潮设施。2.备用金保管场所应保持清洁、干燥，防止现金受潮、发霉或损坏。3.严禁将备用金与个人现金混存，不得擅自挪用备用金。五、备用金的盘点与清查（一）盘点周期财务科应定期对备用金进行盘点，每月至少进行一次全面盘点，确保账实相符。（二）盘点方法1.保管人员应在盘点日编制备用金盘点表，详细记录备用金的实际库存金额、未报销凭证金额等信息。2.财务科安排专人对备用金进行实地盘点，核对盘点表与实际库存现金是否一致。3.对于未报销的凭证，应逐一核对凭证金额与盘点表记录是否相符，确保备用金账目准确无误。（三）清查结果处理1.如盘点结果账实相符，应在盘点表上签字确认，并将盘点表存档保管。2.如发现账实不符，应及时查明原因。属于记账错误的，应及时调整账目；属于现金短缺或溢余的，应按照以下规定处理：现金短缺：应由保管人员说明原因，并提出处理意见。如因保管人员失职造成的短缺，应追究其责任；如无法查明原因，经医院批准后，计入当期损益。现金溢余：应及时查明原因，如属于应支付给其他单位或个人的款项，应及时予以归还；如无法查明原因，经医院批准后，计入当期损益。六、备用金的核销（一）核销条件1.备用金使用人完成业务后，并已按照规定报销完毕，备用金账户余额为零。2.备用金使用期限已到，无论备用金是否使用完毕，均应办理核销手续。（二）核销流程1.备用金使用人填写《备用金核销申请表》，注明备用金申请日期、金额、用途、已报销金额、剩余金额等信息，并签字确认。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实备用金使用情况及报销情况，签署意见。3.经部门负责人审核通过后，请表流转至财务科。财务科对备用金的使用及报销情况进行核对，确认无误后办理核销手续，注销备用金账户。（三）特殊情况处理1.如备用金使用人因离职、调动等原因无法继续使用备用金，应在离职前或调动前办理备用金核销手续。如备用金有剩余，应及时交回财务科；如存在未报销的费用，应按照医院规定进行处理。2.对于长期未使用或已不再需要的备用金，财务科应及时清理核销，收回资金。七、监督与检查（一）内部监督1.医院财务科应加强对备用金管理的内部监督，定期对备用金的申请、审批、使用、保管及核销等环节进行检查，确保制度执行到位。2.财务科负责人应对备用金管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）外部审计医院应接受上级主管部门、审计部门等的外部审计监督。对于备用金管理中存在的问题，应积极配合审计部门进行整改，并按照要求提供相关资料和信息。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用备用金的部门或个人，医院将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令退还违规使用的资金、扣减绩效奖金等。2.对于因违规使用备用金给医院造成经济损失