煤矿供应科业务审批流程制度

PAGE煤矿供应科业务审批流程制度一、总则（一）目的为规范煤矿供应科业务审批流程，确保物资采购、供应等业务的合规性、高效性和准确性，保障煤矿生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿供应科所有物资采购、设备租赁、供应商管理等相关业务的审批流程。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规定。2.准确性原则：审批信息应真实、准确、完整，确保业务处理的质量。3.高效性原则：优化审批流程，减少不必要的环节，提高工作效率。4.责任明确原则：明确各环节审批人员的职责，避免推诿扯皮。二、物资采购审批流程（一）采购申请1.需求部门提出：煤矿各生产部门、辅助部门根据生产计划、设备维护计划等实际需求，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.部门负责人审核：需求部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至供应科。（二）采购计划编制1.供应科汇总：供应科物资计划员收到采购申请后，进行分类汇总，结合库存情况，编制月度物资采购计划。2.计划审核：供应科科长对采购计划进行审核，重点审核采购数量的合理性、采购时间的安排等，确保计划符合煤矿生产实际需求。审核通过后，将采购计划提交至分管领导审批。（三）分管领导审批分管领导根据煤矿整体生产经营情况、资金预算等因素，对采购计划进行审批。如审批通过，采购计划进入采购执行阶段；如审批不通过，返回供应科进行调整。（四）采购执行1.供应商选择：供应科采购人员根据采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商。选择过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商具备良好的信誉、产品质量和供应能力。2.采购合同签订：采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，需提交至供应科科长审核，审核通过后加盖公司合同专用章。（五）到货验收1.物资到货通知：采购人员提前通知需求部门物资到货时间，需求部门安排专人负责验收。2.验收流程：验收人员按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写物资验收单，签字确认；如验收不合格，应及时通知采购人员与供应商协商解决。（六）付款审批1.发票审核：供应商开具发票后，采购人员将发票提交至供应科财务人员进行审核。财务人员重点审核发票的真实性、合法性、完整性，确保发票与采购合同、验收单等信息一致。2.付款申请：财务人员根据审核通过的发票和合同约定，填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息，提交至供应科科长审批。3.科长审批：供应科科长对付款申请进行审批，审核通过后提交至分管领导审批。4.分管领导审批：分管领导根据公司资金状况和审批权限，对付款申请进行最终审批。审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。三、设备租赁审批流程（一）租赁申请1.使用部门提出：煤矿各部门因生产需要租赁设备时，填写设备租赁申请表，详细说明租赁设备名称、规格型号、租赁期限、预计使用时间等信息。2.部门负责人审核：使用部门负责人对租赁申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至供应科。（二）租赁计划编制1.供应科汇总：供应科设备租赁管理员收到租赁申请后，进行分类汇总，结合设备库存情况和煤矿生产任务，编制设备租赁计划。2.计划审核：供应科科长对租赁计划进行审核，重点审核租赁设备的适用性、租赁期限的合理性等，确保计划符合煤矿生产实际需求。审核通过后，将租赁计划提交至分管领导审批。（三）分管领导审批分管领导根据煤矿整体生产经营情况、设备租赁预算等因素，对租赁计划进行审批。如审批通过，租赁计划进入租赁执行阶段；如审批不通过，返回供应科进行调整。（四）租赁执行1.供应商选择：供应科租赁管理员根据租赁计划，通过市场调研、招标等方式选择合适的设备租赁供应商。选择过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商具备良好的信誉、设备质量和服务能力。2.租赁合同签订：租赁管理员与选定的供应商签订租赁合同，明确租赁设备规格、数量、租赁期限、租金标准、付款方式、设备维护责任等条款。合同签订前，需提交至供应科科长审核，审核通过后加盖公司合同专用章。（五）设备交付与使用1.设备交付：供应商按照租赁合同约定的时间和地点，将租赁设备交付至煤矿指定地点。使用部门安排专人接收，并对设备进行初步检查。2.设备使用：使用部门按照操作规程使用租赁设备，确保设备安全、正常运行。在使用过程中，如发现设备故障或问题，应及时通知供应科租赁管理员与供应商联系解决。