建立现金审批制度

PAGE建立现金审批制度一、总则（一）目的为了加强公司现金管理，规范现金收支审批流程，确保公司资金安全、合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工涉及现金收支的业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：现金收支活动必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.安全性原则：确保现金资金的安全，防止现金被盗、挪用等风险。3.合理性原则：现金支出应具有合理的用途和必要性，符合公司业务实际需求。4.审批规范原则：严格执行现金审批流程，明确审批权限和责任，确保审批过程严谨、规范。二、现金收入管理（一）收入范围1.销售商品、提供劳务收到的现金。2.收到的租金、押金等其他现金款项。3.员工归还的借款、备用金等现金收入。（二）收款流程1.业务人员在收到现金收入时，应立即开具收款收据或发票，并在收据或发票上注明收款日期、金额、业务内容等详细信息。收款收据或发票应一式多联，分别由业务人员、财务部门、客户等留存。2.业务人员应在每日下班前，将当日收到的现金及收款凭证交至财务部门。如遇特殊情况无法及时交款，应经财务部门同意并办理相关交接手续。3.财务部门收到业务人员交来的现金及收款凭证后，应进行认真核对。核对内容包括收款凭证的真实性、完整性、准确性，现金金额与收款凭证金额是否一致等。如发现问题，应及时与业务人员沟通并查明原因。4.财务部门核对无误后，将现金存入公司指定的银行账户，并在收款凭证上加盖“现金收讫”章，同时登记现金日记账。（三）收款审批1.对于金额较小的现金收入（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由业务人员自行核对收款信息后，直接交至财务部门。财务部门在收到款项后，可简化审批流程，重点关注款项的真实性和合规性。2.对于金额较大的现金收入（超过上述金额标准），业务人员在收款后，应填写《现金收入审批表》，详细说明收款日期、金额、业务内容、客户信息等，并附上收款凭证复印件。审批表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门收到《现金收入审批表》后，应进行严格审核。审核内容包括业务的真实性、收款金额的合理性、客户信用情况等。如发现问题，应及时与业务部门沟通核实，并要求业务部门补充相关资料或做出合理解释。4.财务部门审核通过后，将《现金收入审批表》提交至财务负责人审批。财务负责人根据公司财务状况和资金管理要求，对现金收入进行最终审批。审批通过后，财务部门方可办理现金存入银行等相关手续。三、现金支出管理（一）支出范围1.员工薪酬、奖金、福利等支出。2.购买办公用品、设备、原材料等物资的支出。3.支付差旅费、业务招待费、运输费等费用。4.缴纳税款及其他应付款项。（二）支出审批流程1.费用申请员工因业务需要发生现金支出时，应填写《费用报销申请表》或《借款申请表》（用于借款业务），详细说明支出事由、金额、预计支出时间等信息。申请表应按照公司规定的格式填写，并附上相关证明材料，如发票、合同、出差审批单等。证明材料应真实、有效、完整，与申请表内容相符。费用申请应根据公司内部审批权限进行分级审批。一般情况下，先由部门负责人审核签字，确认费用支出的合理性和必要性；对于重大支出或涉及多个部门的支出，还需经过相关部门会签或公司高层领导审批。2.财务审核部门负责人审批通过后，将申请表及相关证明材料提交至财务部门。财务部门收到申请后，应进行严格的财务审核。审核内容包括费用支出是否符合公司财务制度和预算安排，发票等证明材料是否合规、有效，金额计算是否准确等。如发现申请不符合财务规定或存在疑问，财务部门应及时与申请人沟通，要求其补充资料或做出合理解释。对于不符合规定的申请，财务部门有权拒绝报销或借款。3.审批完成财务审核通过后，申请表提交至最终审批人进行审批。最终审批人根据公司财务状况和资金管理要求，对现金支出进行最终决策。最终审批人审批通过后，申请表交回财务部门。财务部门根据审批结果办理现金支付手续。对于报销申请，财务部门按照规定的报销流程进行付款；对于借款申请，财务部门按照借款合同约定发放借款。（三）特殊情况支出审批1.对于紧急情况下的现金支出（如突发事件应急处理、供应商要求即时付款等），无法按照正常审批流程进行的，申请人应及时向部门负责人和财务负责人说明情况，并在事后尽快补办审批手续。2.部门负责人和财务负责人应根据实际情况进行核实和审批。如情况属实，应批准该紧急支出，并要求申请人在规定时间内补齐相关证明材料和审批文件。四、现金库存管理（一）库存限额设定1.公司根据日常现金收支业务量和资金管理要求，合理设定现金库存限额。现金库存限额由财务部门提出建议，报公司管理层审批确定。2.现金库存限额一般以满足公司35个工作日的日常现金支出为宜。具体金额标准根据公司实际情况进行调整，但应确保既能满足日常业务需要，又能有效控制现金风险。（二）库存管理要求1.财务部门应设立专门的现金保管岗位，负责现金的收付和保管工作。现金保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守现金保管制度。2.现金应存放在公司指定的保险柜内，保险柜应放置在安全、隐蔽的位置，并配备必要的防盗、防火设施。3.每日下班前，现金保管人员应将当日现金收支情况进行核对，确保现金账实相符。如发现现金长款或短款，应及时查明原因，并按照规定进行处理。4.现金保管人员应定期对保险柜进行清理和盘点，确保现金存放整齐、有序，无错放、遗漏等情况。盘点结果应记录在案，并由财务负责人或其他指定人员进行监盘确认。5.严禁将现金以个人名义存入银行或进行其他违规操作。如因特殊情况需要将现金存入个人银行账户，必须经过公司管理层批准，并办理相关手续。（三）现金盘点1.公司应定期对现金进行盘点，盘点周期为每月至少一次。盘点工作由财务部门组织实施，现金保管人员和其他相关人员参与。2.现金盘点应采用实地盘点法，对保险柜内的现金进行逐一清点。盘点过程中，应认真核对现金的种类、面值、数量等信息，确保账实相符。3.盘点结束后，应编制《现金盘点表》，详细记录盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、盘盈或盘亏金额及原因等信息。《现金盘点表》应由现金保管人员、监盘人员及财务负责人签字确认。4.如发现现金盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。对于盘盈的现金，应及时入账；对于盘亏的现金，应根据具体情况追究相关人员的责任，并采取相应的补救措施。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对现金收支业务进行审计监督，检查现金审批制度的执行情况、现金收支的合规性、现金库存管理的安全性等。2.内部审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等。审计过程中，应通过查阅相关文件、凭证、报表，实地盘点现金，与相关人员进行访谈等方式，获取充分、可靠的审计证据。3.内部审计部门在审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。对于违反现金审批制度和相关法律法规的行为，应及时向公司管理层报告，并按照规定进行处理。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对现金收支业务进行自查，确保现金审批制度的有效执行。自查内容包括现金审批流程的合规性、收款与付款凭证的完整性和准确性、现金库存管理的规范性等。2.财务部门应建立自查工作台账，详细记录自查时间、自查人员、自查内容、发现的问题及整改情况等信息。对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并分析原因，完善相关制度和流程。3.财务部门应定期向公司管理层汇报自查工作情况，接受公司管理层的监督和指导。（三）违规处理1.对于违反现金审批制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违反现金审批制度导致公司资金损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。