广告合同审批制度

PAGE广告合同审批制度一、总则（一）目的为加强公司广告合同管理，规范广告合同审批流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与广告供应商签订的各类广告合同，包括但不限于电视广告、报纸广告、杂志广告、网络广告、户外广告等。（三）基本原则1.合法性原则：广告合同的签订和履行必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.公平性原则：合同双方的权利和义务应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。3.完整性原则：广告合同应具备完整的条款，明确双方的权利、义务、违约责任等内容。4.审批流程规范化原则：严格按照规定的审批流程进行合同审批，确保审批过程的透明、公正、高效。二、广告合同签订前的准备（一）市场调研1.市场部应定期进行广告市场调研，了解广告行业动态、竞争对手广告投放情况以及目标受众的需求和偏好。2.根据市场调研结果，制定广告投放策略，明确广告投放的目标、渠道、时间、预算等。（二）供应商选择1.采购部门负责建立广告供应商名录，对供应商的资质、信誉、服务质量等进行评估和审核。2.根据广告投放需求，从供应商名录中选择合适的供应商，并与其进行初步沟通和洽谈。（三）合同草案起草1.市场部根据与供应商的洽谈结果，起草广告合同草案。合同草案应明确广告内容、投放时间、投放渠道、费用标准、付款方式、违约责任等条款。2.在起草合同草案时，应参考公司以往类似合同的条款，确保合同内容的完整性和准确性。三、广告合同审批流程（一）初审1.市场部将起草好的广告合同草案提交给部门负责人进行初审。初审主要审查合同草案是否符合公司广告投放策略，合同条款是否完整、准确，费用标准是否合理等。2.部门负责人初审通过后，在合同草案上签署意见，并将其提交给法务部门进行审核。（二）法务审核1.法务部门接到合同草案后，对合同的合法性、合规性进行审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规的要求，是否存在潜在的法律风险等。2.法务部门审核通过后，在合同草案上签署审核意见，并将其提交给财务部门进行审核。（三）财务审核1.财务部门接到合同草案后，对合同的费用预算、付款方式、财务风险等进行审核。审核内容包括广告费用是否在公司预算范围内，付款方式是否合理，是否存在财务风险等。2.财务部门审核通过后，在合同草案上签署审核意见，并将其提交给分管领导进行审批。（四）分管领导审批1.分管领导接到合同草案后，对合同的整体情况进行审批。审批内容包括合同是否符合公司战略目标，是否存在重大风险等。2.分管领导审批通过后，在合同草案上签署审批意见，并将其提交给总经理进行审批。（五）总经理审批1.总经理接到合同草案后，对合同进行最终审批。总经理审批通过后，合同正式生效。2.总经理审批不通过的，合同草案应返回相关部门进行修改或重新起草，直至总经理审批通过为止。四、广告合同的签订与履行（一）合同签订1.合同审批通过后，由市场部负责与广告供应商签订正式合同。签订合同前，应确保合同文本与审批通过的合同草案一致。2.合同签订后，市场部应将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门存档。（二）合同履行1.市场部负责跟踪广告合同的履行情况，及时与广告供应商沟通协调，确保广告按时、按质、按量投放。2.广告投放过程中，如发现问题或需要变更合同内容的，应及时按照合同约定的程序进行处理，并重新履行审批手续。（三）付款管理1.财务部门根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核相关发票、验收报告等凭证，确保付款依据充分。2.如因特殊原因需要提前付款或延迟付款的，应按照合同约定的程序进行审批，并与广告供应商协商一致。五、广告合同的变更与解除（一）变更1.广告合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，应由合同双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议签订后，应按照本制度规定的审批流程进行审批，审批通过后方可生效。（二）解除1.广告合同履行过程中，如因不可抗力、一方严重违约等原因需要解除合同的，应由合同双方协商一致，并签订书面解除协议。2.解除协议签订后，应按照本制度规定的审批流程进行审批，审批通过后方可生效。六、广告合同的档案管理（一）档案收集1.广告合同签订后，市场部应及时将合同正本、副本、变更协议及相关审批文件等资料收集整理，并移交公司档案管理部门存档。2.档案管理部门应建立广告合同档案台账，对合同档案的编号、名称、签订时间、履行情况等进行详细记录。（二）档案保管1.档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对广告合同档案进行妥善保管，确保档案的安全、完整。2.广告合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。（三）档案查阅1.公司内部人员如需查阅广告合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对广告合同的签订、履行、审批等情况进行审计，检查合同管理是否符合本制度的规定，是否存在违规行为。2.内部审计部门应及时发现问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。（二）绩效考核1.人力资源部门应将广告合同管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对合同管理工作表现优