境外资助审批报备制度

PAGE境外资助审批报备制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织接受境外资助的行为，加强对境外资助活动的管理和监督，确保公司/组织的各项活动符合法律法规及行业标准，维护国家利益和公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织及其所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等在境内外开展的涉及接受境外资助的所有活动，包括但不限于科研项目、学术交流、培训活动、文化体育活动等。（三）基本原则1.合法性原则公司/组织接受境外资助的活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，不得从事危害国家安全、社会稳定和公共利益的活动。2.合规性原则严格按照本制度规定的审批报备程序办理相关手续，确保接受境外资助的活动符合规定的条件和要求。3.风险防控原则充分评估接受境外资助可能带来的风险，采取有效的风险防控措施，保障公司/组织的正常运营和发展。4.信息透明原则建立健全信息公开机制，及时、准确地向公司/组织内部及相关部门披露境外资助活动的信息，接受监督。二、境外资助的定义与范围（一）境外资助的定义境外资助是指本公司/组织从境外机构、组织或个人获得的资金、物资、技术、服务等支持，用于开展特定的活动或项目。（二）境外资助的范围1.资金资助包括捐赠款、科研经费、项目合作经费、奖学金、助学金等。2.物资资助包括设备、仪器、材料、药品等实物捐赠。3.技术资助包括专利技术、专有技术、软件等技术转让或授权使用。4.服务资助包括咨询服务、培训服务、技术支持服务等。三、审批流程（一）申请1.公司/组织内部各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等在拟接受境外资助前，应填写《境外资助申请表》，详细说明境外资助的来源、金额、用途、资助期限、合作方式等信息，并提交相关证明材料。2.申请部门应对申请事项进行初步审查，确保申请内容真实、准确、完整，符合法律法规及行业标准要求。（二）初审1.公司/组织设立境外资助审批工作小组，负责对申请事项进行初审。审批工作小组由公司/组织相关领导、财务部门、法务部门、业务部门等人员组成。2.审批工作小组对申请材料进行审核，重点审查申请事项的合法性、合规性、必要性、可行性以及对公司/组织可能产生的影响等。3.审批工作小组根据审核情况提出初审意见，对于符合要求的申请，提交公司/组织管理层进行审批；对于不符合要求的申请，应及时通知申请部门并说明理由。（三）审批1.公司/组织管理层根据审批工作小组的初审意见，对申请事项进行最终审批。2.审批通过的，由公司/组织法定代表人或其授权代表签署审批意见，并加盖公司/组织公章；审批不通过的，应及时通知申请部门并说明理由。（四）备案1.公司/组织在获得境外资助审批通过后，应按照国家有关规定及时向相关部门进行备案。备案材料包括《境外资助申请表》、审批文件、资助协议等。2.备案部门应认真审核备案材料，确保备案信息真实、准确、完整。备案完成后，应将备案情况及时反馈给公司/组织。四、资助协议管理（一）协议签订1.公司/组织在接受境外资助前，应与资助方签订书面资助协议，明确双方的权利义务、资助金额、用途、期限、保密条款、违约责任等内容。2.资助协议应符合法律法规及行业标准要求，确保公司/组织的合法权益得到有效保障。3.资助协议签订前，应提交公司/组织法务部门进行审核，审核通过后方可签订。（二）协议执行1.公司/组织应严格按照资助协议约定的内容执行，确保资助资金专款专用，资助项目按时、按质完成。2.在协议执行过程中，如因特殊情况需要变更协议内容的，应及时与资助方协商，并按照本制度规定的审批程序办理变更手续。3.公司/组织应定期对资助协议的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取有效措施加以解决。（三）协议终止1.资助协议期满或双方协商一致提前终止的，公司/组织应按照协议约定办理相关终止手续。2.协议终止后，公司/组织应及时清理资助项目的财务账目，妥善处理剩余资金、物资等，并将处理情况书面报告资助方。五、资金管理（一）账户管理1.公司/组织应设立专门的境外资助资金账户，用于接收、存储和使用境外资助资金。2.境外资助资金账户应按照国家有关规定进行管理，确保资金安全、规范使用。3.公司/组织财务部门应定期对境外资助资金账户进行核对和清理，确保账目清晰、准确。（二）资金使用1.境外资助资金应严格按照资助协议约定的用途使用，不得挪作他用。2.公司/组织应建立健全境外资助资金使用管理制度，明确资金使用审批流程、报销标准等，确保资金使用合规、透明。3.在资金使用过程中，应严格按照国家有关财务法规和公司/组织财务制度的规定进行核算和报销，确保资金使用的真实性、合法性、合理性。（三）资金监督1.公司/组织内部审计部门应定期对境外资助资金的使用情况进行审计监督，确保资金使用符合规定要求。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。3.公司/组织应积极配合国家有关部门对境外资助资金的监督检查，如实提供相关资料和信息。六、信息披露与保密（一）信息披露1.公司/组织应建立健全境外资助信息披露制度，及时、准确地向公司/组织内部及相关部门披露境外资助活动的信息。2.信息披露内容应包括境外资助的来源、金额、用途、期限、合作方式、实施情况、资金使用情况等。3.信息披露方式可采用内部通报、网站公示、会议报告等形式，确保信息公开透明。（二）保密1.公司/组织在接受境外资助过程中，涉及到的商业秘密、技术秘密、国家机密等信息应严格保密。2.公司/组织应与资助方签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。3.参与境外资助活动的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露相关信息。七、风险管理（一）风险识别1.公司/组织应建立境外资助风险识别机制，定期对接受境外资助可能面临的风险进行评估和识别。2.风险识别内容包括政治风险、法律风险、经济风险、声誉风险等。3.应充分考虑资助方的背景、资助目的、资助方式等因素，全面评估可能存在的风险。（二）风险评估1.公司/组织应根据风险识别结果，对境外资助风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估可采用定性与定量相结合的方法，综合考虑风险发生的可能性、影响程度等因素。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.对于高风险的境外资助项目，公司/组织应采取严格的风险防控措施，如加强审批管理、增加监督检查频次、加强与资助方沟通协调等。2.对于中风险的境外资助项目，应采取适当的风险控制措施，如完善内部控制制度、加强财务审计等。3.对于低风险的境外资助项目，可适当简化管理程序，但仍需进行必要的监督和检查。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织内部各部门应按照职责分工，对境外资助活动进行日常监督检查，确保活动符合本制度规定要求。2.公司/组织审计部门应定期对境外资助活动进行专项审计，重点检查资金使用、协议执行、信息披露等情况。3.公司/组织应积极配合国家有关部门对境外资助活动的监督检查，如实提供相关资料和信息。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，在境外资助活动中存在违规行为的单位和个人，公司/组织将视情节轻重，给予相应的纪律处分或经济处罚。2.对于因违规行为给公司/组织造成损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，将依法移送司法机关处理。九、附则（一）解释权本制度由本公司/组织负责