建立合同审批制度

PAGE建立合同审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度，确保合同审批流程的规范执行。3.审慎性原则：对合同条款进行全面、细致的审查，充分评估合同风险，审慎做出审批决策。4.效益性原则：在控制风险的前提下，力求合同的签订和履行能够为公司带来经济效益和社会效益。二、合同审批流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求起草合同初稿，并填写《合同审批申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、预计金额、履行期限等信息。2.将合同初稿及《合同审批申请表》提交至部门负责人审核。（二）部门初审1.部门负责人对合同初稿及相关资料进行初审，重点审查合同内容是否符合部门业务目标和利益，条款是否完整、准确、清晰，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。2.如发现问题，应及时与业务部门沟通，要求其进行修改完善；如初审通过，在《合同审批申请表》上签署意见并签字确认，然后将合同初稿及申请表一并提交至法务部门。（三）法务审核1.法务部门收到合同初稿及申请表后，对合同的合法性、合规性进行全面审核，重点审查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，是否存在法律风险，是否需要进行特殊的法律安排等。2.法务人员应出具书面的审核意见，对于存在法律风险的条款，应提出修改建议或防范措施。如审核通过，在《合同审批申请表》上签署意见并签字确认，然后将合同初稿及申请表提交至财务部门。（四）财务审核1.财务部门收到合同初稿及申请表后，对合同的财务条款进行审核，重点审查合同金额的合理性、支付方式及时间节点是否符合公司财务规定，是否存在财务风险等。2.财务人员应出具书面的审核意见，对于涉及财务风险的条款，应提出修改建议或防范措施。如审核通过，在《合同审批申请表》上签署意见并签字确认，然后将合同初稿及申请表提交至分管领导审批。（五）分管领导审批1.分管领导对合同进行全面审批，重点审查合同是否符合公司整体战略和业务规划，是否与公司利益相符，风险是否可控等。2.如审批通过，在《合同审批申请表》上签署意见并签字确认；如存在问题，应及时与相关部门沟通，要求其进行修改完善或重新评估合同风险。分管领导审批通过后，将合同初稿及申请表提交至总经理审批。（六）总经理审批1.总经理对合同进行最终审批，总经理拥有对合同的一票否决权。2.总经理审批通过后，合同方可正式签订。如总经理审批未通过，合同不得签订，相关部门应根据总经理意见进行调整或终止合同签订程序。三、合同审批内容（一）合同主体资格审查1.审查合同对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关资料，确保其具有合法的经营资格和民事行为能力。2.对于涉及特殊行业或领域的合同对方当事人，还应审查其是否具备相应的行业资质证书或许可证明。（二）合同条款审查1.合同标的条款：明确合同所涉及的具体标的，包括名称、规格、型号、数量、质量标准等，确保标的清晰、准确，避免歧义。2.价格条款：审查合同价格的合理性，是否符合市场行情和公司定价政策，价格的计算方式、支付方式及时间节点是否明确。3.履行期限条款：明确合同双方的履行期限，包括交货时间、服务提供时间、付款时间等，确保双方能够按时履行各自的义务。4.违约责任条款：审查违约责任条款是否明确、具体，是否具有可操作性，能够有效约束合同双方的行为，保障公司的合法权益。5.争议解决条款：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼，以及选择的仲裁机构或管辖法院，确保争议能够得到及时、有效的解决。（三）合同风险评估1.对合同可能面临的风险进行全面评估，包括市场风险、信用风险、法律风险、财务风险等。2.针对评估出的风险，制定相应的风险应对措施，如要求对方提供担保、增加违约责任条款、购买保险等，以降低合同风险。四、合同签订与履行（一）合同签订1.经总经理审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人签订正式合同文本。签订合同应使用公司统一的合同模板，并确保合同文本内容与审批通过的合同初稿一致。2.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程中确定的条款进行填写和签署，确保合同的真实性、完整性和有效性。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室进行归档保存，并将合同复印件分发给相关部门，以便各部门履行相应的职责。（二）合同履行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定全面履行自己的义务，确保合同的顺利履行。在履行过程中，如发现合同对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向公司相关部门报告。2.各相关部门应密切配合业务部门做好合同履行工作，如财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，法务部门应提供必要的法律支持和咨询服务等。3.合同履行过程中，如需要对合同条款进行变更或补充，应按照合同审批流程重新进行审批，经审批通过后方可签订变更或补充协议。五、合同监督与检查（一）建立合同台账公司应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。合同台账应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同对方当事人、合同金额、履行期限、履行情况等信息，以便对合同进行跟踪和管理。（二）定期检查公司应定期对合同的履行情况进行检查，检查内容包括合同对方当事人是否按照合同约定履行义务，公司自身是否按照合同约定履行义务，合同履行过程中是否存在风险等。对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改，并将整改情况记录在案。（三）专项检查对于重大合同或涉及公司核心利益的合同，公司应组织专项检查，对合同的签订、履行、风险防范等情况进行全面、深入的审查。专项检查结束后，应形成专项检查报告，提出改进建议和措施。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同对方当事人的履行情况，如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向公司相关部门报告，并采取相应的防范措施。（二）纠纷处理当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集相关证据材料，并与法务部门沟通协商，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据合同约定和法律法规的规定，明确纠纷处理的方式、目标、步骤及责任人等。（三）纠纷解决1.对于合同纠纷，应首先尝试通过协商解决。业务部门应积极与合同对方当事人进行沟通