（六）租金结算与支付1.租金结算：租赁期限届满后，供应科租赁管理员根据租赁合同和设备实际使用情况，与供应商进行租金结算。结算完成后，填写租金结算单，双方签字确认。2.付款申请：租赁管理员将租金结算单提交至供应科财务人员，财务人员根据结算单填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息，提交至供应科科长审批。3.科长审批：供应科科长对付款申请进行审批，审核通过后提交至分管领导审批。4.分管领导审批：分管领导根据公司资金状况和审批权限，对付款申请进行最终审批。审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。四、供应商管理审批流程（一）供应商准入1.供应商推荐：公司内部各部门、员工可推荐潜在供应商。推荐时需填写供应商推荐表，详细介绍供应商基本情况、经营范围、产品质量、信誉等信息。2.资质审核：供应科收到供应商推荐表后，对推荐供应商进行初步资质审核。审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。3.实地考察：对于通过初步资质审核的供应商，供应科组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商生产经营场所、生产设备、质量管理体系、售后服务等方面。实地考察结束后，考察人员填写供应商实地考察报告。4.准入审批：供应科根据资质审核和实地考察情况，填写供应商准入审批表，提出是否准入的建议，提交至供应科科长审批。供应科科长审批通过后，将供应商纳入公司合格供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期评价：供应科每季度对合格供应商进行一次评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。评价方式采用供应商自评、采购人员评价、使用部门评价相结合的方式。2.考核指标设定：根据评价内容，设定相应的考核指标和权重。例如，产品质量占比40%，交货期占比30%，售后服务占比20%，价格水平占比10%等。3.评价结果汇总：供应科将各方面评价结果进行汇总，计算出供应商的综合得分。根据综合得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.考核结果应用：对于评价为优秀的供应商，在同等条件下给予优先合作机会；对于评价为不合格的供应商，暂停合作，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其合格供应商资格。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：出现以下情形之一的供应商，予以淘汰：连续两次评价为不合格；提供虚假资质文件或产品质量严重不合格；发生重大质量事故或安全事故；严重违反合同约定等。2.淘汰审批：供应科提出供应商淘汰申请，填写供应商淘汰审批表，详细说明淘汰原因和依据。提交至供应科科长审批，审批通过后，将淘汰供应商信息从合格供应商名录中删除。五、审批权限与责任（一）审批权限划分1.采购计划审批：分管领导负责审批金额较大、涉及重要物资或设备的采购计划；供应科科长负责审批一般物资采购计划。2.采购合同审批：供应科科长负责审核采购合同条款，金额较大的采购合同需提交分管领导审批。3.付款审批：分管领导负责审批金额较大的付款申请；供应科科长负责审核一般付款申请。4.设备租赁计划审批：分管领导负责审批金额较大、涉及重要设备的租赁计划；供应科科长负责审批一般设备租赁计划。5.租赁合同审批：供应科科长负责审核租赁合同条款，金额较大的租赁合同需提交分管领导审批。6.租金支付审批：分管领导负责审批金额较大的租金支付申请；供应科科长负责审核一般租金支付申请。7.供应商准入审批：供应科科长负责审批供应商准入申请。8.供应商评价与考核结果审批：供应科科长负责审核供应商评价与考核结果，重要事项提交分管领导审批。9.供应商淘汰审批：供应科科长负责审批供应商淘汰申请。（二）审批责任1.审批人员责任：审批人员应认真履行审批职责，对审批事项的真实性、合理性、合规性负责。如因审批失误导致公司损失，审批人员应承担相应责任。2.业务经办人员责任：业务经办人员应如实提供业务信息，严格按照审批流程办理业务。如因提供虚假信息或违反流程导致审批失误，业务经办人员应承担相应责任。六、审批流程监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对供应科业务审批流程执行情况进行审计监督。审计内容包括审批流程的合规性、审批文件的完整性、审批结果的执行情况等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查供应科内部设立专人负责对业务审批流程进行日常监督检查。检查内容包括审批环节的及时性、审批意见的落实情况等。发现问题及时提醒相关人员进行整改，确保审批流程的顺畅运行。（